Đăng nhập tài khoản:
SOW là bảng kê khai công việc, là những yêu cầu tối thiểu trong công việc mà chúng ta mong muốn người hợp tác có thể thực hiện được. Cùng tìm hiểu SOW là gì qua bài viết dưới đây của Vieclam123.vn nhé.
MỤC LỤC
SOW là viết tắt của cụm từ Statement of work hay Scope of Work có nghĩa là báo cáo công việc hay phạm vi công việc là phạm vi trong thỏa thuận mà công việc sẽ được thực hiện được mô tả chi tiết, được xác định bằng các công việc cụ thể và thời gian biểu của từng công việc.
SOW là bảng mô tả, kê khai những công việc mà khách hàng muốn công ty, doanh nghiệp hoặc đối tác làm việc có thể thực hiện. Đây là một dạng văn bản quan trọng và không thể thiếu trong công việc, được xem là bản thỏa thuận giữa hai bên trước khi bắt đầu công việc.
SOW hay còn được gọi là bản báo cáo công việc, dùng để mô tả tổng quát về những sản phẩm dự kiến, những công việc sẽ được thực hiện trong dự án. Một bản báo cáo công việc chứa ít nhất ba yếu tố chủ chốt sau:
Kế hoạch, chiến lược tổ chức để đạt được mục tiêu
Nhu cầu kinh doanh
Phạm vi tổng quát của sản phẩm
Một bản SOW thông thường sẽ đưa ra hướng đi tổng quát cho dự án chứ không đầy đủ chi tiết các phương thức thực hiện. Báo cáo công việc có thể được điều chỉnh theo thời gian, tùy theo tình hình và những thay đổi thực tế.
Trong việc liên kết, hợp tác với các nhà đầu tư, doanh nghiệp khác, để tránh những thông tin sai lệch, công việc biến chuyển không giống như mong đợi ban đầu, các công ty luôn soạn thảo sẵn SOW là tập hợp của những vấn đề liên quan đến công việc một cách cụ thể và chi tiết nhất. SOW sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được những kỳ vọng ban đầu và có thể điều chỉnh công việc theo đúng trình tự.
.jpg "SOW là gì")
Việc sử dụng SOW trong công việc sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được tổng quát tiến trình công việc. Bởi vậy, mỗi SOW cần được thực hiện một cách nghiêm túc, rõ ràng, đạt được mục tiêu như mong đợi. SOW sẽ giúp doanh nghiệp có những điều hướng cụ thể chi tiết, từ đó thúc đẩy và phân phối các hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch.
Cụ thể, những lợi ích mà SOW mang lại cho doanh nghiệp có thể kể đến như:
Đặt mục tiêu cụ thể, điều phối phương hướng hoạt động rõ ràng, từ đó dễ dàng hơn trong việc đạt được mục tiêu như mong đợi
Đảm bảo thống nhất về ý tưởng, quan điểm từ đầu đến cuối của một dự án
Giảm thiểu, hạn chế những sai lệch, nhầm lẫn trong quá trình thực hiện
Một số doanh nghiệp dùng SOW như một hợp đồng pháp lý với nhà cung cấp, một số khác sử dụng như một ebook kiểm soát đầy đủ các công việc cần thực hiện cho các bộ phận khác, một số đơn vị còn sử dụng bảng kê công việc như một tài liệu cho phạm vi các dự án. Như vậy SOW (State of work) hay còn gọi là bảng kiểm kê công việc có vai trò quan trọng và có thể thực hiện nhiều mục đích khác nhau của doanh nghiệp.
Để đảm bảo một SOW được hoàn thiện và chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng cũng như đạt được hiệu quả công việc như mong muốn, một SOW cần đảm bảo có được đầy đủ những nội dung sau:
Mục tiêu chung của dự án cần được đề cập ở trong bảng kê khai công việc để cả hai bên nắm được kết quả mình cần phải đạt được. Mục tiêu chung của dự án cũng chính là đích đến, hướng các hành động của doanh nghiệp, đối tác về con đường đúng, tránh những sai phạm chệch khỏi mục tiêu.
Những dấu mốc quan trọng về thời gian và nhiệm vụ cần hoàn thành trong từng giai đoạn giúp doanh nghiệp định hướng mục tiêu ngắn hạn rõ ràng hơn, từ đó hoàn thành công việc tốt hơn. Đưa ra những cột mốc quan trọng về thời gian và kết quả cần đạt được giúp đảm bảo tiến độ của dự án cũng như quá trình kiểm tra, theo dõi được sát sao, hiệu quả hơn.
.jpg "SOW là gì")
Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận để mọi người có thể nhanh chóng hoàn thành công việc và chịu trách nhiệm cho từng công việc mình làm.
Đối với những công ty, doanh nghiệp coi SOW như một bản hợp đồng thì cần phải ghi rõ thông tin thanh toán để có thể thanh toán các chi phí đúng thời hạn, đồng thời đảm bảo tiến độ công việc không bị trì trệ.
Kết quả cần đạt được về doanh số hay kết quả của mục tiêu kinh doanh cũng cần được ghi ra một con số cụ thể, rõ ràng
Một bản SOW hoàn chỉnh sẽ không thể thiếu được những điều kiện và điều khoản giữa hai bên, thỏa thuận rõ ràng ngay từ đầu để hai bên có thể làm việc lâu dài.
Để có thể lập được một bản SOW (Bản kê khai công việc, phạm vi công việc) cụ thể, chi tiết,chuyên nghiệp, Vieclam123 khuyên bạn cần đảm bảo thực hiện theo những bước sau.
Trước khi bắt đầu một công việc, một dự án và quyết định hợp tác với bên đối tác liên quan, chúng ta cần phải đặt ra mục tiêu mà mình mong muốn một cách rõ ràng. Mục tiêu này cần phải có sự thống nhất giữa các thành viên trong nhóm hoặc các thành viên của ban quản trị.
Việc xác định mục tiêu cần phải dựa trên thực tế doanh nghiệp của bạn, bạn đang đứng ở vị trí nào trên thị trường. Những yếu tố này sẽ giúp bạn xác định được phạm vi dự án của bạn, lớn hay nhỏ, trong khả năng có thể thực hiện được.
Mục tiêu của doanh nghiệp có thể được thiết lập dựa trên mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu trung hạn, mục tiêu dài hạn. Việc đưa ra những mục tiêu ngắn hạn và đạt được chúng sẽ là tiền đề để hoàn thành mục tiêu dài hạn.
Doanh nghiệp nên áp dụng công thức SMART để đặt ra mục tiêu, cụ thể công thức SMART như sau:
S-Specific (Cụ thể): Cụ thể về quy trình và nguồn lực.
M-Measurable (Đo lường được): Đo lường được bằng các dữ liệu khách quan
A-Attainable (Có thể đạt được): Những mục tiêu này có thể đạt được.
R-Relevant (Có liên quan): Liên quan đến tầm nhìn của bạn.
T-Time-specific (Thời gian cụ thể): Cụ thể, rõ ràng về mặt thời gian.
.jpg "SOW là gì")
Sau khi đã xác định được mục tiêu cụ thể cần hoàn thành, doanh nghiệp cần đưa ra phương hướng hoạt động hay chính xác là những việc cần phải làm để hoàn thành mục tiêu. Ở bước này doanh nghiệp cũng cần xác định cụ thể những yếu tố sau;
Yêu cầu trong quá trình thực hiện công việc và kết quả đạt được
Người sẽ đảm nhận trách nhiệm công việc này
Các phương pháp được sử dụng trong quá trình thực hiện
Cách các bộ phận kết nối, hỗ trợ lẫn nhau để thực hiện công việc
Cách thức trình bày kết quả công việc, báo cáo, thuyết trình,..
Doanh nghiệp cần dự trù được ngân sách cần thiết để đảm bảo dự án được hoàn thiện. Kinh phí được dự trù cần sát sao nhất có thể, tính toán để cả những rủi ro có thể xảy ra để tránh trường hợp thiếu vốn khi đang tiến hành dự án.
Các chi phí cần tính toán bao gồm:
Chi phí về con người: thuê nhân công, nguồn lao động cần thiết để hoàn thành dự án
Chi phí về vật liệu: dự trù chi phí vật liệu, sắt, thép,... dựa trên giá thành hiện tại của từng mặt hàng và biến động có thể có trong quá trình thực hiện
Thời gian
Thời gian biểu được thiết lập chính là các kỳ hạn để hoàn thành các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn, dài hạn. Thời gian biểu giúp thúc đẩy quá trình làm việc để hoàn thành công việc, đảm bảo tiến độ và tránh việc trì trệ.
Trước khi lập bản kê khai công việc, doanh nghiệp cũng cần xác định rõ những phương thức mình sẽ sử dụng để quản lý quá trình của dự án. Hai bên đối tác cần có những cam kết nhất định về kết quả đạt được, sau đó so sánh với mục tiêu đề ra, từ đó, đánh giá được hiệu quả công việc.
Hai bên cần lưu giữ lại những con số, hồ sơ, tài liệu, phân tích nguyên nhân dẫn đến những sai lệch về con số và chủ động trong việc giải quyết những vấn đề phát sinh để hướng đến những mục tiêu đã định sẵn.
Như vậy, trên đây là những thông tin bạn cần biết về SOW trong công việc. Biết được tầm quan trọng của bảng kê khai công việc, chắc chắn bạn sẽ cẩn trọng và tỉ mẩn hơn khi lập những bản SOW chuyên nghiệp.
>> Xem thêm tin:
MỤC LỤC
Chia sẻ