close
cách
cách cách cách cách cách

Outlook là gì? Phần mềm tuyệt vời dành cho môi trường công sở

image

CHIA SẺ BÀI VIẾT

Nếu bạn đang làm việc trong môi trường văn phòng thì chắc hẳn bạn đã từng sử dụng hoặc ít nhất là nghe nói đến Outlook. Outlook là một trong những phần mềm được đánh đánh giá là tốt nhất dành cho dân văn phòng. Điều này cũng khá dễ hiểu bởi phần mềm này cung cấp nhiều công cụ tuyệt vời giúp bạn quản lý thông tin và công việc. Vậy Outlook là gìCùng tìm hiểu về Outlook trong bài viết sau đây nhé!

1. Outlook là gì? Outlook có những ưu điểm tuyệt vời nào?

1.1. Outlook là gì?

Outlook là một phần mềm được thiết kế dành cho các công ty, doanh nghiệp và tổ chức. Đây là một phần mềm do Microsoft phát triển, trong đó chứa nhiều công cụ giúp người dùng quản lý một cách khoa học và hiệu quả các thông tin cá nhân và công việc.

Outlook được thiết kế dành cho môi trường công sở
Outlook được thiết kế dành cho môi trường công sở

Outlook chứa một loạt các công cụ tuyệt vời phục vụ cho hầu hết các công việc và nhu cầu của một cá nhân trong môi trường làm việc, bao gồm: Email, ghi chú, lịch, quản lý công việc, danh sách liên lạc và thậm chí là cả tạp chí và trình duyệt web.

Bạn có thể sử dụng Outlook như một ứng dụng độc lập, bởi Outlook cung cấp hầu hết mọi thứ mà bạn cần. Bên cạnh đó, Outlook cũng có thể được sử dụng kết hợp với nhiều ứng dụng khác cho mục đích trao đổi công việc, chia sẻ lịch biểu, các email nhiều người nhận. danh sách SharePoint…

Bởi vì được thiết kế cho môi trường doanh nghiệp cho nên bạn sẽ không thể sử dụng tài khoản cá nhân để đăng nhập vào Outlook. Hơn nữa, để sử dụng Outlook bạn cũng cần phải trả cước phí hoặc là mua bản quyền một phiên bản hoàn chỉnh.

Phiên bản Outlook mới nhất đã được cập nhật ở năm 2013 với rất nhiều ưu điểm và sự cải tiến cả về giao diện, tích năng, tốc độ và bảo mật. Bên cạnh đó, tính năng phiên dịch cũng được thêm vào Outlook ở phiên bản này, mang đến rất nhiều sự trợ giúp khi bạn làm việc với các đối tác là người nước ngoài.

Outlook cung cấp nhiều tính năng cho dân văn phòng
Outlook cung cấp nhiều tính năng cho dân văn phòng

1.2. Outlook sở hữu nhiều ưu điểm tuyệt vời

Như vậy, sau khi tham khảo những thông tin trong phần trước thì bạn đã hiểu được Outlook là gì. Tiếp theo, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những ưu điểm tuyệt vời của phần mềm này để lý giải được nguyên nhân Outlook được sử dụng rất phổ biến trong môi trường làm việc doanh nghiệp nhé!

1.2.1. Tính năng email vô cùng tuyệt vời

Bạn đang duyệt email bằng phần mềm gì? Đa số mọi người đều sử dụng Gmail và duyệt email bằng ứng dụng email của Google trên trình duyệt. Tuy nhiên đây chưa phải là một cách tối ưu, chưa kể đôi khi tốc độ truy cập vào trình duyệt email của bạn khá chậm và bạn cũng gặp khó khăn trong việc gửi đi những file có dung lượng lớn.

Thay vào đó, bạn nên chuyển sang sử dụng Outlook để duyệt email và chắc chắn bạn sẽ cảm thấy ngạc nhiên với tốc độ truy cập cực kỳ nhanh chóng. Hơn nữa, tính năng email trong Outlook còn không có giới hạn về dung lượng lưu trữ, nghĩa là bạn có thể lưu trữ bao nhiêu email cũng được.

Trải nghiệm duyệt email trên Outlook rất tuyệt vời
Trải nghiệm duyệt email trên Outlook rất tuyệt vời

Các email cũng có thể được sắp xếp và phân loại theo nhiều bộ lọc, chẳng hạn như sắp xếp theo thời gian nhận, thời gian gửi, hoặc dung lượng, email được đánh dấu sao…

Ngoài ra, Outlook còn hỗ trợ bạn gửi những tệp đính kèm có dung lượng lớn kèm theo email. Tệp sẽ được tải lên OneDrive hoặc Skype Drive và người nhận có thể truy cập đến tệp đó thông qua đường link trong email. Đặc biệt, trong một khoảng thời gian nhất định, bạn thậm chí còn có thể khôi phục là cả những email mà mình đã xóa đi từ trong thùng rác.

Outlook còn cung cấp thêm cả tính năng thông báo mỗi khi có email mới gửi đến và nhắc nhở về những email mà bạn chưa xem. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể bật tính năng nhắc nhở và ngăn chặn gửi email nếu chưa đính kèm tệp.

1.2.2. Chống spam hiệu quả và có tính bảo mật cao

Khả năng chống spam của Outlook được đánh giá cao và hoạt động tốt hơn khả năng chống spam của Gmail. Với Outlook bạn có thể chặn những địa chỉ email spam và thậm chí còn có thể chặn được tất cả các email tương tự được gửi đến từ một tên miền cụ thể nào đó.

Outlook chống spam hiệu quả và có tính bảo mật cao
Outlook chống spam hiệu quả và có tính bảo mật cao

Nếu bạn muốn sử dụng email cho mục đích marketing thì Outlook cũng có thể giúp bạn khởi tạo địa chỉ email chỉ dùng một lần. Như vậy không chỉ nhanh chóng, rút ngắn các thao tác mà còn tránh cho bạn bị spam. Ngoài ra, Outlook cũng cho phép người dùng thay đổi địa chỉ email, xóa đi hoặc tạo ra một địa chỉ email mới.

1.2.3. Kết nối đa dạng

Bạn có tin rằng mình có thể vừa duyệt email công việc, vừa nhắn tin qua skype lại vừa có thể lướt Facebook, Twitter… trong cùng một phần mềm không? Outlook cho phép bạn thực hiện điều này rất dễ dàng bởi Facebook, LinkedIn, Twitter… và các mạng xã hội phổ biến khác đều được tích hợp sẵn trong Outlook.

Điều đặc biệt nhất mà có lẽ chỉ Microsoft làm được đó là cho phép CSS và HTML hoạt động tốt trong môi trường phần mềm Outlook. Bạn có thể soạn email trong chế độ HTML và thêm vào rất nhiều chi tiết thú vị khiến cho email của mình trở nên sinh động hơn. Bạn cũng có thể phân loại email trong hộp thư đến theo hai danh mục là cá nhân và doanh nghiệp.

Bạn có thể vừa check mail vừa lướt Facebook
Bạn có thể vừa check mail vừa lướt Facebook

Ngoài ra, bạn cũng có thể mở nhiều cửa sổ cùng một lúc. Tính năng này cho phép bạn sử dụng nhiều tác vụ cùng một lúc mà vẫn đảm bảo sự mượt mà. Tính năng này thực sự phù hợp với môi trường làm việc nơi công sở khi mà bạn phải làm nhiều đầu việc cùng lúc. Nhìn chung, Microsoft đã làm rất tốt khi đưa tính năng đa nhiệm lên Outlook.

2. Nên sử dụng Outlook hay Gmail?

Outlook và Gmail hiện là hai nền tảng quản lý email chuyên nghiệp và phổ biến nhất hiện nay. Mỗi nền tảng mang những đặc trưng riêng biệt và phù hợp hơn với người sử dụng hoặc mục đích sử dụng khác nhau. Nếu bạn đang sử dụng cả hai nền tảng này hoặc đã từng sử dụng qua thì bạn sẽ hiểu được sự khác nhau rõ ràng đến từ Outlook và Gmail.

Nếu bạn mới bắt đầu làm việc với email và băn khoăn không biết nên sử dụng Outlook hay Gmail thì hãy đọc kỹ một vài chia sẻ sau đây nhé! Chúng ta sẽ so sánh Outlook và Gmail ở ba phương diện là giao diện, tính năng và bảo mật.

Xét về giao diện, Outlook sở hữu giao diện đơn giản, trực quan và mang hơi hướng công sở nhiều hơn so với Gmail.

Outlook được thiết kế với giao diện khoa học, bố cục gọn gàng và tối giản nhất có thể. Mặc dù bạn cần thực hiện thủ công khá nhiều thao tác nhưng hiệu quả mang lại là rất tốt. Ngược lại, giao diện của Gmail trông hiện đại hơn và thân thiện với nhiều người dùng hơn. Hơn nữa, giao diện Gmail cũng rất dễ sử dụng và dễ tùy chỉnh.

Outlook được thiết kế với giao diện khoa học và gọn gàng
Outlook được thiết kế với giao diện khoa học và gọn gàng

Xét về tính năng, Outlook và Gmail đều cung cấp những tính năng tương tự nhau và đều hỗ trợ người dùng đa nền tảng. Tuy nhiên, Outlook được thiết kế hướng đến người dùng công sở nhiều hơn. Lịch, bảng phân công công việc… và các mẫu email cũng được thiết kế cho mục đích này.

Cuối cùng là xét trên phương diện bảo mật thì cả Outlook và Gmail đều có khả năng bảo mật rất tốt. Với Outlook, bạn còn có thể xem được cả thống kê các số liệu liên quan đến email của mình.

Qua những thông tin được tổng hợp và chia sẻ trong bài viết trên, chắc hẳn bạn đã hiểu được Outlook là gì và tại sao nói Outlook được thiết kế dành cho môi trường làm việc công sở. Nếu bạn là người thường xuyên làm việc với email thì nên sử dụng Outlook để quản lý email của mình một cách khoa học và thao tác nhanh chóng hơn.

Edge là gì?

Edge là gì? Microsoft Edge là gì? Tìm hiểu chi tiết hơn về trình duyệt nổi tiếng Microsoft Edge trong bài viết sau đây nhé!

Edge là gì?

BÀI VIẾT LIÊN QUAN
đối phó nỗi sợ hãi trong quá trình phỏng vấn
Tìm hiểu lý do và cách đối phó nỗi sợ hãi trong quá trình phỏng vấn
Chúng ta cần phải làm gì để đối phó nỗi sợ hãi trong quá trình phỏng vấn? Nỗi sợ hãi sẽ gây ra những điều gì và nguyên nhân của nỗi sợ hãi đó là gì? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết với vieclam123.vn qua bài viết dưới đây.

Kế toán bán hàng xin việc
Cách thức chuẩn bị giúp ứng viên Kế toán bán hàng xin việc hiệu quả
Nhu cầu của công việc Kế toán bán hàng hiện nay như thế nào? Kế toán bán hàng xin việc cần những tố chất gì? Khi xin việc, Kế toán bán hàng cần chuẩn bị những gì? Hãy cùng bài viết sau đây của vieclam123.vn khám phá.

câu hỏi phỏng vấn Nhân viên kinh doanh vé máy bay
Khám phá trọn bộ câu hỏi phỏng vấn Nhân viên kinh doanh vé máy bay
Làm cách nào để chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn Nhân viên kinh doanh vé máy bay để trả lời một cách hiệu quả? Đặt câu hỏi thông minh trong buổi phỏng vấn đối với vị trí Nhân viên Kinh doanh vé máy bay như thế nào? Hãy cùng vieclam123.vn tìm hiểu.

câu hỏi phỏng vấn Nhân viên kinh doanh tour
Trọn bộ câu hỏi phỏng vấn Nhân viên kinh doanh tour và cách trả lời
Tìm hiểu về những câu hỏi phỏng vấn Nhân viên kinh doanh tour thường gặp nhất và cách trả lời những câu hỏi này theo hướng đi có thể gây ấn tượng với Nhà tuyển dụng thông qua bài viết dưới đây của vieclam123.vn.