1. Giải đáp nhân viên thu mua xuất nhập khẩu làm gì?

1.1. Hiểu nhân viên thu mua xuất nhập khẩu là gì?

Xuất nhập khẩu là một ngành hot hiện nay, chính vì thế mà nhân viên thu mua xuất nhập khẩu được rất nhiều bạn chú ý. Vậy, nhân viên thu mua xuất nhập khẩu là gì?

Nhân viên thu mua xuất nhập khẩu là người làm việc trong bộ phận thu mua (Procurement/Purchasing) của công ty, doanh nghiệp xuất nhập khẩu hiện nay. Đây là bộ phận chuyên đảm nhận các công việc liên quan tới giao dịch hàng hóa, dịch vụ nhằm mục đích xuất nhập khẩu. Vì thế mà nhân viên thu mua sẽ có nhiệm vụ tìm kiếm, thu thập hàng hoá và tiến hành thu mua về doanh nghiệp với mức chi phí rẻ nhất nhưng vẫn đảm bảo về mặt chất lượng.

Nhân viên thu mua sẽ không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hoá về mặt lợi nhuận mà đây còn là sự đảm bảo cho việc cung cấp, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng. Vì thế mà đây được coi là bộ phận cũng như vị trí cốt lõi của quy trình sản xuất trong doanh nghiệp.

Vậy chính xác thì nhân viên thu mua làm gì? Công việc chi tiết của một nhân viên thu mua sẽ được bật mí ngay sau đây!

1.2. Nhân viên thu mua xuất nhập khẩu làm gì?

Nếu như đã hiểu được nhân viên thu mua là gì thì bạn sẽ có thể phần nào hình dung ra công việc của nhân viên thu mua xuất nhập khẩu. Cụ thể thì câu trả lời cho nhân viên thu mua xuất nhập khẩu làm gì gồm có:

1.2.1. Lên kế hoạch thu mua

Trước khi các hoạt động thu mua chính thức được diễn ra thì nhân viên thu mua xuất nhập khẩu sẽ cần làm việc với phòng Kế hoạch và Sản xuất. Điều này nhằm phục vụ cho việc lên kế hoạch thu mua một cách chi tiết nhất để trình lên cấp trên phê duyệt.

Hoạt động thu mua là một hoạt động quan trọng. Không chỉ ảnh hưởng tới việc sản xuất của doanh nghiệp mà còn liên quan tới việc phục vụ khách hàng. Vì thế mà kế hoạch cần nêu rõ mục tiêu, số lượng, sản lượng và chất lượng của từng đối tượng được thu mua cần có.

1.2.2. Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp

Khi đã có một kế hoạch chuẩn chỉnh và được phê duyệt thì nhân viên thu mua xuất nhập khẩu sẽ bắt tay vào việc tìm kiếm, sàng lọc và lựa chọn ra nhà cung cấp phù hợp với những điều mà doanh nghiệp muốn trong lần thu mua này. 

Với các mặt hàng mới, nhân viên thu mua cần khảo sát thêm giá và chất lượng của một số nhà cung cấp mới, so sánh với nhà cung cấp cũ. Điều này sẽ tránh được tình trạng quen mặt đắt hàng cũng như đảm bảo được yêu cầu về chất lượng, chi phí.

Trường hợp là các mặt hàng mới, nhân viên thu mua xuất nhập khẩu sẽ tìm kiếm các mặt hàng đúng theo tiêu chuẩn đề ra, tìm hiểu và giá thành và đàm phán với các nhà cung cấp để đưa ra sự lựa chọn cho mình. 

1.2.3. Thực hiện các giao dịch đơn hàng

Khi các sự lựa chọn đã được xác định rõ ràng thì nhân viên thu mua xuất nhập khẩu sẽ tiến hành các giao dịch để hàng hóa, nguyên vật liệu được cung cấp đầy đủ, kịp thời theo nhu cầu của doanh nghiệp và khách hàng.

Những công việc trong quá trình này có thể kể đến như:

- Xác nhận về số lượng sản phẩm, đơn hàng với nhà cung cấp

- Tiến hành ký kết hợp đồng với nhà cung cấp

- Theo dõi các đơn hàng đang trong quá trình vận chuyển và xử lý các sự cố liên quan

- Nghiệm thu hàng hóa đã nhận và tiến hành ủy quyền thanh toán những khoản còn tồn đọng

- Đối chiếu hàng hóa sản phẩm đã nhận so với danh sách

- Tiến hành xử lý những đơn hàng lỗi với nhà cung cấp nếu có.

1.2.4. Thực hiện những công việc khác

Bên cạnh các công việc chính nêu trên thì nhân viên thu mua xuất nhập khẩu còn thực hiện những công việc khác như:

- Xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp uy tín, phù hợp với doanh nghiệp

- Chịu trách nhiệm lưu giữ, thống kê và xử lý các giấy tờ liên quan trong quá trình mua bán để bàn giao cho kế toán

- Chịu trách nhiệm quản lý và nắm bắt tình hình của các nhân viên logistics cũng như vấn đề tài chính liên quan tới các đơn hàng bị sai lệch

- Đề xuất và đưa ra ý kiến nhằm mục đích cải thiện quy trình, nâng cao chất lượng của bộ phận thu mua nói chung cũng như hoạt động thu mua của từng cá nhân nói riêng.

2. Nhân viên thu mua xuất nhập khẩu cần có kỹ năng gì?

Là một bộ phận quan trọng nên mỗi nhân viên thu mua xuất nhập khẩu đều cho thấy được sự ảnh hưởng của mình tới quá trình hoạt động của công ty. Do vậy mà để làm tốt vai trò, nhiệm vụ của một nhân viên thu mua xuất nhập khẩu, bạn sẽ cần có những kỹ năng sau đây:

- Quản lý tốt mối quan hệ

Nhân viên thu mua xuất nhập khẩu sẽ cần làm việc với rất nhiều đối tượng như nhà cung cấp, khách hàng, đồng nghiệp ở những phòng ban khác,... Chính vì thế mà việc quản lý tốt mối quan hệ sẽ là sự hỗ trợ để bạn có thể thực hiện tốt vai trò của mình trong công việc, giúp vấn đề được giải quyết, thực hiện một cách suôn sẻ hơn.

- Kỹ năng đàm phán

Đàm phán là một kỹ năng quan trọng của nhân viên thu mua xuất nhập khẩu. Nhờ có kỹ năng này bạn sẽ có thể mang đến giá trị lợi nhuận tốt nhất cho doanh nghiệp. Cùng với đó, đây sẽ là cách để giúp bạn nắm bắt và thấu hiểu được tâm lý của đối phương, khi nào nên kiên trì và khi nào nên có sự thỏa hiệp. Biết mềm mỏng, biết tiến biết lùi sẽ giúp bạn phát triển hơn nữa trong con đường sự nghiệp của mình.

- Kỹ năng quản lý thời gian

Hàng hóa được đặt mua đúng thời gian và được chuyển cho khách hàng đúng hạn là yêu cầu đặt ra với nhân viên thu mua xuất nhập khẩu. Do vậy mà bạn sẽ cần biết cách quản lý các khoảng thời gian sao cho chuẩn nhất để giảm đi thời gian chết giữa các quy trình và mang đến hiệu quả cao nhất trong công việc.

Hiện nay, thương mại điện tử đã giúp bạn tối ưu hóa quá trình mua hàng, tuy nhiên, việc quản lý tốt thời gian của mình sẽ là cách để bạn chủ động hơn trong công việc và phân chia công việc hợp lý hơn.

- Kỹ năng phân tích và ra quyết định

Phân tích và ra quyết định nhanh chóng là một trong những công việc bạn cần thực hiện với vai trò là nhân viên thu mua xuất nhập khẩu. Bạn cần lựa chọn nhà cung cấp nào, sản phẩm ra sao, đưa ra mức giá như thế nào, bao bì sử dụng nguyên liệu gì,... Tất cả những yếu tố này đều được tính toán và đối khi, nhân viên thu mua xuất nhập khẩu sẽ phải có một quyết định nhanh chóng đầy khó khăn. 

3. Cơ hội nghề nghiệp của nhân viên thu mua xuất nhập khẩu ra sao?

Như đã nói ở trên, logistics là ngành hot và có nhiều tiềm năng phát triển. Chính vì thế mà nhân viên thu mua xuất nhập khẩu cũng có cơ hội nhiều không kèm cho các bạn ứng viên theo đuổi, lựa chọn ngành nghề này.

Trên thực tế, hầu hết, các doanh nghiệp kinh doanh nói riêng và doanh nghiệp hoạt động logistics nói chung đều cần có một quá trình thu mua đảm bảo. Bởi nếu có một quy trình tốt thì doanh nghiệp đã có được cho mình lợi thế kinh doanh hiệu quả. Chính vì vậy mà đây sẽ là cơ hội cho tất cả các bạn ứng viên cố gắng hơn nữa để theo đuổi con đường sự nghiệp đang rất rộng mở này nhé.

Những thông tin trên là toàn bộ chia sẻ chi tiết về nhân viên thu mua xuất nhập khẩu. Mong rằng, bài viết đã giúp bạn hiểu rõ công việc của nhân viên thu mua xuất nhập khẩu cũng như kỹ năng cần có của vị trí này.