1. Khái niệm Packing List là gì và các thông tin

Trong ngành xuất nhập khẩu thì Packing List là một chứng từ vô cùng quan trọng và không thể nào thiếu. Vậy bạn đã hiểu được khái niệm Packing List là gì chưa? Đây chính là bảng kê hoặc phiếu chi tiết hàng hóa được dùng trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Nhờ có Packing List thì những thông tin liên quan đến nội dung lô hàng hóa sẽ được thể hiện rõ.

Trong một vài trường hợp thì Packing List còn được gọi là phiếu chi tiết hàng hóa và nó sẽ mô tả được một cách chi tiết về thông số của mỗi lô hàng như là trọng lượng và kích thước. Thông qua Packing List thì những doanh nghiệp chuyên về giao nhận sẽ lên kế hoạch gói hàng sao cho hợp lý nhất.

Thông tin nội dung trong Packing List còn cho biết được người bán đã bán những gì cho người mua. Thông qua đó người mua hàng có thể kiểm tra lại thông tin và đối chiếu lại hóa đơn trước đó xem có trùng nhau hay không. Chính vì lẽ đó các quá trình xuất nhập khẩu sẽ không thể nào thiếu đi được Packing List.

Mua hàng thì phải có hóa đơn và xuất nhập khẩu hàng hóa cần có Packing List. Có thể thấy rằng vai trò của Packing List là rất lớn trong quá trình xuất nhập khẩu. Đây cũng là loại chứng từ  thể hiện được việc đóng thuế xuất nhập khẩu với những cơ quan nhà nước.

2. Các loại Packing List hiện nay

Với Packing List thì được chia thành 3 loại chính như sau:

- Detailed Packing List hay còn được gọi là phiếu đóng gói chi tiết. Trong nội dung sẽ rất nhiều thông tin liên quan đến lô hàng và được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Mục đích chính của loại này sẽ được dùng để kiểm kê số lượng hàng hóa thực tiễn khi dỡ hàng và tiến hành nhập vào kho.

- Neutrai Packing List là phiếu đóng gói trung lập, trong nội dung của Packing List sẽ không chỉ rõ tên của người bán.

- Packing and Weight list là phiếu đóng gói đồng thời là bản kê trọng lượng.

3. Tìm hiểu chi tiết về Packing List dành cho bạn

3.1. Mục đích sử dụng Packing List

Không chỉ có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu thì mục đích của Packing List sẽ được dùng cho những mục đích sau đây:

- Thực hiện việc khai báo hãng vận chuyển khi mà tiến hành phát hành vận đơn.

- Nhờ vào những thông tin hàng hóa thì Packing List sẽ là một chứng từ quan trọng để thanh toán quốc tế.

- Được dùng trong trường hợp khai báo hải quan và đây cũng chính là chứng từ bắt buộc cần có.

- Kiểm tra hàng hóa khi mà tiến hành nhận hàng bởi các chủ thể người mua thông qua Packing List.

- Dùng Packing List để khai báo với bên vận chuyển về phát hành vận đơn.

- Dùng trong trường hợp khi mà hàng hóa có những hư hỏng.

- Tiến hành thanh toán trong những trường hợp mà hàng hóa mô tả trong Packing List. Nếu có những sai sót về hàng hóa trong Packing List thì việc thanh toán có thể được hoãn lại.

- Hỗ trợ về những yêu cầu bảo hiểm hàng hóa.

Nếu không có Packing List thì doanh nghiệp có thể xảy ra nhiều vấn đề khác nhau. Đồng thời còn có thể bị nhận những xử phạt nghiêm khắc. Hoàn thiện Packing List là trách nhiệm quan trọng của mỗi doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

3.2. Những chức năng mà Packing List đem lại

Không chỉ đơn thuần là một giấy tờ, chứng từ mà Packing List lại nắm giữ nhiều chức năng khác nhau. Đúng như cái tên và ý nghĩa của Packing List thì những chức năng mà nó đem lại như sau:

- Giúp cho các chủ thể biết được chỗ xếp dỡ hàng hóa là bao nhiêu đồng thời đo được lượng tịnh của hàng hóa khi xuất nhập khẩu.

- Làm cơ sở để chuẩn bị cho nguồn nhân lực cũng như là vật lực để bốc dỡ hàng hóa sao cho phù hợp nhất và nhanh chóng. Thông qua Packing List có thể biết được các hàng hóa cần xếp dỡ ra sao và sử dụng thiết bị chuyên dụng như thế nào.

- Nắm bắt được thông tin sản phẩm, hàng hóa cùng với số lượng, quy cách gói hàng.

- Sắp xếp được phương tiện, số lượng cần dùng cùng với loại phương tiện để vận tải hàng hóa.

- Dễ dàng tìm kiếm các loại hàng hóa trong quá trình kiểm tra về thủ tục hải quan.

Như vậy, với những chức năng và vai trò kể ở trên thì Packing List rất cần thiết trong doanh nghiệp và mang đến nhiều lợi ích. Không chỉ có lợi cho bên doanh nghiệp và có có ý nghĩa đến với các khách hàng cùng với những bên đối tác có liên quan.

3.3. Nội dung chi tiết của Packing List

Vậy, sau những phần nội dung trên thì chắc hẳn khái niệm Packing List là gì đã được giải đáp chi tiết đến cho bạn. Và trong một Packing List chuẩn thì các thông tin nội dung trong đó sẽ bao gồm những thông tin như sau:

- Phía trên cùng là tiêu để thể hiện những thông tin liên quan đến doanh nghiệp gồm là địa chỉ, logo, tên doanh nghiệp số điện thoại và fax.

- Tiếp đó chính là những thông tin của người bán gồm là địa chỉ, tên người bán, số điện thoại và fax.

- Thông tin về số và ngày Packing List.

- Thông tin của người mua trong Packing List, các thông tin này cần được liệt kê tương tự với thông tin người bán.

- Thông tin số lượng container.

- Số tham chiếu (Ref no) đây cũng có thể là số đơn hàng khi mà hàng về.

- Thông tin về cảng bốc hàng (Port of Loading) và cảng đến (Port of Destination)

- Nội dung về số chuyến cùng với tên của tàu vận chuyển (Vessel Name)

- Thời gian dự kiến tàu khởi hành, tàu chạy (Estimated Time Delivery)

- Các thông tin mô tả hàng hóa gồm tên hàng hóa, ký hiệu hàng hóa, mã hiệu của sản phẩm (Product)

- Thông tin về số lượng đóng gói theo đơn vị cụ thể (Packing)

- Số lượng chính xác của hàng theo mỗi đơn vị (Quantity)

- Trọng lượng thực hàng hóa và tổng trọng lượng hàng hóa (Net weight, Gross weight)

- Phần thông tin ghi chú nếu có (Remark)

- Thông tin xác nhận từ phía bên bán hàng và thông tin của người kiểm tra kỹ thuật, người đóng gói.

Đó là toàn bộ những nội dung cơ bản trong một Packing List. Tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp thì sẽ có những nội dung khác biệt nhau trong Packing List. Nhưng dù cho bất kể lý do nào đi chăng nữa thì một Packing List vẫn phải đảm bảo được những thông tin cơ bản về ngày lập, thông tin người mua và người bán, các thông số liên quan đến hàng hóa,...

3.4. Đối tượng và thời gian lập Packing List

Cá nhân lập Packing List sẽ là bên bán lập ra và chỉ được đối tượng này lập lên mà thôi. Trong Packing List khi được hoàn thiện mỗi bên bán, bên mua và nhân viên chứng từ sẽ giữ một bản.

Thời gian lập Packing List sẽ được tiến hành khi mà hàng hóa đã được hoàn thiện xong. Việc này sẽ tránh được những nhầm lẫn không đáng có trong quá trình kiểm kê.

Không chỉ vậy thì thời gian lập Packing List đối khi còn được diễn ra đồng thời với thời điểm lập hóa đơn bán hàng. Qua đó các khách hàng sẽ đồng thời kiểm chứng được hàng hóa của mình và số lượng của những hàng hóa đó có được đảm bảo hay không.

Hy vọng rằng với lời giải đáp Packing List là gì ở bài viết trên đã đem đến cho bạn những thông tin thật hữu ích. Để có thêm cho bản thân nhiều kiến thức hơn thì bạn hãy luôn đồng hành và theo dõi các bài viết khác của vieclam123.vn nhé!