1. Thông tin chung về sổ sách kế toán bán hàng

1.1. Sổ sách được sử dụng trong kế toán bán hàng là gì?

Đối với tình hình kinh doanh và vận hành của các doanh nghiệp, kế toán bán hàng nói chung và những sổ sách được sử dụng trong công tác nghiệp vụ này nói riêng đều mang những ý nghĩa hết sức quan trọng. Sổ sách của kế toán bán hàng được hiểu là nơi lưu trữ và tập hợp tất cả những thông tin, chứng từ được sử dụng trong suốt quá trình vận hành công việc kế toán. Căn cứ từ những thông tin có trong những loại sổ sách này mà nhân viên kế toán bán hàng mới tổng hợp nội dung và từ đó tập hợp lại để hoàn thành những báo cáo tài chính, doanh thu để đưa lên lãnh đạo cũng như Cơ quan thuế chịu trách nhiệm với nội dung này.

Có thể nói, công việc kế toán bán hàng rất cần đến sự tỉ mỉ, cẩn thận và chi tiết. Việc những công cụ hỗ trợ công việc của họ như số sách được sử dụng phải đảm bảo những điều kiện này cũng là một điều vô cùng dễ hiểu. Vậy có những loại sổ sách kế toán bán hàng nào?

1.2. Có những loại sổ sách kế toán bán hàng nào?

Trong công việc của một kế toán bán hàng, việc nắm rõ những loại sổ sách cần có cũng như những quy chuẩn để thực hiện và tạo lập nó là điều vô cùng cần thiết. Có 3 loại sổ sách mà một nhân viên kế toán bán hàng cần chịu trách nhiệm thực hiện đó là sổ nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết. Đối với trình tự thực hiện thì những loại sổ sách này sẽ được sử dụng theo trình tự lần lượt bắt đầu từ những chứng từ trong kế toán bán hàng (hóa đơn, thông tin,...) sau đó là đến những ghi chép trong sổ nhật ký chung, sổ cái và cuối cùng là nội dung trong sổ chi tiết.

1.2.1. Sổ nhật ký chung trong sổ sách của kế toán bán hàng

Thành phần đầu tiên trong sổ sách kế toán bán hàng đó là sổ nhật ký chung. Đây là loại sổ ghi chép tất cả những nghiệp vụ kinh tế được phát sinh trong một ký kế toán của một doanh nghiệp (tháng, quý, năm). Thông tin và nội dung có trong loại sổ này bao gồm thời gian, thông tin từ những chứng từ kế toán phát sinh cùng với những nội dung liên quan khác. Trong loại sổ này cũng cần có đầy đủ thông tin về địa điểm, ngày mở và ghi chép sổ và không thể bỏ qua chữ ký xác nhận đến từ vị trí kế toán trưởng.

1.2.2. Sổ cái trong sổ sách của kế toán bán hàng

Thành phần tiếp theo của sổ sách kế toán bán hàng đó là sổ cái. Nếu như sổ nhật ký chung dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì sổ cái chính là sổ sách ghi chép lại từng tài khoản kế toán được ghi nhận từ những thông tin của sổ nhật ký chung.

Sổ cái là một thành phần quen thuộc khi nhắc đến những loại giấy tờ và sổ sách cần xử lý của một nhân viên kế toán. Cuốn sổ này được tạo lập với mục đích chính đó là theo dõi sự biến động về độ tăng giảm của những giá trị đang tồn tại trong hoạt động vận hành, bán hàng của doanh nghiệp (nguồn vốn, tài sản, chi phí và doanh thu đạt được).

1.2.3. Sổ chi tiết trong sổ sách của kế toán bán hàng

Thành phần cuối cùng của sổ sách kế toán bán hàng được nhắc đến đó chính là sổ chi tiết. Được tạo lập nhằm mục đích theo dõi chi tiết tình hình tăng giảm của từng tài khoản kế toán về mặt giá trị, sổ chi tiết còn thực hiện nhiệm vụ đúng như tên gọi của mình đó là theo dõi từng đối tượng công nợ phải trả, công nợ phải thu cùng những yếu tố chi tiết khác liên quan đến từng mặt hàng còn tồn đọng trong kho hàng của quy trình bán hàng. 

Có 3 loại tài khoản mà sổ chi tiết sẽ thực hiện nhiệm vụ theo dõi cụ thể đó là tài khoản công nợ phải thu, tài khoản công nợ phải trả và cuối cùng là tài khoản hàng tồn kho. Ngoài ra, vị trí kế toán bán hàng sẽ còn cần quản lý thêm một số những chứng từ, văn bản khác để phục vụ cho quy trình thực hiện công việc. Những loại giấy tờ đó có thể kể đến như là sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết bán hàng cùng những chứng từ liên quan đến hóa đơn và phiếu xuất hàng trong kho,...

2. Vai trò của sổ sách kế toán bán hàng

Như đã nhắc đến ở trên thì sổ sách kế  toán bán hàng là những công cụ, phương tiện không thể thiếu trong quá trình thực hiện và làm việc của vị trí nhân viên này. Nhờ có những chứng từ và sổ sách liên quan, nhân viên kế toán bán hàng mới có thể xác định được những yếu tố cũng như đưa ra được cách thức xử lý thông tin hiệu quả.

Sổ sách kế toán bán hàng có vai trò trong việc hỗ trợ thực hiện những nhiệm vụ trong quá trình bán hàng của doanh nghiệp. Là nơi để ghi chép thông tin, là nơi để nhân viên kế toán cập nhật thành phẩm, kết quả tiêu thụ, doanh thu và những giá trị hàng hóa đã bán. Bên cạnh đó, sổ sách cũng chứa cả những nội dung về chi phí cần sử dụng trong quá trình bán hàng để thực hiện mục đích xác định chính xác về kết quả của tình hình kinh doanh trong doanh nghiệp.

Những thông tin trong sổ sách kế toán bán hàng cũng có vai trò làm căn cứ, cơ sở để người nhân viên kế toán thực hiện tạo lập những báo cáo tài chính doanh thu lên cấp trên. Là cơ sở để nhà lãnh đạo đưa ra những phương hướng, lối đi được điều chỉnh tiếp theo phù hợp với tình hình tài chính doanh nghiệp nói riêng và tình hình kinh doanh của toàn doanh nghiệp nói chung.

Có thể thấy rằng, việc hiểu được tầm quan trọng của sổ sách kế toán bán hàng cũng như vai trò của vị trí kế toán này sẽ giúp cho cá nhân nhân viên cùng nhà lãnh đạo đưa ra được hướng đi và chiến lược hiệu quả vì mục đích chung là thúc đẩy tăng trưởng cùng sự phát triển “phồn vinh” của doanh nghiệp. Ngoài ra, bên cạnh sự chú tâm cùng hoàn thành tốt những nhiệm vụ với các loại sổ sách này, các doanh nghiệp cũng cần cập nhật xu hướng thường xuyên trong vấn đề quản lý và xử lý công việc. Hiện nay có rất nhiều những giải pháp tối ưu như ứng dụng công nghệ số, sử dụng phần mềm quản lý, phần mềm kế toán mà doanh nghiệp có thể vận dụng để thực hiện công việc một cách hiệu quả.

Chia sẻ vừa rồi cũng đã khép lại nội dung bài viết về sổ sách kế toán bán hàng mà chúng tôi muốn gửi đến bạn đọc. Hy vọng rằng với những thông tin và giá trị đem lại, bạn đọc đã có cái nhìn rõ nét hơn khi đang có trong mình những thắc mắc riêng biệt. Thay mặt những người mang giá trị, tôi xin gửi lời chúc sức khỏe cùng lời nhắn đừng quên quay trở lại để đón đọc những bài viết hấp dẫn khác nhé!