1. Event là gì? Ý nghĩa của Event

1.1. Định nghĩa Event là gì?

Event là một thuật ngữ tiếng Anh khi dịch sang tiếng Việt thì được hiểu là “Sự kiện”. Trong Event bao gồm nhiều hoạt động thuộc các lĩnh vực khác nhau bao gồm Chính trị, Xã hội, Văn hoá,...

Hiểu một cách đơn giản hơn, Event chính là những hoạt động có khả năng thu hút nhiều người tham gia trong cùng không gian, địa điểm, thời gian và cùng hướng tới một vấn đề chung nhất định.

Hiện nay, một số Event phổ biến xuất hiện trên thị trường như là các cuộc Hội thảo, Triển lãm, Hội nghị khách hàng, Chương trình ca múa nhạc, Hội chợ,... Tất cả đều quy tụ rất nhiều người và đem đến không khí náo nhiệt, sôi động vô cùng hấp dẫn.

1.2. Truy tìm ý nghĩa thực sự của Event

Thông qua định nghĩa vừa rồi, có thể bạn đã hiểu rõ khái niệm Event là gì, thế nhưng để nắm được ý nghĩa của nó thì chưa. Vậy hãy cùng tôi đi tìm hiểu nội dung chính xác về ý nghĩa của Event ngay bây giờ nhé.

Thứ nhất, với doanh nghiệp tổ chức Event, thông qua sự kiện họ sẽ đạt được mục tiêu quảng bá hình ảnh công ty một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, khách hàng cũng biết đến thương hiệu của họ nhiều hơn, từ đó đẩy mạnh doanh số bán hàng.

Thứ hai, các Event cũng có ý nghĩa như thể hiện chế độ đãi ngộ của doanh nghiệp với nhân viên của mình, là những hoạt động nhằm tri ân, chăm sóc khách hàng thông qua các chính sách tặng quà hay khuyến mãi,...

Thứ ba, một số Event còn mang ý nghĩa thể hiện nét đẹp văn hoá dân tộc, từ đó lưu giữ thói quen, bản sắc văn hoá dân tộc, đồng thời đó cũng là nơi để mọi người có cơ hội giao lưu và truyền cảm hứng cho nhau.

Ngoài ra, một trong những ý nghĩa quan trọng của Event phải kể đến như là các hoạt động từ thiện thể hiện tinh thần tương thân tương ái, chúng đã phần nào giải quyết được các vấn đề nan giải của xã hội hiện đại.

2. Mục đích của Event không phải ai cũng biết

Mục đích của Event khá dễ hiểu, bạn có thể tham khảo nội dung sau nếu như chưa rõ về điều này:

- Hầu hết các Event được diễn ra nhằm mục tiêu quảng bá hình ảnh sản phẩm, thương hiệu của doanh nghiệp. Qua Event, doanh nghiệp sẽ gia tăng khả năng nhận diện thương hiệu của mình, từ đó đẩy mạnh doanh số giúp công ty gia tăng doanh thu một cách hiệu quả.

- Mỗi sự kiện được diễn ra đều mang mục đích riêng, cho nên tùy thuộc vào từng mục đích mà đơn vị làm sự kiện sẽ lên ý tưởng, thiết kế giao diện và đưa vào các hoạt động cụ thể sao cho phù hợp.

3. Các hình thức cơ bản của Event

Event là hoạt động diễn ra khá thông dụng trong thời đại 4.0 này, tuy nhiên bạn đã biết nó được chia thành mấy hình thức và đó là những hình thức nào chưa? Nếu chưa, hãy tham khảo những thông tin sau đây, đáp án sẽ được lật mở.

3.1. Hình thức Event trong doanh nghiệp

Event trong doanh nghiệp chính là các buổi hội thảo, hội nghị, các cuộc họp cổ đông hoặc lễ khai trương,... Hầu hết đây là các sự kiện mang tính nội bộ tuy nhiên chúng cũng có vai trò quảng cáo thương hiệu cho doanh nghiệp, cho nên chúng khá được chú trọng và đầu tư kỹ lưỡng.

Trong đó, lễ khai trương chính là sự kiện đánh dấu một sự khởi đầu mới của doanh nghiệp. Nói cách khác, đây là bước đầu để doanh nghiệp tạo hình ảnh cũng như dấu ấn tốt đẹp tới khách hàng của mình, cho nên phần lớn các doanh nghiệp đều đầu tư vô cùng chỉn chu và chuyên nghiệp.

3.2. Hình thức Event của khách hàng

Event của khách hàng được hiểu là những buổi tri ân, họp báo hay ra mắt giới thiệu sản phẩm của doanh nghiệp,... Đây chính xác là một hoạt động truyền thông hay marketing mà doanh nghiệp cố ý dàn xếp.

Một sự kiện marketing hiệu quả cần có sự kết hợp của các yếu tố cơ bản như khuyến mại, truyền thông, quảng cáo, có quà tặng đi kèm dành cho những khách hàng tới dự,...

3.3. Hình thức Event Phi lợi nhuận

Dựa vào tên gọi, hình thức Event Phi lợi nhuận chính là những sự kiện mang tính từ thiện, được diễn ra nhằm kêu gọi quyên góp hay đơn giản là tổ chức các lễ hội,...

Mục đích chính của những Event phi lợi nhuận chính là giúp đỡ những hoàn cảnh đặc biệt khó khăn, thông qua các hoạt động trong chương trình khơi dậy lòng nhân ái của con người.

Một số Event phi lợi nhuận phải kể đến như Hội chợ từ thiện mùa đông giúp đỡ các trẻ em nghèo vô gia cư, Sự kiện gây quỹ giúp đỡ trẻ em lang thang cơ nhỡ hoặc khó khăn,...

4. Event chuyên nghiệp được tổ chức như thế nào?

Tổ chức Event được hiểu là toàn bộ quá trình kể từ khi sự kiện diễn ra cho đến khi nó kết thúc. Thông qua hoạt động Event, doanh nghiệp có thể đạt được mục đích quảng bá thương hiệu và người đứng ra tổ chức sự kiện sẽ phải lên kế hoạch chi tiết, phụ trách mảng khách mời, tính toán chi phí và vạch ra những rủi ro có thể mắc phải,...

Để có một sự kiện hoàn hảo và tối ưu chi phí, doanh nghiệp cần tính toán và lựa chọn thật kỹ 1 trong 2 cách sau đây:

4.1. Doanh nghiệp tự đứng ra tổ chức sự kiện cho mình

Hình thức tự tổ chức sự kiện là cách được nhiều doanh nghiệp áp dụng bởi nó giúp họ tiết kiệm một khoản chi phí kha khá so với việc tìm kiếm và thuê đơn vị chuyên tổ chức sự kiện. Tuy nhiên do không có chuyên môn nghiệp vụ nên doanh nghiệp có thể gặp một vài khó khăn khi thực hiện.

Chính vì thế, để giảm thiểu sai sót đến mức tối thiểu, người phụ trách tổ chức sự kiện cần lập kế hoạch chi tiết và thực hiện theo những gợi ý sau đây:

- Lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết: Trong kế hoạch tổ chức sự kiện, cần nêu rõ những yêu cầu về thời gian, địa điểm cùng với số lượng thành viên và khách mời tham gia sự kiện.

- Cần dự trù các khoản chi phí cần thiết: Người phụ trách tổ chức sự kiện phải tổng hợp sau đó phân bổ cho các hạng mục chi phí trong sự kiện sao cho hợp lý nhất. Tránh chi vào những hạng mục không thuộc sự kiện hoặc chúng không mang tính chất quan trọng quyết định tới kết quả của Event.

- Tiến hành xác định đối tượng khách mời tham gia sự kiện đúng đắn: Đa số doanh nghiệp đều xác định các vị khách được mời tới tham dự sự kiện sẽ là đối tác hoặc khách hàng tiềm năng trong tương lai. Chính vì thế việc đánh giá chính xác tầm quan trọng về đối tượng được mời cũng có ảnh hưởng tới sự thành công của sự kiện sắp diễn ra.

- Lên kịch bản cho Event chi tiết: Kịch bản chính là tất cả những hoạt động sẽ được diễn ra trong sự kiện. Trong đó bao gồm khâu tiếp đón khách hàng, khai mạc chương trình và bế mạc ra sao. Thiết lập kịch bản càng chi tiết, rõ ràng khả năng thành công của sự kiện càng cao.

- Tiến hành phân chia công việc cho các thành viên: Để có một sự kiện diễn ra trong êm đẹp, chắc chắn khâu tổ chức cần phải đủ nhân lực. Tất cả công việc đều có trong kịch bản, dựa vào đó người tổ chức sẽ tiến hành phân chia công việc sao cho đúng người đúng việc, mỗi người khi được làm đúng chuyên môn sẽ giúp sự kiện dễ thành công hơn.

- Tổ chức và kết thúc sự kiện: Việc tiến hành sự kiện chỉ là làm theo kịch bản có sẵn, trong đó từng người đã được phân chia nhiệm vụ rõ ràng, tất cả đều phải đọc thuộc kịch bản và xác định thời điểm mình cần xuất hiện trong sự kiện.

Sau khi sự kiện kết thúc, ban tổ chức cần lắng nghe những lời góp ý từ khách mời hoặc bất kỳ khách hàng nào để rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.

4.2. Thuê đơn vị chuyên tổ chức sự kiện

Chắc chắn, việc tự lên kế hoạch, tự tổ chức buổi sự kiện sẽ khiến doanh nghiệp hài lòng và yên tâm hơn tuy nhiên nếu sự kiện nào diễn ra trong doanh nghiệp mà họ cũng tự làm thì thật tốn thời gian và công sức.

Nhiều khi vì không chuyên mà việc nắm bắt giá cả thị trường khi thuê từng khoản mục sẽ trở nên đắt đỏ hơn. Vậy nên nếu thấy chúng rườm rà và quá sức của mình, doanh nghiệp có thể nghĩ đến phương án thuê một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Khi đó, bạn chỉ cần lên kế hoạch, thiết lập danh sách khách mời còn lại tất cả để đơn vị tổ chức sự kiện lo nhé.

Event là gì và những thông tin xoay quanh thuật ngữ này đã được làm rõ. Mong rằng với kiến thức trên đây, bạn sẽ biết cách lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện tốt và phù hợp cho doanh nghiệp của mình.