Bài viết dưới đây cung cấp cho bạn bản mô tả công việc chi tiết về vị trí quản lý đơn hàng, theo đó những ai mong muốn ứng tuyển vào vị trí này có thể dễ dàng tiếp cận và gia tăng cơ hội trúng tuyển. Cùng theo dõi nhé.

1. Bạn hiểu nhân viên quản lý đơn hàng là gì?

Nhân viên quản lý đơn hàng tiếng Anh là “Merchandiser” - đây là vị trí chịu trách nhiệm cho toàn bộ quá trình đặt và giao hàng cho khách. Nghĩa là tất cả những phát sinh của khách kể từ khi có nhu cầu đặt hàng cho đến khi nhận được hàng đều do vị trí này đảm nhận.

Nhân viên quản lý đơn hàng có vai trò cực kỳ quan trọng, bởi lẽ năng suất làm việc của họ có ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu của toàn doanh nghiệp.

Càng những doanh nghiệp có nghiệp vụ bán hàng phức tạp thì vai trò của nhân viên quản lý đơn hàng càng lớn, chính vì vậy trước khi ứng tuyển, các ứng viên nhất định phải tìm hiểu thật kỹ các yêu cầu cũng như nắm rõ bản mô tả công việc của vị trí này để gia tăng cơ hội.

Nếu chưa biết tham khảo bản mô tả công việc của nhân viên quản lý đơn hàng ở đâu chính xác, vậy đừng bỏ qua những chia sẻ hữu ích sau đây.

2. Mô tả công việc của nhân viên quản lý đơn hàng chi tiết nhất

Là người kết nối giữa doanh nghiệp và khách hàng, nhân viên quản lý đơn hàng mang trong mình sứ mệnh cũng như trọng trách cực kỳ to lớn. Công việc của họ không chỉ đơn giản là ngồi yên ở đó mà theo dõi xem ai là người đặt hàng và bên giao hàng đã giao thành công hay chưa. Vậy hãy theo dõi những chia sẻ sau đây để hiểu rõ hơn về phần công việc của vị trí này nhé.

2.1. Thực hiện tiếp nhận đơn hàng

Là người quản lý đơn hàng, nhân viên vị trí này sẽ phải thực hiện tiếp nhận đơn từ khách hàng. Trong quá trình tiếp nhận đơn hàng, thường khách hàng sẽ có những thắc mắc hay câu hỏi muốn được giải đáp, vậy nên nhân viên quản lý đơn hàng sẽ phải tư vấn đồng thời giải đáp tất cả những mong muốn của họ.

Bên cạnh đó, cần thuyết phục khách hàng để họ hiểu rõ về các điều khoản trong hợp đồng, từ đó chấp nhận đặt hàng theo nhu cầu.

Khi cả 2 đã thương lượng, đàm phán thành công, khách hàng sẽ gửi sản phẩm mẫu mà họ mong muốn sản xuất, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ tiếp nhận sản phẩm mẫu này và chuyển tới các bộ phận chức năng chuyên biệt để được giải quyết.

Nhìn chung, nhiệm vụ này khá giống với nhân viên tư vấn sản phẩm hoặc nhân viên bán hàng, tuy nhiên bạn đừng nhầm lẫn các vị trí đó là một nhé, ngay cả khi chúng có chung mục đích là bán hàng.

2.2. Chuẩn bị đơn hàng theo yêu cầu

Khi nhận được hàng mẫu khách gửi, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ phải tiến hành tìm kiếm, chuẩn bị những nguyên vật liệu phù hợp và đặt mua chúng. Giao cho bộ phận sản xuất để họ làm ra những sản phẩm theo đúng hàng mẫu khách gửi.

Quản lý đơn hàng sẽ chủ động sắp xếp kế hoạch và lên lịch cụ thể để giao hàng cho nhà cung cấp, giao cho các đối tác của mình và tạo lịch xuất kho để bộ phận sản xuất theo đó mà áp dụng.

Kể từ khi đơn hàng được đưa vào sản xuất, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ có nhiệm vụ đốc thúc phòng sản xuất để đảm bảo số lượng hàng theo yêu cầu, đồng thời cũng phải kiểm soát về chất lượng để chắc chắn chúng được sản xuất giống như hàng mẫu.

Mặc dù bộ phận sản xuất là nơi phụ trách tạo ra hàng hoá thế nhưng việc đảm bảo tiến độ giao hàng lại là nhiệm vụ của nhân viên quản lý đơn hàng. Cho nên hãy chú ý đốc thúc các phân xưởng để làm sao vừa đảm bảo chất lượng lẫn số lượng giao hàng hiệu quả nhé.

Trong quá trình chuẩn bị hàng hóa, nếu có vấn đề gì phát sinh thì nhân viên quản lý đơn hàng cần phải đứng ra giải quyết. Bên cạnh đó, bạn cũng phải chuẩn bị đầy đủ những giấy tờ quan trọng để thông quan cho bộ phận Xuất nhập khẩu.

Chưa hết, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ phải phối hợp nhịp nhàng với bộ phận vận chuyển để sắp xếp lịch xuất kho hàng cho hợp lý.

2.3. Chăm sóc khách hàng sau khi trả hàng cho khách

Ngay cả khi khách hàng đã nhận về đủ số lượng hàng mình yêu cầu thì nhiệm vụ của nhân viên quản lý đơn hàng vẫn chưa kết thúc nhé. Bạn cần liên hệ với khách để hỗ trợ và giải quyết các vấn đề mà họ gặp phải chẳng hạn như hàng lỗi, hàng hỏng do nhiều nguyên nhân khác nhau,...

Bên cạnh đó, bạn cần làm đề xuất thanh toán dựa theo điều khoản trong hợp đồng mà 2 bên đã ký kết trước đó, tiếp tục thu thập thông tin và phản hồi từ phía khách hàng. Từ đó nâng cấp, cải tiến và khắc phục những điểm yếu mà doanh nghiệp đang gặp phải.

2.4. Nhân viên quản lý đơn hàng thực hiện một số nhiệm vụ khác

Ngoài những nhiệm vụ nêu trên, nhân viên quản lý đơn hàng còn phải tiến hành một số đầu việc quan trọng khác, cụ thể như là:

- Đưa ra dự báo về số lượng, doanh số cũng như mức lợi nhuận có thể đạt được trong tháng.

- Tiến hành lập báo cáo tháng, báo cáo định kỳ theo yêu cầu của cấp trên.

- Dựa vào các thông tin trên báo cáo, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ tiến hành phân tích và xử lý để tối ưu doanh số bán hàng.

3. Nhân viên quản lý đơn hàng và những yêu cầu cần thiết

Do nắm giữ vai trò quan trọng cùng với loạt đầu việc khác nhau, nhân viên quản lý đơn hàng phải là người hội tụ nhiều yếu tố mới có thể đảm nhận nhiệm vụ tốt. Khi tuyển dụng, doanh nghiệp thường đưa ra một số yêu cầu khắt khe đối với ứng viên của mình như sau:

- Ứng viên phải có kinh nghiệm làm nhân viên quản lý đơn hàng hoặc một số vị trí tương đương như nhân viên kinh doanh, nhân viên bán hàng,...

- Có trình độ ngoại ngữ tốt, đặc biệt là tiếng Anh bởi đây là thứ tiếng thông dụng được sử dụng để giao tiếp với khách hàng.

- Bạn không thể thiếu kỹ năng tin học văn phòng, am hiểu kiến thức về ngành sẽ là một lợi thế vô cùng lớn để bạn vượt qua đối thủ một cách dễ dàng.

- Có kỹ năng giao tiếp, đàm phán và tạo dựng nhiều mối quan hệ trong kinh doanh.

- Sở hữu cái đầu nảy số, nắm bắt vấn đề một cách nhanh nhạy.

- Có thể phán đoán, quyết định vấn đề một cách nhanh chóng nhưng phải hợp lý.

Để trở thành một nhân viên quản lý đơn hàng chuyên nghiệp, ngoài những kỹ năng nêu trên thì ứng viên cần phải có sự kiên trì, không ngừng cố gắng và nỗ lực trong công việc để đạt được những thành tích xuất sắc.

4. Lương và chế độ dành cho nhân viên quản lý đơn hàng

Nhìn vào những công việc của nhân viên quản lý đơn hàng ở bản mô tả trên, bạn có thể thấy rằng đây là công việc không hề đơn giản. Chính vì vậy, mức lương hay những chế độ mà vị trí này nhận được cũng được đánh giá cao hơn so với mặt bằng chung.

Theo điều tra thực tế, các nhân viên quản lý đơn hàng thường nhận về từ 9 - 15 triệu đồng/tháng. Tuy nhiên con số cụ thể là bao nhiêu thì còn phụ thuộc vào các yếu tố như kinh nghiệm hay năng lực của ứng viên.

Những ứng viên mới tinh chỉ nhận về khoảng  6 - 7 triệu đồng/tháng, những người sở hữu kinh nghiệm từ 1 - 2 năm thì có thể nhận về khoảng 9 triệu đồng và nếu là quản lý thì có thể nhận về từ 10 - 15 triệu đồng/tháng.

Mặc dù nghiệp vụ khá phức tạp song nhân viên quản lý đơn hàng lại là vị trí có nhiều thăng tiến cho người làm. Nếu làm tốt nhiệm vụ được giao bạn có thể sẽ được cân nhắc làm quản lý bộ phận, từ đó tăng lương, tăng phụ cấp và tăng thưởng nếu có,...

Qua bài viết vừa rồi, bạn đã hiểu rõ nhân viên quản lý đơn hàng là gì và nắm bắt trong tay bản mô tả công việc của vị trí này? Dựa theo những yêu cầu tuyển dụng mà vieclam123.vn chia sẻ, hãy chuẩn bị thật chu đáo để có hành trang vững chắc nhất trước khi ứng tuyển nhé.