Đăng nhập tài khoản:
Sơ đồ Gantt là loại sơ đồ thường được sử dụng trong công việc để phân chia công việc cũng thời gian hoàn thành để đảm bảo tiến độ. Cùng tìm hiểu về cách sử dụng sơ đồ gantt cũng như ưu nhược điểm của nó qua bài viết dưới đây của Vieclam123.vn.
Sơ đồ Gantt hay còn gọi là sơ đồ ngang Gantt, biểu đồ Gantt là sơ đồ được sử dụng phổ biến để quản trị tiến độ thực hiện dự án.
Trong sơ đồ Gantt, các đầu mục công việc được chia thành “công việc găng” và “công việc không găng”. Công việc găng là công việc cần thực hiện ngay, bất kì sự chậm trễ nào cũng sẽ ảnh hưởng đến tiến độ dự án. Trong khi công việc không găng là những công việc có thể thực hiện trong thời gian cho phép và không ảnh hưởng quá nhiều đến thời gian hoàn thành dự án.
Có hai phương thức được áp dụng khi sử dụng sơ đồ Gantt để quản trị thực hiện tiến độ dự án, bao gồm:
Phương pháp triển khai sớm: là những công việc có thể bắt đầu sớm nhất có thể mà không ảnh hưởng đến những công việc trước đó.
Phương thức triển khai chậm: áp dụng với những công việc có thể bắt đầu chậm hơn mà không ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện dự án.
Sơ đồ Gantt được sử dụng phổ biến, dùng trong trường hợp bạn muốn vạch ra kế hoạch thực hiện một dự án trong thời gian nhất định. Sơ đồ Gantt giúp cho tất cả các bên liên quan đều có thể theo dõi tiến độ thực hiện công việc.
Dựa trên sơ đồ Gantt, các bên liên quan có thể ước tính thời gian và khối lượng công việc cần thực hiện. Vì vậy, Gantt Chart còn được sử dụng như một bản tóm tắt tổng thể về lịch trình dự án neus bạn muốn cung cấp cho đối tác hoặc toàn thể nhân viên.
Sử dụng sơ đồ Gantt trong quản trị thực hiện dự án sẽ mang đến những lợi ích như:
Thứ nhất, nhìn vào sơ đồ gantt, những người tham gia dự án có thể dễ dàng nhận biết được những công việc cần hoàn thành trong khung thời gian nhất định. Từ đó dễ dàng sắp xếp công việc và có cái nhìn chung nhất về các bước tiến hành dự án. Sơ đồ gantt chỉ có hai trục chính, tuy nhiên lại có thể cung cấp các thông tin quan trọng như người chịu trách nhiệm thực thi, thời gian bắt đầu, thời gian cần hoàn thành công việc, ảnh hưởng của từng công việc đối với tiến độ hoàn thành dự án.
Việc sử dụng sơ đồ Gantt sẽ giảm thiểu tối đa rủi ro chậm tiến độ dự án, làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ hai, đối với nhà quản trị dự án, sơ đồ Gantt là công cụ quan trọng cho phép nhà quản trị xác định được những việc cần làm cũng như tiến độ công việc. Nếu có bất kỳ sai sót nào cũng có thể kịp thời phát hiện và đưa ra phương án xử lý để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ.
Cuối cùng, sơ đồ gantt có thể giúp doanh nghiệp quản trị nguồn nhân lực hiệu quả. Từ những đầu mục công việc đã được lên kế hoạch, nhà quản trị dự án có thể phân chia công việc một cách hợp lý, đảm bảo nguồn nhân lực phát huy được hết khả năng, đem lại hiệu quả cao trong công việc.
Tuy sơ đồ gantt được trình bày dễ hiểu, giúp người đọc có thể dễ dàng có được cái nhìn tổng quát nhất thì loại sơ đồ này cũng có những nhược điểm nhất định.
Thứ nhất, sơ đồ Gantt trình bày các công việc cần thực hiện một cách tổng quát nhất nên không thể hiện được mối quan hệ giữa các quy trình cũng như chi tiết các bước thực hiện. Nhất là với những dự án khó thì việc chỉ nêu đầu mục công việc có thể gây khó khăn cho người thực hiện công việc, đặc biệt là những người chưa có quá nhiều kinh nghiệm.
Thứ hai, sơ đồ gantt chỉ phù hợp với những dự án nhỏ, có ít công đoạn thực hiện. Với những dự án lớn hơn, sơ đồ gantt dường như không hiệu quả vì có quá nhiều công việc cần làm, gây rối mắt và khiến người thực hiện khó có thể hình dung ra được những việc cần làm cũng như có được cái nhìn tổng quát về dự án.
Đồng thời, nhà quản trị dự án cũng cần cập nhật thường xuyên làm tốn rất nhiều thời gian, hơn nữa còn có khả năng gây ra nhầm lẫn do có quá nhiều đầu mục công việc.
Cuối cùng, sơ đồ gantt không thể hiện được sự ràng buộc về thời gian, chi phí và phạm vi của dự án. Chi phí và phạm vi chi tiết sẽ không được thể hiện qua sơ đồ Gantt.
Sơ đồ trách nhiệm (Load charts) cũng được thể hiện tương tự sơ đồ Gantt. Sự khác biệt duy nhất là thay vào việc liệt kê các đầu mục công việc thì sơ đồ trách nhiệm sẽ liệt kê tên nhân viên thực hiện công việc đó (hoặc một số nguồn khác như thiết bị, máy móc,...).
Sơ đồ trách nhiệm thường được sử dụng trong các bộ phận, phòng ban, công sở, trường học, bệnh viện, để phân công nhiệm vụ cho các thành viên. Trường hợp sử dụng cho các thiết bị, máy móc thì sơ đồ trách nhiệm cho phép nhận biết thời gian, công suất sử dụng của các dụng cụ đó.
Excel là phần mềm thường xuyên được sử dụng khi các nhà quản trị dự án muốn tạo sơ đồ Gantt. Bạn chỉ cần thực hiện theo các bước đơn giản sau đây:
Bước 1: Tạo mới một biểu đồ: trên thanh công vụ chọn Chart => Bar => Stacked Bar
Bước 2: Nhập dữ liệu vào biểu đồ: Trong mục Chart Tools => chọn Design => Chọn Select data. Khi đó hiện ra một ô “Select data source”. Ở ô “Chart data range” chọn vùng dữ liệu trong bảng cần nhập dữ liệu. Cũng trong ô “Select Data Source”,bấm “Add” trong “Legend Entries (series)” để thêm vùng dữ liệu “Start Date” (Ngày bắt đầu). Tiếp theo, đưa mục “Start Date” lên trước mục Days trong Legend Entries và “Edit” lại mục Horizontal (category).
Bước 3: Sắp xếp thứ tự các Tasks: Để sắp xếp lại công việc theo tiến trình cần thực hiện, chúng ta bấm vào tên các task trong biểu đồ, trong cửa sổ Axis Options bấm chọn “Categories in reverse order”
Bước 4: Chỉ chọn số ngày thực hiện dự án: Khi đã thực hiện các bước trên, một biểu đồ sẽ hiển thị, trong đó Excel trình bày khoảng thời gian theo 2 màu, màu xanh dương là thời gian thực hiện dự án, màu cam là thời gian tính từ thời điểm bắt đầu đến thời điểm thực hiện công việc.
Thực tế chúng ta chỉ cần giữ lại màu xanh trên biểu đồ. Để ẩn được phần màu cam, chúng ta click chuột phải vào thanh biểu đồ, chọn “Format Data Series” trong mục Fill chọn “No fill”, mục Border chọn “No line”.
Vậy là chúng ta đã hoàn thành 4 bước cơ bản để tạo sơ đồ gantt chart trong excel. Dù đây là công cụ phổ biến và thông dụng nhưng sử dụng Excel cũng có những nhược điểm nhất định ví dụ như giao diện cồng kềnh, cần phải thực hiện thủ công bằng tay khi muốn cập nhật tiến độ của dự án, mỗi lần cập nhật cũng cần thông báo lại cho người tham gia bởi nó không tự động thông báo.
Bên cạnh phần mềm Excel, bạn cũng có thể tìm hiểu thêm cách tạo sơ đồ Gantt trên phần mềm Gantt chart chuyên dụng, phần mềm quản lý dự án với Module Gantt chart.
Như vậy, trên đây là khái niệm sơ đồ Gantt và những ưu, nhược điểm của sơ đồ này trong công việc. Hy vọng bài viết của Vieclam123.vn đã mang đến cho các bạn những thông tin hữu ích. Chúc các bạn thành công!
>> Xem thêm tin:
Chia sẻ