1. Quản lý hàng tồn kho và thông tin cơ bản

1.1. Bạn hiểu quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho là một tổ hợp bao gồm các quy trình được thực hiện để kiểm soát về số lượng hàng hóa cũng như bảo quản hàng hóa một cách tốt nhất ở trong kho hàng. Các công việc được thực hiện một cách xuyên suốt trong quá trình quản lý kho hàng đó là tổ chức, sắp xếp và lưu trữ. 

Trong các doanh nghiệp hiện nay, quản lý kho hàng là một nghiệp vụ quan trọng và không thể thiếu. Việc quản lý kho hàng một cách hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được bài toán chi phí đầu tư, tăng cường được sự an toàn trong công tác bảo quản, lưu trữ hàng hóa. Đồng thời thúc đẩy doanh thu của hoạt động bán hàng khi luôn cung cấp đầy đủ số lượng hàng hóa theo nhu cầu của thị trường. 

Một cách chi tiết thì quản lý hàng tồn kho sẽ điều chỉnh và có sự tác động tới toàn bộ dòng chảy của hàng hóa, bắt đầu từ thời điểm mua cho tới thời điểm bán, nhằm chắc chắn hàng hóa luôn có đủ về số lượng và mẫu mã trong thời điểm cần thiết.

Tuy nhiên, việc thực hiện quản lý hàng tồn kho sẽ kéo theo rất nhiều chi phí liên quan. Ví dụ như chi phí lưu kho, chi phí quản lý, trang thiết bị,.. Do đó, nếu không có một quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả thì doanh nghiệp sẽ còn tốn kém và chịu tổn thất khá nặng nề.

1.2. Vai trò và ý nghĩa của việc quản lý hàng tồn kho

1.2.1. Quản lý hàng tồn kho có vai trò gì?

Những vai trò của việc quản lý hàng tồn kho có thể được kể đến như sau:

- Đảm bảo cho việc lưu trữ và cung ứng đầy đủ các loại nguyên liệu, vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuất và kinh doanh.

- Đảm bảo quy trình sản xuất được tiến hành một cách liên tục và đúng theo dự kiến kế hoạch đã đề ra.

- Hỗ trợ cho việc luân chuyển các loại nguyên liệu, vật tư, tối ưu hóa việc sử dụng vốn một cách hiệu quả, tiết kiệm.

- Nắm bắt được tình hình của việc cung cấp nguyên liệu, vật tư và số lượng trong kho để kịp thời có những biện pháp xử lý trong trường hợp quá trình cung ứng chưa được tiến hành đúng theo dự kiến.

- Đảm bảo việc cung ứng hàng hoá, sản phẩm ra thị trường được kịp thời và xuyên suốt.

1.2.2. Ý nghĩa của công tác quản lý hàng tồn kho

Việc quản lý hàng tồn kho có ý nghĩa rất lớn với các hoạt động và sự phát triển của doanh nghiệp. Đối với các công ty sản xuất, để có thể tạo ra hàng hóa, sản phẩm thì việc có đầy đủ nguyên liệu, vật tư chính là điều kiện cần có. Do vậy mà quản lý hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp có thể duy trì hoạt động sản xuất được diễn ra xuyên suốt khi có thể kiểm soát được số lượng và tình hình cung ứng các nguyên liệu, vật tư phục vụ cho quá trình sản xuất.

Tương tự với những doanh nghiệp thương mại, nếu như không có hàng hoá, sản phẩm thì hoạt động kinh doanh, mua bán sẽ không thể diễn ra, như vậy thì sẽ không có doanh thu và công ty không có sự phát triển.

Dựa trên quá trình quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ có thể kịp thời cung ứng hàng hóa ra thị trường, đảm bảo các sản phẩm có đầy đủ về số lượng, mẫu mã cũng như được bảo quản tốt nhất để đưa ra tiêu thụ trong thời điểm cần thiết.

Một cách tổng quát thì nếu không có một công tác quản lý hàng tồn kho hiệu quả, phù hợp thì doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với khá nhiều vấn đề và rắc rối kéo theo đó, gây ảnh hưởng tới hoạt động và sự phát triển trong tương lai. Nói một cách khác thì quản lý hàng tồn kho chính là nền tảng cho các hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện một cách trơn tru nhất.  

2. Lợi ích của việc quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho là một quy trình gồm nhiều công đoạn với sự phức tạp cao khi phải kiểm soát xử lý một số lượng lớn các loại hàng hóa trong kho. Thế nhưng, khi thực hiện tốt quy trình này thì doanh nghiệp sẽ thu lại được rất nhiều lợi ích theo đó.

2.1. Đảm bảo được mức tồn kho hợp lý

Việc lưu trữ hàng hóa trong kho cần được tiến hành ở một mức vừa phải, phù hợp. Việc quá nhiều hay quá ít cũng sẽ phần nào tác động tới sự hiệu quả trong hoạt động của doanh nghiệp. 

Với công tác quản lý hàng tồn kho tốt, doanh nghiệp sẽ có thể nắm bắt được số lượng hàng hóa trong kho, tính toán được sự di chuyển của từng loại và xác định được mức lưu kho sao cho hợp lý nhất. Điều này sẽ tránh bị rơi vào trường hợp thừa hay thiếu hàng ở trong kho.

Bên cạnh đó, trong những hoàn cảnh đặc biệt như sự biến động của thị trường hay các yếu tố khách quan khác xảy ra thì việc quản lý hàng tồn kho tốt cũng là cách để doanh nghiệp có được sự thích ứng và đề ra phương pháp giải quyết kịp thời cho những biến động này. 

2.2. Tiết kiệm chi phí tối đa

Khi công tác quản lý hàng tồn kho được thực hiện một cách thường xuyên thì doanh nghiệp có thể nắm bắt được chính xác về số lượng, tình trạng của sản phẩm, nguyên vật liệu trong kho. Từ đó giảm thiểu được những sản phẩm, hàng hóa bị lỗi, bị hao mòn. Qua đó tiết kiệm được chi phí về nguyên vật liệu khi sử dụng một cách hiệu quả.

Cùng với đó, việc lưu kho sẽ tốn khá nhiều chi phí. Những loại hàng hóa, sản phẩm càng cồng kềnh, chiếm nhiều diện tích và đòi hỏi trang thiết bị hỗ trợ lưu kho lớn thì chi phí sẽ càng bị độn lên. Việc quản lý hàng tồn kho tốt sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được những sản phẩm có mức phí lưu kho cao, từ đó đề ra được các biện pháp khắc phục, xử lý kịp thời để giảm thiểu chi phí lưu kho một cách tối ưu nhất.

2.3. Kiểm soát hiệu quả chi phí mua hàng

Với các doanh nghiệp, việc mua có hiệu quả, có kế hoạch là rất quan trọng. Nhất là với những doanh nghiệp hoạt động trong ngành F&B thì sẽ có các nguyên vật liệu không thể sử dụng khi quá hạn. Do đó mà với sự kiểm soát tốt số lượng đầu vào và dự trữ thì sẽ giảm thiểu được sự lãng phí có thể xảy ra. 

Hơn hết, với các doanh nghiệp, số lượng hàng tồn kho lớn nhưng không sinh lời là điều không hề mong muốn. Vì thế mà một quá trình nghiên cứu kỹ thị trường, hành vi của người tiêu dùng là cần thiết để có kế hoạch thu mua hợp lý.

2.4. Hạn chế được các sai sót có thể xảy ra

Xây dựng một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ là cách giúp doanh nghiệp hạn chế được các sai sót có thể xảy ra. Bởi hệ thống này sẽ có thể phản ánh được số lượng, tình trạng, vị trí sản phẩm một cách cụ thể nhất ở trong kho và qua đó việc đối chiếu với sổ sách kế toán được dễ dàng, nhanh chóng hơn. Từ đó có thể kịp thời nắm bắt được những sai sót và đề ra được cách thức xử lý phù hợp.

2.5. Hỗ trợ quá trình tăng doanh thu

Trong quá trình tiến hành công tác quản lý kho, bạn có thể nắm, bắt được loại hàng hóa, sản phẩm nào có mức tiêu thụ cao và mặt hàng nào có sự hạn chế lớn. Từ đó có được những kế hoạch kịp thời để đảm bảo cung cấp hàng hóa ra thị trường cũng như đề ra phương thức giải quyết các loại hàng hóa tồn kho này.

Cũng thông qua quy trình này, bạn có thể nắm bắt được nhu cầu của khách hàng với các sản phẩm nhất định, dự đoán được số lượng tiêu thụ để có kế hoạch sản xuất và lưu kho sao cho đảm bảo và phù hợp nhất. Qua đây, doanh nghiệp sẽ hạn chế được rủi ro thiếu hàng hóa, kịp thời cung cấp sản phẩm trong thời điểm cần thiết và tối ưu hóa được doanh thu, lợi nhuận.

3. Các phương pháp giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Hiện nay, các phương pháp quản lý hàng tồn kho khá đa dạng. Các doanh nghiệp sẽ tùy thuộc vào quy mô, lĩnh vực hoạt động của mình để lựa chọn phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp và mang đến hiệu quả cao.

Tuy nhiên, sẽ có những phương pháp chính về quản lý hàng tồn kho như sau: 

- Phương pháp FIFO

FIFO là viết tắt của “first in - first out”. Đây là phương pháp với việc ưu tiên xuất các sản phẩm được nhập trước. Phương pháp này sẽ phù hợp với các loại hàng hóa có tính thời hạn ngắn như các loại thực phẩm, sản phẩm công nghệ hay các loại mỹ phẩm, thời trang,...

Trong quá trình quản lý hàng tồn kho những mặt hàng này, doanh nghiệp cần có những kệ để thông thoáng, thuận tiện cho việc bảo quản cũng như xuất kho sau đó.

- Phương pháp LIFO

Đây là phương pháp trái ngược lại với FIFO, LIFO là viết tắt của “last in - first out”. Phương pháp này sẽ ưu tiên xuất các sản phẩm nhập kho mới nhất để có thể đảm bảo kịp thời về giá cả, chi phí giữa quy trình sản xuất và bán hàng. Các sản phẩm, hàng hóa phù hợp với LIFO thường có thời hạn lâu dài ví dụ như nguyên vật liệu xây dựng,...

- Phương pháp SKU

Đây là phương pháp sắp xếp và quản lý kho theo mã hàng hóa, SKU chính là Stock keeping Unit. Với việc vận dụng phương pháp này, hàng hóa sẽ được đặt tên theo dạng một chuỗi ký tự. Dựa trên vị trí lưu trữ và tính chất hàng hóa để xây dựng dãy ký tự đó và khi nhìn vào ta có thể biết chính xác vị trí của hàng hóa, sản phẩm ở đâu.

Trên đây là những thông tin cơ bản về quản lý hàng tồn kho. Mong rằng, bài viết đã cung cấp cho bạn những điều hữu ích để bạn có thể hiểu đúng về quản lý hàng tồn kho là gì cũng như cách để quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn.