1. Những thông tin chung về onboarding là gì?

1.1. Bạn hiểu như thế nào về onboarding?

Onboarding là một thuật ngữ tiếng Anh, dịch sang tiếng Việt có nghĩa là “nhập môn”. Trong lĩnh vực nhân sự thì onboarding chính là một quy trình nhập môn cho nhân viên mới. Tức là người chịu trách nhiệm sẽ phổ biến và hướng dẫn nhân viên mới để họ có thể làm quen, thích nghi với văn hóa và môi trường làm việc tại công ty.

Những điều mà nhân viên mới cần biết được trong một môi trường làm việc mới đó chính là cách thức xưng hô, cách ứng xử, giao tiếp với đồng nghiệp, cấp trên và cả cách tuân thủ các quy định, nội quy của công ty. Một cách cơ bản thì onboarding chính là quá trình mà giúp nhân viên mới được hiểu, được trải nghiệm và được quen thuộc mọi thứ ở công ty như những nhân viên cũ. Hay nói cách khác chính là quy trình giúp nhân viên mới có thể rút ngắn khoảng cách với nhân viên cũ về trình độ và sự thích nghi. 

1.2. Onboarding có ý nghĩa ra sao với doanh nghiệp?

Sự hài hoà của nhân viên mới với văn hóa làm việc và nhân viên cũ trong công ty càng nhanh chóng thì khả năng phát huy năng lực của nhân viên mới với công việc càng được thực hiện và diễn ra nhanh hơn. Tức là khi nhân viên mới đã có sự thân thuộc với môi trường xung quanh mình thì họ sẽ càng tự tin hơn để thể hiện được năng lực cũng như sự cống hiến của mình.

Cùng với đó, khi nhân viên mới có quá trình nhập môn tốt sẽ giúp cho nhân viên có sự đồng đều hơn về nhận thức, về cách ứng xử, tạo ra các giá trị bền vững hơn cho văn hoá doanh nghiệp.

Không những vậy, onboarding còn được xem như một dấu gạch nối giữa quy trình tuyển dụng và đào tạo. Nếu như quá trình onboarding được thực hiện hiệu quả thì sẽ tạo nên một sự thống nhất mang tính chuyên nghiệp từ quy trình tuyển dụng cho tới đào tạo phát triển nguồn nhân lực. Điều này sẽ góp phần làm giảm được khả năng nhân viên nghỉ việc trong những thời gian đầu đi làm tại công ty. Giúp công ty có thể giữ được nhân tài và có đội ngũ nhân lực chất lượng hơn. 

Từ sự tương tác và thấu hiểu lẫn nhau, giữa nhà tuyển dụng và nhân viên mới, giữa nhân viên mới và nhân viên cũ sẽ giúp cho mối quan hệ trở nên bền vững hơn. Qua đó phát triển và thúc đẩy sự tăng trưởng về doanh thu cũng như quy mô của công ty trong tương lai. 

2. Doanh nghiệp thực hiện onboarding như thế nào để hiệu quả?

Khi đã nắm bắt được onboarding là gì thì bạn cũng có thể thấy được sự cần thiết của onboarding với doanh nghiệp. Vậy các doanh nghiệp thực hiện quy trình này như thế nào và làm cách nào để có được hiệu quả cao nhất?

2.1. Cách thức onboarding của các doanh nghiệp

Thông thường, mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình thực hiện onboarding riêng. Điều này sẽ tùy thuộc vào quy mô, tính chất của doanh nghiệp cộng với sự sẵn lòng hỗ trợ của các nhân viên cũ hay không.

Thông thường, những doanh nghiệp lớn hay có yếu tố nước ngoài thường chú trọng vào onboarding hơn so với các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam. Bởi họ nhận thức rõ được sự quan trọng cũng như lợi ích mà onboarding mang lại cho nhân viên mới cũng như cho doanh nghiệp. Vì thế mà những doanh nghiệp này thường có một đội ngũ riêng để đảm nhận việc onboarding.

Chương trình đào tạo nhập môn cho nhân viên mới thực tế sẽ có rất nhiều hướng để triển khai. Tuy nhiên, để mang đến hiệu quả và sự đồng nhất thì mỗi doanh nghiệp chỉ nên xây dựng cho mình một quy trình chung nhất. Điều này nhằm đảm bảo quá trình nhập môn của nhân viên mới được đồng đều, sự hỗ trợ của nhân viên cũ cũng trở nên thuận tiện hơn cho dù họ không ở trong nhóm thực hiện onboarding.

Nếu như cách triển khai onboarding tại doanh nghiệp là đa dạng thì làm thế nào để doanh nghiệp có thể thực hiện việc onboarding hiệu quả nhất?

2.2. 4 bước trong quy trình onboarding mang lại hiệu quả

Để hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện việc đào tạo nhập môn cho nhân viên mới được tốt nhất thì dưới đây sẽ là 4 bước cho một quy trình onboarding hiệu quả bạn có thể tham khảo.

2.2.1. Pre-onboarding

Ngay khi có một ứng viên quyết định gia nhập công ty và sẽ sẵn sàng để làm các thủ tục liên quan thì giai đoạn đầu của onboarding đã được khởi động. Pre-onboarding thực sự là một giai đoạn cực kỳ nhạy cảm.

Điều này là tại sao? Hầu hết các nhân viên mới đến thường khá tò mò về công ty cũng như đồng nghiệp. Họ thường có xu hướng tìm kiếm thông tin trên mạng xã hội, các group review công ty để tìm hiểu thông tin. Và chính vì thế mà chỉ cần có một sự sai lệch nhỏ thôi cũng khiến tâm lý của nhân viên mới hoang mang và có thể đưa ra quyết định từ chối.

Chính vì thế, với vai trò là HR onboarding, bạn cần cung cấp những thông tin chính xác, cụ thể và chi tiết nhất về doanh nghiệp cũng như môi trường làm việc. Đồng thời hỗ trợ họ trong việc thực hiện các thủ tục liên quan như nghỉ việc ở công ty cũ chẳng hạn, hãy để nhân viên mới đưa ra khoảng thời gian thích hợp mà họ có thể đi làm. Như vậy sẽ giúp cho nhân viên mới cảm thấy được tôn trọng hơn, được lắng nghe hơn, tạo sự hào hứng hơn ở một môi trường làm việc mới sắp tới. 

2.2.2. Orientation

Giai đoạn chào đón nhân viên mới là giai đoạn thứ 2 trong quy trình onboarding. Ở giai đoạn này, bạn cần biết những nhân viên mới này đều là trang giấy trắng và họ chưa có bất cứ thông tin gì về cách làm việc cũng như văn hóa của công ty. Vì thế mà điều bạn cần làm là phổ biến hết những điều này.

Mở đầu của quy trình chào đón nhân viên mới có thể là 1 tour tham quan công ty, giới thiệu các phòng ban, phòng ăn, chỗ để xe, giới thiệu nhân viên mới với bộ phận và vị trí mà họ sắp nhận. Sau đó là phổ biến các chính sách, đãi ngộ của công ty, hình thức trả lương, cách thức chấm công,... Tất cả đều cần được cung cấp cho nhân viên mới. Dĩ nhiên, bạn có thể không cần thực hiện hết trong 1 ngày tất cả những điều trên, thế nhưng, việc chào đón không nên quá lâu.

Thêm vào đó, ngày đầu tiên đi làm của nhân viên mới không cần quá nặng nề, điều quan trọng nhất là giúp họ có cảm giác thoải mái và có thể thích nghi với môi trường làm việc của công ty. Cuối của giai đoạn Orientation này thì nhân sự nên có một buổi họp với tất cả những nhân viên mới để lắng nghe chia sẻ của họ cũng như nắm bắt sự thích nghi của những nhân viên mới này tại công ty ra sao.

2.2.3. Role specific training

Đào tạo theo vai trò cụ thể là một trong những bước rất quan trọng của onboarding. Điều này nhằm giúp cho nhân viên mới biết cụ thể về vai trò, trách nhiệm cũng như công việc chính của mình. Do vậy mà HR onboarding sẽ cần có sự phối hợp của nhân viên cũ trong phòng ban đó để giúp nhân viên mới có quá trình training bài bản hơn, đúng mục tiêu hơn.

Việc training có thể được thực hiện song song, tức là nhân viên vừa làm việc vừa được đào tạo. Điều này sẽ giúp họ có thể lý thuyết và thực hành song song tốt hơn. Thêm vào đó, hãy nêu rõ quy trình training và những bài test liên quan mà ứng viên sẽ cần thực hiện. Sự rõ ràng sẽ giúp họ nhận thấy mình được quan tâm hơn với việc phát triển bản thân và họ cũng dễ dàng để tham khảo khi cần thiết.

2.2.4. Ongoing support

Bước cuối cùng cho một quy trình onboarding hiệu quả chính là hỗ trợ nhân viên mới. Đây là sự chuyển đổi giai đoạn của một nhân viên mới sang một nhân viên chính thức. Điều này có nghĩa là họ sẽ phải nhận thức rõ ràng trách nhiệm của mình với công việc và công ty, có những KPI cụ thể và có những sự kỳ vọng cụ thể từ cấp trên.

Để làm tốt điều này thì bạn sẽ cần lãnh đạo phòng ban tác động với việc khích lệ, động viên nhân viên mới. Sau đó cùng với nhân viên mới thảo luận và đề ra các mục tiêu. Sau 1 tháng, hãy ngồi lại với họ để đánh giá kết quả cũng như xem xét lại các mục tiêu đã được hoàn thành ở mức độ nào. Thông qua đó giúp họ nhận thấy được mình cần phải làm gì để cải thiện những vấn đề tồn tại và phát huy điểm mạnh nào trong tương lai.

Thực tế thì đây sẽ chỉ là một quy trình onboarding với 4 bước cơ bản có thể nâng cao hiệu quả cho quá trình đào tạo nhập môn. Và để cải thiện tốt hơn thì bạn cần có sự thay đổi nhất định trong cách thực hiện để phù hợp hơn với quy mô của doanh nghiệp, văn hóa doanh nghiệp xây dựng. Bởi không có doanh nghiệp nào là giống nhau, vì thế mà onboarding cũng cần có sự đặc trưng riêng biệt nhất định nhằm mang đến một quy trình đào tạo chuyên nghiệp, phù hợp và tăng khả năng thích nghi tốt.

Có thể nhận thấy rằng onboarding là một quy trình giúp cho đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp có sự đồng đều hơn về nhận thức và tư duy phát triển doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải công ty nào cũng có một quy trình đào tạo bài bản và hiệu quả. Hy vọng bài viết không chỉ giúp bạn hiểu được onboarding là gì mà còn cung cấp thông tin giá trị để bạn có thể xây dựng một quy trình đào tạo nhập môn mang đến hiệu quả cao cho doanh nghiệp mình.