1. Nợ và có trong kế toán là gì?

Nợ - có trong kế toán trước hết gợi nhắc cho chúng ta về những loại tài khoản quen thuộc được sử dụng ở chuyên ngành này. Bản chất của chúng bắt nguồn từ việc các đối tượng hay tài khoản trong ngành kế toán sẽ diễn ra những biến động về sự tăng giảm. Thực tế ngành đòi hỏi phải có những nguyên tắc, phương pháp để theo dõi, quản lý những biến động này một cách hiệu quả, sát sao. Vì vậy, ngành đặt ra cho nhân viên kế toán một nhiệm vụ quan trọng đó là ghi chép lại mọi sự biến động diễn ra trong khuôn khổ tài khoản nợ và tài khoản có. Trong đó, tài khoản nợ sẽ thể hiện rõ các biến động theo chiều hướng gia tăng và ngược lại, tài khoản có sẽ thể hiện những biến động giảm của tài khoản.

Ví dụ sau giúp cho bạn đọc dễ hình dung được rõ ràng hơn về bản chất của nợ và có trong kế toán: Khi nhận tiền mặt thì đồng nghĩa làm cho lượng tiền mặt nói chung của bạn tăng lên. Kế toán viên sẽ ghi biến động này vào trong tài khoản nợ. Còn khi chi tiền mặt thì khiến cho số tiền mặt hiện có của bạn bị giảm đi, đồng nghĩa kế toán viên sẽ ghi biến động này vào tài khoản có. 

2. Các phương pháp khi thực hiện tài khoản nợ và có

2.1. Phương pháp ghi sổ kép 

Phương pháp này được sử dụng nhằm giúp cho doanh nghiệp phản ánh đầy đủ, chi tiết về nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra. Trong đó, phương pháp sẽ ghi lại các tài khoản kế toán phát sinh dựa trên mối quan hệ đối ứng. Các kế toán viên cần ghi chép tối thiểu hai lần vào tối thiểu 2 tài khoản mà hai tài khoản này ở trong mối quan hệ đối ứng với một tài khoản tiền phát sinh. 

Việc ghi chép vào tài khoản nợ hay có cũng không có nhiều khác biệt vì bản chất, cả hai loại tài khoản sẽ ở trong mối quan hệ đối ứng với nhau, thể hiện cùng một số tiền. Tương tự, My cũng đưa ra một ví dụ để bạn hiểu được thông tin My vừa cung cấp.

Nếu có một công ty gửi tiền vào tài khoản tại ngân hàng nọ thì số tiền này sẽ liên quan trực tiếp tới biến động tăng trong tài khoản ở ngân hàng mà công ty đã mở, đồng thời nó sẽ là biến động giảm đối với tài khoản của công ty. Thực chất thì hai loại tiền này đều cùng là tài sản của công ty. Đối với khoản tài sản tăng, kế toán viên sẽ ghi chép vào tài khoản nợ còn tài khoản giảm thì được ghi trong tài khoản có. 

2.2. Phương pháp định khoản kế toán

Định khoản kế toán chính là một phương pháp xác định giao dịch hay nghiệp vụ kinh tế tạo ra sự phát sinh về tiền sẽ được kế toán viên ghi chép vào trong hai tài khoản của kế toán là nợ và có. Việc định khoản được thực hiện trước khi ghi sổ kế toán vì thế định khoản là khâu trung gian sẽ giúp phân việc phù hợp, tránh khỏi các sai sót không đáng khi thực hiện lưu dữ liệu vào trong sổ sách kế toán. 

Vậy thì việc ghi tài khoản nợ có trong kế toán cũng phải được định khoản. Vậy để định khoản tài khoản nợ và có, bạn cần nắm bắt những điều gì?

2.2.1. Nguyên tắc định khoản nợ và có trong kế toán

Kế toán viên cần xác định rõ ràng và tiến hành ghi chép tài khoản nợ trước tài khoản có. Việc ghi chép này cần đảm bảo được rằng cùng một định khoản thế nhưng tổng tiền nhập vào tài khoản nợ và có cần có sự đồng nhất. Khi ghi chép lại một định khoản nào đó có độ phức tạp thì kế toán viên cần phải chia ra làm nhiều tài khoản khác nhau. Ngược lại, không được gộp các định khoản từ đơn giản để tạo ra một định khoản phức tạp. 

2.2.2. Quy trình định khoản nợ và có trong kế toán

Khi tiến hành định khoản tài khoản nợ và có ở trong hoạt động kế toán thì bạn cần thực hiện theo quy trình như sau:

- Kế toán viên cần phải xác định được các đối tượng ở mỗi chứng từ kế toán cụ thể là gì. Tiếp đến, nắm bắt những biến động của chúng về mức độ tăng giảm. 

Sử dụng tài khoản kế toán nào thì tài khoản đó phải được xác định rõ ràng. Bên cạnh đó nhân viên kế toán cũng cần xác định rõ số tiền, số nợ và có. 

3. Tăng giảm nợ và có trong kế toán được quy định thế nào?

Trong tài khoản nợ và có, người ta phân ra làm 9 loại khác nhau và lấy tên gọi của loại bằng chính các số đếm từ 1 đến 9. Các loại này mang đặc điểm, tính chất khác nhau như sau:

- Tài khoản 1 - 2 là tài sản. Chúng thuộc sở hữu của doanh nghiệp. Khi phát sinh nghiệp vụ kế toán thì nếu số tài sản tăng, kế toán viên sẽ ghi vào mục Nợ. Còn trong trường hợp tài khoản bị giảm đi thì sẽ ghi vào mục Có. Mục Nợ trong tài khoản nợ có gồm số dư ở cả đầu kỳ lẫn cuối kỳ.

- Tài khoản 3 - 4 là nguồn vốn. Chúng được sử dụng với mục đích giúp hình thành tài sản. Khi nguồn vốn tăng lên thì bạn ghi vào mục Có và bao gồm cả số dư ở đầu kỳ cùng số dư cuối kỳ. Khi nguồn vốn giảm xuống thì bạn ghi vào mục Nợ. 

- Tài khoản 5 - 7 thể hiện doanh thu cùng những khoản thu nhập khác. Khi nội dung này tăng sẽ ghi vào mục Có, giảm đi thì ghi vào mục Nợ. Điều quan trọng đó số liệu sẽ được ghi lại vào trong tài khoản số 9 nhằm xác định lãi, lỗ của doanh nghiệp ở thời điểm cuối tháng kết.

- Tài khoản 6 - 8 là chi phí. Cũng tương tự nguyên tắc ghi của các tài khoản trên, tăng sẽ ghi tại mục Nợ, giảm sẽ ghi vào mục Có. Tới cuối tháng kết thì hai tài khoản này được chuyển vào tài khoản 9. 

Như vậy, khi đã hiểu được nợ và có trong kế toán là gì thì bạn càng dễ thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn một cách chuẩn chỉnh, trơn tru đối với nghiệp vụ kế toán của mình. Đối với những người ở bên ngoài ngành kế toán, không có chuyên môn sâu đối với nghiệp vụ kế toán khi hiểu rõ về tài khoản nợ và có trong kế toán cũng sẽ hiểu thuận lợi hiểu được nguyên lý hoạt động cơ bản của kế toán diễn ra như thế nào. Vậy là My đã hoàn thành nhiệm vụ giúp cho bạn đọc có thể hiểu biết rõ ràng về kiến thức cơ bản nhất trong mảng ngành kế toán.