1. Hiểu đúng về phần hành kế toán bán hàng

1.1. Kế toán phần hành có gì khác biệt so với kế toán tổng hợp?

Kế toán phần hành chỉ chuyên về một phần công việc hoặc một lĩnh vực kế toán riêng biệt. Chẳng hạn như kế toán bán hàng chỉ đảm nhiệm những nghiệp vụ kế toán liên quan đến hoạt động cung ứng hàng hóa và dịch vụ. Hay như kế toán thuế chỉ thực hiện những nghiệp vụ liên quan đến thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng…

Trong khi đó, kế toán tổng hợp bao gồm tất cả các kế toán phần hành. Kế toán tổng hợp thường sẽ chỉ do một người đảm nhiệm hết tất cả các công việc, từ lập chứng từ, sổ sách, đến tờ làm báo cáo, tờ khai…

1.2. Phần hành kế toán bán hàng là gì?

Phần hành kế toán bán hàng là một trong số sáu phần hành kế toán trong doanh nghiệp (Sáu thành phần kế toán trong doanh nghiệp bao gồm: Kế toán tiền lương, Kế toán công nợ, Kế toán thu – chi, Kế toán kho, Kế toán thuế và Kế toán bán hàng).

Kế toán bán hàng, được biểu thị trong tiếng Anh bằng thuật ngữ Sales Accountant, chịu trách nhiệm ghi bút toán và thực hiện tất cả các nghiệp vụ liên quan đến việc cung ứng hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp. Kế toán bán hàng làm việc với tất cả các hóa đơn bán hàng, doanh thu kiếm được từ việc bán hàng hóa, các khoản thuế giá trị gia tăng, theo dõi nhập xuất hàng hóa… Kế toán bán hàng cũng chịu trách nhiệm xử lý hóa đơn, chứng từ, làm báo cáo bán hàng…

1.3. Những công việc của phần hành kế toán bán hàng

1.3.1. Cập nhật thường xuyên thông tin hàng hóa và dịch vụ

Hàng hóa và dịch vụ là hai đối tượng của nghiệp vụ bán hàng và cũng là hai đối tượng chủ yếu của phần hành kế toán bán hàng. Nhân viên kế toán bán hàng thường xuyên làm việc với bộ phận bán hàng và bộ phận kho để cập nhật mọi thông tin về hàng hóa, bao gồm thông tin về định giá. giá thành phẩm, giá thành phần, số lượng hàng tồn kho, tình trạng hàng tồn kho, thông tin về sản lượng bán hàng, số lượng đặt hàng…

Bên cạnh đó, kế toán bán hàng cũng làm việc với vòng đời của sản phẩm, nhu cầu của thị trường về sản phẩm của doanh nghiệp, cũng như là sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh. Ngoài ra, nếu có bất kỳ sự thay đổi nào về giá thành sản phẩm thì kế toán bán hàng cũng phải là người được biết đầu tiên và có trách nhiệm thông báo sự thay đổi giá thành đến tất cả các phòng ban, bộ phận có liên quan.

1.3.2. Chịu trách nhiệm với hóa đơn, chứng từ

Người kế toán bán hàng luôn phải có mặt trong các vụ giao dịch mua bán hàng hóa. Kế toán bán hàng chịu trách nhiệm xuất hóa đơn cho khách hàng và xử lý những nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn bán hàng. Tất cả các loại hóa đơn đều cần được quản lý và lưu trữ lại để phục vụ cho công tác hạch toán sau này.

Vào mỗi cuối ngày, kế toán bán hàng phải tổng hợp, lập bảng kê về tất cả các giao dịch mua bán hàng hóa phát sinh trong ngày, tổng hợp doanh thu và thuế giá trị gia tăng.

Sau đó, mọi số liệu bán hàng sẽ được nhập vào sổ kế toán và phần mềm kế toán của doanh nghiệp. Dữ liệu cần nhập vào bao gồm tất cả các mặt hàng và các giao dịch mua bán hàng hóa trong ngày. Bên cạnh đó, kế toán bán hàng cũng phải làm cáo cụ thể về tổng giá trị của những hàng hóa đã bán ra và thế giá trị gia tăng nếu có áp dụng.

Mặt khác, nếu trong các giao dịch bán hàng mà có áp dụng tỷ lệ chiết khấu thì kế toán viên cũng phải tính toán chính xác và ghi chép lại tỷ lệ chiết khấu trong mỗi giao dịch.

1.3.3. Theo dõi công nợ và lập báo cáo bán hàng

Trong các giao dịch mua bán hàng hóa của doanh nghiệp luôn luôn sản sinh ra công nợ. Kế toán bán hàng phải nắm rõ thông tin và thống kê, theo dõi chính xác số lượng, và thông tin của từng khách nợ, chi tiết từng lô hàng, số công nợ, thời hạn thanh toán công nợ và cập nhật thường xuyên tình trạng thanh toán công nợ của khách hàng.

Trong phần việc này, kế toán bán hàng sẽ phối hợp làm việc với kế toán công nợ và kế toán doanh thu.

Mặt khác, kế toán bán hàng cũng chịu trách nhiệm lập báo cáo giá bán hàng hóa, báo cáo công nợ phải thu, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tài chính. Kế toán bán hàng cũng chịu trách nhiệm soạn hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ theo yêu cầu và làm báo giá hàng hóa.

2. Ưu và nhược điểm khi làm phần hành kế toán bán hàng

Có rất nhiều bạn sinh viên khi mới ra trường đều lựa chọn làm kế toán phần hành, trong đó có phần hành kế toán bán hàng. Kế toán phần hành chủ yếu là trong các công ty hay tập đoàn lớn có bộ phận kế toán riêng biệt. Khi đó, bạn chỉ cần thực hiện theo phân công từ kế toán trưởng và chỉ cần phụ trách phần hành kế toán bán hàng là được. Nhìn chung, làm kế toán phần hành rất phù hợp với những bạn sinh viên ra trường và những bạn mới vào nghề chưa có nhiều kinh nghiệm.

Tuy vậy, phần hành kế toán bán hàng hay bất cứ phần hành kế toán nào khác cũng chỉ là một phần hành nhỏ trong kế toán tổng hợp. Bạn có thể sẽ “an toàn” khi làm phần hành kế toán bán hàng, nhưng bạn sẽ không có cơ hội học hỏi và rèn luyện kỹ năng kế toán tổng hợp. Xét về thu nhập, kế toán tổng hợp sẽ có mức thu nhập cao hơn kế toán phần hành bán hàng.

Trên đây là những thông tin tổng hợp về phần hành kế toán bán hàng trong doanh nghiệp. Kế toán bán hàng cung cấp có sở thông tin về hoạt động mua bán hàng hóa của doanh nghiệp. Từ đó, mọi sai sót trong quá trình mua bán hàng hóa sẽ được đem ra phân tích để cùng tìm ra phương án điều chỉnh phù hợp nhất.