1. Thư ký công trình là gì?

Thư ký công trình là người chuyên làm nhiệm vụ hỗ trợ công tác hành chính cho các nhóm dự án tại các công trình xây dựng. Theo đó họ bao quát nhiều nhiệm vụ khác nhau như làm giấy tờ, xử lý hoá đơn, mua nguyên vật liệu và thiết bị phục vụ cho công trình xây dựng, tổ chức các cuộc họp,...

Thư ký công trình sẽ làm việc tại văn phòng nơi công trình được xây dựng, họ có thể làm full time hoặc part-time nhưng có thể tăng ca khi công trình đang trong giai đoạn nước rút, hoàn thiện.

Đây là vị trí hết sức quan trọng đối với các công ty xây dựng, tuy nhiên nhiều ứng viên chưa hiểu rõ về việc làm này nên khả năng ứng tuyển chưa thực sự hiệu quả. Nếu vậy, hãy tìm hiểu về vị trí thư ký công trình với bản mô tả công việc chi tiết, các yêu cầu cụ thể và quyền lợi hấp dẫn qua nội dung dưới đây nhé.

2. Mô tả công việc thư ký công trình đầy đủ

2.1. Thư ký công trình phụ trách công tác hành chính

Như đã nói ở trên, thư ký công trình là người phụ trách mảng công tác hành chính của nhóm dự án xây dựng theo sự phân công của Ban Giám đốc. Các nhiệm vụ trọng tâm trong đó bao gồm kiểm soát giờ làm việc của công nhân xây dựng, sắp xếp hệ thống giấy tờ, sắp xếp và tổ chức các cuộc họp cho Ban Giám đốc với đối tác và khách hàng,...

Bên cạnh đó, thư ký công trình cũng phụ trách luôn mảng quản lý và lưu trữ hồ sơ công nhân xây dựng, hồ sơ liên quan tới công trình và hỗ trợ cho các nhóm chức năng khác của công ty.

Chưa hết, nhiệm vụ trong công tác hành chính văn phòng của thư ký công trình còn là cập nhật các diễn biến về hoạt động ở công trường, sau đó phối hợp với các phòng ban đảm bảo tiến độ thi công diễn ra ổn định.

2.2. Một số nhiệm vụ cơ bản khác của thư ký công trình

Nếu như thư ký hành chính văn phòng là người đảm nhận trọng trách chuẩn bị biên bản họp, hỗ trợ Giám đốc/Tổng Giám đốc dự án trong các hoạt động liên quan tới công trình xây dựng thì thư ký công trình cũng có nhiệm vụ tương tự.

Không những thế, vị trí này còn thường xuyên gặp gỡ đối tác, khách hàng để thương thảo về hợp đồng kinh doanh, quản lý quỹ công trình và chi các khoản theo yêu cầu của các bộ phận chức năng khác.

3. Để trở thành thư ký công trình bạn cần đáp ứng điều kiện gì?

Để trở thành thư ký công trình, ứng viên phải đáp ứng những yêu cầu cơ bản lẫn một số kỹ năng quan trọng liên quan tới công việc này. Vậy những yêu cầu đó cụ thể là gì, khám phá phần thông tin bên dưới bạn sẽ rõ.

3.1. Những yêu cầu cơ bản thư ký công trình buộc phải có

Thư ký công trình là vị trí phức tạp nên đòi hỏi ứng viên phải có sự nhạy bén, sự am hiểu về chuyên môn. Cụ thể nếu muốn ứng tuyển vào vị trí này thì ứng viên cần đáp ứng một số yêu cầu sau đây:

- Ứng viên phải tốt nghiệp hệ Cao đẳng trở lên với các chuyên ngành như Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ, Hành chính văn phòng hay Thư ký,... Đây là điều kiện tối thiểu bạn phải đạt được nếu muốn nhà tuyển dụng xem xét tới những lợi thế khác.

- Phải có kinh nghiệm trong lĩnh vực văn thư lưu trữ, am hiểu rõ kỹ năng vi tính văn phòng và sử dụng thành thạo, chuyên nghiệp.

- Biết ngoại ngữ, đặc biệt giao tiếp tốt bằng tiếng Anh là một lợi thế.

- Thường các ứng viên ứng tuyển vào vị trí thư ký công trình sẽ được yêu cầu có từ 1 năm kinh nghiệm trong ngành xây dựng trở lên, đồng thời có trách nhiệm trong công việc, làm việc bằng cái tâm và trung thực.

3.2. Các kỹ năng là tiêu chí tuyển dụng thư ký công trình

Ngoài những yêu cầu nêu trên, thư ký công trình cũng phải sở hữu một số kỹ năng phù hợp mới đáp ứng yêu cầu công việc mà cấp trên giao phó, cụ thể:

- Giao tiếp tốt: Làm thư ký, bạn thường xuyên phải gặp gỡ khách hàng, làm việc và thương thảo về các hợp đồng kinh doanh. Chính vì vậy nếu không biết ăn nói, không khéo léo trong giao tiếp thì chắc chắn công việc của bạn sẽ không suôn sẻ.

- Thư ký công trình cần có khả năng tổ chức: Trong danh sách công việc của thư ký công trình có nhiệm vụ lưu trữ sổ sách, tài liệu và hồ sơ liên quan tới công trình hay con người. Chính vì thế nếu như không có kỹ năng tổ chức, sắp xếp thì tất cả chúng sẽ khiến bạn đau đầu, thậm chí cảm thấy mệt mỏi dẫn đến áp lực trong công việc.

- Biết cách quản lý và sắp xếp thời gian: Không chỉ là quỹ thời gian của bản thân, thư ký công trình phải biết quản lý và sắp xếp thời gian cho quản lý, cấp trên. Cụ thể kiểm tra lịch họp, lịch rảnh của cấp trên sau đó lên kế hoạch cụ thể cho từng ngày.

- Biết nhận diện và ưu tiên những công việc hiệu quả: Đối với những đầu việc quan trọng, mang tính gấp gáp thì thư ký công trình cần phải tìm cách giải quyết, hoặc thúc giục công nhân đẩy nhanh tiến độ hơn nữa,...

4. Thu nhập và phúc lợi dành cho thư ký công trình

Khi xin việc, có lẽ điều mà các ứng viên quan tâm nhiều nhất chính là lương và quyền lợi mà doanh nghiệp dành cho nhân viên. Một doanh nghiệp có chính sách đãi ngộ tốt thì chắc chắn khi làm việc họ cũng được hưởng lợi từ điều này.

Vậy thu nhập dành cho vị trí thư ký công trình là bao nhiêu?

Thường thì lương của thư ký công trình sẽ dao động trong khoảng từ 7 - 10 triệu đồng/tháng, tuy nhiên mức trung bình mà nhiều người thường nhận được rơi vào khoảng 9 triệu đồng.

Với những người làm việc lâu năm, lương sẽ được tăng theo thời gian cống hiến và tăng qua các đợt tăng lương của Nhà nước, con số có thể sẽ cao hơn khoảng vừa rồi.

Về chế độ, thư ký công trình sẽ được nhận một khoản tiền hoa hồng tuỳ vào tình hình kinh doanh của công ty, bên cạnh đó được tham gia bảo hiểm theo mức quy định của Nhà nước ban hành.

Được training về nghiệp vụ, được đi du lịch hàng năm và hưởng lương tháng thứ 13 theo quy định Nhà nước và công ty.

Thư ký công trình là gì? Thư ký công trình làm những công việc cụ thể nào? Tiêu chí tuyển dụng thư ký công trình ra sao? Tất cả là những nội dung mà vieclam123.vn muốn gửi tới bạn trong bài viết ngày hôm nay. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích đến bạn, giúp các ứng viên có thêm sự hiểu biết để chuẩn bị một hành trang vững chắc nhất trên con đường tìm kiếm sự nghiệp.