1. Xác định giá trị chữ ký qua việc hiểu rõ vị trí phụ trách kế toán

1.1. Phụ trách kế toán trưởng có những trách nhiệm gì?

Người phụ trách kế toán là người đứng ra đảm đương công việc của bộ phận kế toán, vừa làm công tác chuyên môn lại vừa cố gắng phát huy vai trò quản lý. Đúng như cách chúng ta gọi tên vị trí này - phụ trách, người được bổ nhiệm sẽ gánh vác trọng trách khác quan trọng với tất cả mọi vấn đề liên quan đến hoạt động kế toán của đơn vị. 

Tại doanh nghiệp lớn, công việc này được coi như người giúp việc, hỗ trợ cho kế toán trưởng. Còn tại những đơn vị nhỏ, có thể không cần phải có kế toán trưởng mà chỉ cần người phụ trách kế toán. 

Vậy những cá nhân dược bổ nhiệm trở thành phụ trách kế toán thì cần đáp ứng đủ những tiêu chuẩn nghề nghiệp về đạo đức, trình độ chuyên môn theo quy định của luật pháp như đối với chức vụ kế toán trưởng nhưng chưa đạt đủ tiêu chuẩn về thời gian công tác hoặc chưa có được chứng chỉ cần thiết để được quyết định bổ nhiệm chức vụ kế toán trưởng. 

Trở lại với vấn đề phụ trách kế toán có được ký thay kế toán trưởng không, theo cách hiểu thông thường thì trong nghiệp vụ kế toán, chỉ những ai có đủ thẩm quyền, đủ khả năng chịu trách nhiệm trước công ty, luật pháp thì mới được phép ký tên. Vị trí kế toán trưởng được nhà nước ra quy định về việc bổ nhiệm nên cũng sẽ phải ký tên vào các giấy tờ. Nhưng trong thời gian người kế toán trưởng không có mặt để ký tên thì liệu người phụ giúp - phụ trách kế toán có được phép ký thay hay không?

1.2. Phụ trách kế toán có được ký thay kế toán trưởng không?

Câu trả lời là "Có" nhưng cần kèm điều kiện. Có nghĩa là người phụ trách kế toán sẽ được phép ký thay kế toán trưởng khi cần thiết nhưng người phụ trách này phải đáp ứng đủ các yêu cầu theo quy định của luật pháp thì mới có thể ký thay. Vậy những quy định đó là gì?

Cập nhật ngay những thông tin dưới đây, bạn sẽ được lý giải một cách tỉ mỉ, có căn cứ về điều này để trong những hoàn cảnh thực tế bạn từ hiểu luật mà có thể thực hiện đúng theo quy định.

Xem thêm: Tìm hiểu thông tin chi tiết về thủ tục thay đổi kế toán trưởng

2. Lý giải về việc phụ trách kế toán có quyền ký thay trưởng phòng kế toán

2.1. Căn cứ về quy định của người phụ trách kế toán

Như đã nói, người phụ trách kế toán trong doanh nghiệp vẫn được quyền ký thay người kế toán trưởng, tuy nhiên chắc chắn sẽ có rất nhiều "ràng buộc" kèm theo để đảm bảo tính minh bạch và giá trị của thẩm quyền, trách nhiệm. 

Cụ thể, bạn dựa vào Khoản 3, Điều số 118 tại Thông tư số 200 của Bộ Tài chính quy định: mọi chứng từ kế toán cần phải được ký đầy đủ và được ký đúng theo chức danh được quy định ghi trên chứng từ. Việc này sẽ đảm bảo được chứng từ có giá trị. Chữ ký này được thực hiện bởi một người có trách nhiệm, có thẩm quyền và phải thống nhất theo mẫu chữ đã đăng ký do đó nếu trường hợp nào không đăng ký chữ ký thì buộc chữ ký ở những lần sau cần khớp với chữ ký đã thực hiện từ trước đó.

Dựa vào nội dung này có thể khẳng định sổ sách kế toán sẽ không được phép xảy ra tình trạng ký thay vì hai lý do: không có thẩm quyền, không đúng chữ ký. 

Tiếp theo, chúng ta tiếp tục cập nhật thông tin tại Điều số 53, Khoản 4 của Luật Kế toán với nội dung như sau: 

Nếu như phòng kế toán cử người đứng ra thay quyền trưởng phòng để ký các giấy tờ thì người này được gọi là người phụ trách kế toán và phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn, điều kiện được quy định tại Khoản số 1, Điều 54. Đồng thời người này cũng phải thực hiện quyền và trách nhiệm đã được áp dụng quy định đối với kế toán trưởng nêu ở Điều số 55. 

Qua những quy định vừa nêu lên, có thể thấy người phụ trách kế toán có thể được phép thay mặt kế toán trưởng ký giấy tờ khi đã đáp ứng đầy đủ mọi tiêu chuẩn mà pháp luật quy định. 

2.2. Căn cứ vào quy định về việc ủy quyền kế toán trưởng

Chúng ta cũng có thể căn cứ vào quy định về nội dung ủy quyền kế toán trưởng để xác định tính pháp lý của việc phụ trách kế toán ký thay kế toán trưởng. 

2.2.1. Quy định về giá trị chữ ký của người có thẩm quyền

Căn cứ vào Thông tư số 61 của Bộ Tài chính thì chữ ký thứ hai sẽ là chữ ký của hoặc là kế toán trưởng hoặc là người phụ trách ký thay. Mỗi một tổ chức chỉ có tối đa 3 người được phép thực hiện ký chữ ký thứ hai, gồm có người kế toán trưởng và hai người được ủy quyền. trong khi bạc nhà nước, không lưu lại người được phép ký thay chữ ký của kế toán trưởng. 

Qua nội dung trên, có những thông tin kiến thức quan trọng tiếp tục được chia sẻ sâu hơn để bạn hiểu đúng bản chất của vấn đề. Phía Kho bạc Nhà nước hoàn toàn không đặt ra yêu cầu công ty phải đưa quyết định bổ nhiệm ai giữ quyền kế toán trưởng mà sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào quy định của từng đơn vị. 

Xem thêm: KPI Kế toán trưởng và quy trình xây dựng KPI Kế toán trưởng hiệu quả

2.2.2. Quy định của Kho Bạc Nhà nước về việc ủy quyền kế toán trưởng

Nếu bạn làm việc trong Kho bạc Nhà nước thì việc ủy quyền và ký thay khi ở vị trí phụ trách kế toán hoàn toàn phải tuân thủ những quy định mà Kho bạc Nhà nước đã đưa nội dung hướng dẫn.

Cụ thể như sau:

Thứ nhất, căn cứ và Điều 79 (tại Khoản 5), các Kho bạc Nhà nước ở cập huyện nếu chưa tổ chức phòng kế toán thì có thể giao cho một người cán bộ giúp việc cho người Kế toán trưởng. Người được lựa chọn này sẽ cần phải có đủ các tiêu chuẩn và điều kiện đã được quy định để đủ khả năng, thẩm quyền để được phép đứng ra giải quyết các vấn đề thay mặt Kế toán trưởng khi được Kế toán trưởng ủy quyền. Sau khi nhận ủy quyền và thay mặt ký vào các văn bản thì người phụ trách kế toán hoàn toàn chịu trách nhiệm với các vấn đề đó.

Thứ hai, căn cứ vào Điều 84, nếu người Kế toán trưởng vắng mặt tạm thời tại cơ quan thì trước hết người này cần phải thực hiện việc ủy quyền cho nhân viên có đủ mọi tiêu chuẩn, điều kiện để thay thế phụ trách công việc và ký các giấy tờ. Việc ủy quyền cần có văn bản rõ ràng.

Ở Kho bạc Nhà nước, người đứng ra nhận ủy quyền của kế toán trưởng phải có văn bản về việc ủy quyền, đồng thời được Giám đốc Kho bạc nhà nước duyệt. 

Như vậy, với thông tin mà vieclam123 cung cấp, bạn đã có được câu trả lời rõ ràng nhất cho vấn đề phụ trách kế toán ký thay kế toán trưởng có được không. Câu trả lời là có nếu mọi thủ tục được thực hiện đúng theo quy định bao gồm chọn đúng người đáp ứng các tiêu chuẩn, có văn bản ủy quyền được giám đốc phê duyệt. Sau khi nhận lại ủy quyền, mọi chữ ký của người phụ trách kế toán đều có giá trị hiệu lực và bản thân họ cũng phải đứng ra chịu mọi trách nhiệm liên quan.