Khám phá những vấn đề xoay quanh mẫu thu chi nội bộ công ty để từ đó lập văn bản giấy tờ này đúng theo quy chuẩn nhé.

1. Vì sao công ty cần phải dùng đến mẫu thu chi nội bộ công ty?

Hầu hết các công ty đều biết rằng chìa khóa để quản lý thu chi thành công là có các công cụ phù hợp. Tuy nhiên, nhiều CEO thiếu kỹ năng quản lý tiền mặt ra vào. Vì vậy, một file Excel quản lý thu chi chi tiết và cụ thể có thể giúp các CEO dễ dàng thực hiện điều này.

Nếu trong cuộc sống hàng ngày của bạn đã từng rơi vào hoàn cảnh, không biết có bao nhiêu lần kế hoạch thu chi cân đối được lập nên rồi lại bị phá vỡ nếu chỉ lập kế hoạch bằng suy nghĩ và lời nói. Nhưng không giống với việc kiểm soát, quản lý thu chi cá nhân, việc thu chi nội bộ trong một doanh nghiệp phức tạp hơn rất nhiều. Nó không thể được xây dựng bằng lời nói, bằng suy nghĩ mà phải có  công cụ hỗ trợ.

Những nhân viên kế toán trong công ty là người thường đảm đương nhiệm vụ quản lý thu chi. Một trong những phương pháp, công cụ hỗ trợ họ trong việc quản lý thu chi đó chính là mẫu thu chi nội bộ công ty. Việc sử dụng công cụ này sẽ mang tới cho doanh nghiệp nhiều lợi ích, giúp bản thân người kế toán hay bất kỳ ai được giao trọng trách quản lý thu chi nội bộ cũng dễ dàng nắm bắt tình hình thu chi và cân đối các khoản cho hợp lý.

Một trong những lợi ích lớn nhất mà chúng ta phải nhắc tới khi nói tới mẫu thu chi nội bộ công ty đó chính là giúp việc chi tiêu được quản lý chặt chẽ đến từng khoản dù là khoản nhỏ nhất. Với sự ghi chép cụ thể từng khoản như thế, sau một thời gian theo định kỳ nhìn lại, chúng ta sẽ có cái nhìn tổng quát về sự hợp lý hay bất hợp lý và tìm ra điểm thực hiện thu chi chưa phù hợp. Như thế sẽ dễ dàng cân nhắc cho những lần chi tiêu tiếp theo. Chắc chắn sự điều phối này có tác dụng rất lớn đến việc giúp cho nguồn ngân sách của doanh nghiệp được sử dụng một cách chính đáng và hợp lý.

Ưu thế thứ hai đến từ việc sử dụng mẫu thu chi nội bộ phải kể đến là tạo ra sự luân chuyển về tiền một cách liên tục. Quả thực, nếu đã chủ động trong quản lý thu chi và làm cho mọi thứ trở nên rõ ràng thì khi đó càng dễ dận diện tính quan trọng của từng yếu tố, qua đó sắp xếp theo mức độ ưu tiên khi cần đầu tư chi phí. Bằng cách đó, doanh nghiệp sẽ hoàn toàn đạt được sự thành công khi chi những thứ cần chi và hạn chế sự đầu tư không cần thiết.

Trên đây chính là những lý do cho bạn thấy tầm quan trọng của sự xuất hiện mẫu thu chi nội bộ. Vậy thì bạn chắc chắn đã có ý định sử dụng mẫu giấy tờ này áp dụng cho doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, bạn chưa biết phải dùng như thế nào và bằng cách nào để đạt được hiệu quả như mong đợi. Tiếp tục cập nhật những chia sẻ bên dưới để tìm kiếm những mẹo hay trong cách lập và sử dụng mẫu thu chi nội bộ.

2. Mẫu thu chi nội bộ nên được lập như thế nào?

2.1. Nên lập mẫu thu chi nội bộ bằng hình thức gì?

Có rất nhiều phương pháp để chúng ta quản lý thu chi, một trong số đó là lập bảng excel. Về đặc điểm và tính hữu ích của bảng tính excel thì đã quá quen thuộc với hầu hết mọi người, nhất là với người kế toán viên vậy nên đó là sự lựa chọn tốt nhất cho sự xuất hiện của loại giấy tờ chung ta đang cần lập.

Vậy trong khi có vô vàn những công cụ khác, chẳng hạn như word, notepad, ... cho phép ghi chép lại nội dung thu chi thì lựa chọn tốt nhất lại là excel? Nếu ai đã làm việc nhiều trên excel hẳn biết điều này, công cụ có thể giúp bạn tạo được thống kê một cách rõ ràng và rất chính xác về các khoản doanh thu theo từng cách phân loại riêng (theo danh mục, theo mặt hàng, theo thời gian, ...). Từ đó, bạn được cung cấp cho cái nhìn tổng quan về thực tế thu chi của từng cá nhân và toàn doanh nghiệp.

Bảng excel cho phép bạn thực hiện những phép so sánh giữa thu chi từ thực tế so với dự kiến trước đó một cách cụ thể và rất rõ ràng. Qua việc này, sẽ càng nhận diện được những báo động quan trọng để tìm ra điểm cần cân đối.

2.2. Hướng dẫn cách xây dựng mẫu thu chi nội bộ công ty đơn giản, hiệu quả

Bạn cần thực hiện tuân thủ những yêu cầu dưới đây để có thể xây dựng bảng thu chi trên file excel hiệu quả và được tối ưu hóa một cách chặt chẽ.

Để nhằm quản lý hoạt động thu chi công ty một cách hiệu quả, trước tiên bạn hãy phân loại cụ thể ra những loại tài khoản của công ty đang có, có thể phân theo danh mục hoặc phân theo quy mô. Sử dụng dạng biểu đồ để sắp xếp chúng đảm bảo có thể theo dõi dễ dàng hơn.

Tiếp theo, hãy đưa ra quy tắc giới hạn chi tiêu đối với mỗi tài khoản. Giới hạn đặt ra này cũng tương đương với kế hoạch dự kiến. Trong thực tế, mọi lịch sử thu chi cũng sẽ được ghi lại theo từng tài khoản đó và đến định kỳ tổng kết lại, chúng ta có thể nhìn thấy rõ sự chênh lệch, khả năng đáp ứng kế hoạch hay không để rồi đưa ra được sự cân đối, điều chỉnh phù hợp.

Để có thể sử dụng ngay mẫu thu chi nội bộ này một cách hiệu quả thì chắc chắn bạn không thể bỏ qua những văn bản biểu mẫu đã được lên sẵn form. Hãy tải chúng về máy và điều chỉnh để trở nên phù hợp với riêng trường hợp của công ty bạn:

Excel_Quan_ly_thu_chi_noi_bo.xlsx

Đây là những điều cần lưu ý hơn cả trong khi lập mẫu thu chi nội bộ công ty, ngoài ra bạn cũng cần phải lưu ý phân chia các cột, dòng sao cho phù hợp và dễ dàng quan sát. Như vậy, thông qua bài viết này, hy vọng bạn sẽ có được những kinh nghiệm quý để quản lý thu chi công ty hiệu quả.