1. Hướng dẫn cách viết mẫu sổ đăng ký cổ đông chi tiết

1.1. Tìm hiểu sổ đăng ký cổ đông là gì?

Theo quy định trong Luật doanh nghiệp, Điều 122, Khoản 1, các công ty cổ phần kể từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì cần lập và lưu trữ sổ đăng ký cổ đông. Sổ này là tập tài liệu điện tử, văn bản giấy ghi nhận các thông tin các cổ đông trong công ty về việc sở hữu cổ phần của họ.

Do đó, công ty cổ phần sau khi được cấp Giấy chứng nhận doanh nghiệp thì cần lập sổ đăng ký cổ đông và tuy đây không phải văn bản giống như Giấy chứng nhận doanh nghiệp được cơ quan nhà nước cấp, thế nhưng đây là văn bản vô cùng quan trọng trong nội bộ của các công ty cổ phần.

Bởi ngoài việc là một văn bản lưu trữ những thông tin về số cổ phần của các cổ đông nắm giữ và cổ đông của công ty thì sổ đăng ký cổ đông còn thể hiện thông tin về số cổ phần đã bán từng loại, tổng số cổ phần được quyền chào bán và giá trị cổ phần trên tổng số vốn đã góp.

Như vậy, sổ cổ đông là văn bản ghi nhận các thông tin về người sở hữu cổ phần,  cổ phần, ngày sở hữu cổ phần, loại cổ phần, ghi chép chuyển nhượng cổ phần trong công ty. Bạn có thể lập sổ đăng ký cổ đông bằng sổ điện tử, bằng giấy hoặc cả hai. Đây cũng là văn bản cung cấp thông tin về sở hữu cổ phần cổ đông và chuyển nhượng cổ phần chính xác, kịp thời nhất, sử dụng làm căn cứ chia lợi nhuận trong các công ty cổ phần.

1.2. Tải về mẫu sổ đăng ký cổ đông và cách viết chi tiết

1.2.1. Tải về mẫu sổ

Mẫu sổ đăng ký cổ đông thường được lưu tại những tổ chức có chức năng lưu trữ sổ đăng ký cổ đông hoặc lưu giữ tại trụ sở chính của công ty. Cổ đông trong công ty cổ phần có quyền tra cứu, trích lục, kiểm tra, sao chép tên và địa chỉ liên lạc của các thành viên cổ đông trong công ty vào sổ đăng ký cổ đông.

Để hiểu rõ cách trình bày và nội dung cần có trong sổ đăng ký cổ đông, mời bạn đọc tải về tại đây:

mau-so-dang-ky-co-dong-moi-nhat.docx

1.2.2. Hướng dẫn cách ghi mẫu sổ đăng ký cổ đông cho công ty cổ phần

Về cơ bản, sổ đăng ký cổ đông cho công ty cổ phần cần có những mục cơ bản sau:

- Mở đầu sổ đăng ký là Quốc hiệu, Tiêu ngữ là phần không thể thiếu trong văn bản hành chính và bên dưới là thời gian, địa điểm viết mẫu sổ.

- Bên trái mẫu sổ là tên của công ty cổ phần và số, ký hiệu của mẫu sổ.

- Tên của mẫu sổ đăng ký cổ đông bạn ghi "SỔ ĐĂNG KÝ CỔ ĐÔNG” và lần thứ mấy.

- Tên công ty cổ phần, mã số doanh nghiệp và trụ sở chính của công ty.

- Được quyền chào bán tổng số cổ phần là bao nhiêu, mệnh giá cổ phần, loại cổ phần được quyền  chào bán, tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại và những vốn cổ phần đã góp có giá trị bao nhiêu?

- Thông tin các cổ đông gồm có: Họ tên, số Căn cước công dân/ Chứng minh nhân dân, quốc tịch, địa chỉ thường trú, đối với cổ đông là cá nhân cần phải có giấy tờ pháp lý; còn đối với cổ đông là doanh nghiệp cần có giấy tờ pháp lý, địa chỉ trụ sở chính hoặc tên, mã số doanh nghiệp của tổ chức.

- Mỗi cổ đông có bao nhiêu loại cổ phần, cổ phần cổ đông, cổ phần khác và giá trị của các cổ phần, số và ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký cổ phần.

- Sổ được lập bởi công ty nào, lần thứ bao nhiêu, lưu trữ tại đâu, ngày tháng năm lập và doanh nghiệp cần chịu trách nhiệm về thông tin trong sổ cổ phần.

- Cuối mẫu sổ, người đại diện pháp luật trong công ty cổ phần sẽ ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của công ty.

1.2.3. Một số lưu ý cần biết

Nếu cổ đông thay đổi địa chỉ thường trú, địa chỉ liên lạc thì cần phải nhanh chóng, kịp thời báo lai với công ty cổ phần để ghi vào sổ đăng ký cổ đông, cập nhật lại thông tin. Nếu cổ đông không thông báo thay đổi địa chỉ liên lạc và công ty không thể liên lạc với cổ đông thì công ty sẽ không chịu trách nhiệm.

Theo yêu cầu của cổ đông có liên quan, công ty cần kịp thời thay đổi cổ đông trong sổ đăng ký cổ đông theo quy định trong điều lệ của công ty. Các thông tin về cổ đông cần được ghi vào sổ đăng ký cổ đông khi chào bán các cổ phần cho cổ đông hiện hữu để đảm bảo chứng thực quyền sở hữu cổ phần của các cổ đông nằm trong công ty.

Trong trường hợp chuyển nhượng cổ phần, công ty có trách nhiệm thay đổi, cập nhật sổ đăng ký cổ đông và người nhân cổ phần chỉ khi các thông tin của họ được ghi đầy đủ trong sổ đăng ký cổ đông thì mới trở thành cổ đông của công ty.

2. Có cần thông báo khi lập sổ đăng ký cổ đông?

Luật doanh nghiệp quy định mẫu sổ đăng ký cổ đông là tập dữ liệu điện tử, văn bản hoặc cả hai và sau khi công ty cổ phần được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì cần lập, lưu trữ, bảo quản sổ đăng ký cổ đông.

Do đó, hiện nay pháp luật không quy định về việc khi lập sổ đăng ký cổ đông phải thông báo với cơ quan Nhà nước. Vì vậy, các hoạt động lập sổ đăng ký cổ đông, lưu trữ, bảo quản sổ chỉ phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp và mang tính chất nội bộ.

Bên cạnh đó, như đã nói ở trên, khi cổ đông thay đổi địa chỉ liên lạc, lưu trú thì cần phải thông báo với công ty để thay đổi thông tin trong sổ đăng ký. Bạn cần lưu ý rằng người thành lập khi thành lập doanh nghiệp cần phải nộp kèm trong hồ sơ danh sách những nhà cổ đông sáng lập.

Trong quá trình doanh nghiệp vận hành, các cơ quan quản lý nhà nước có thể tiến hành các công việc như kiểm tra, thanh tra hoạt động của công ty, doanh nghiệp và một trong những tài liệu xuất trình khi được yêu cầu là sổ đăng ký cổ đông.

3. Người quản lý sổ đăng ký cổ đông là ai?

Sổ đăng ký cổ đông sẽ được lưu trữ tại các cơ quan có thẩm quyền lưu trữ sổ này như trung tâm lưu ký chứng khoán hoặc được lưu trữ tại trụ sở chính của công ty.

Trong công ty, những cổ đông được quyền tra cứu, trích lục, kiểm tra hay sao chép nội dung trong sổ đăng ký cổ đông tại trung tâm lưu ký chứng khoán hoặc trong giờ làm việc của công ty. Các thông tin phát sinh thay đổi như chuyển nhượng, chào bán cổ phần hay cho tặng cổ phần cần được ghi rõ trong sổ đăng ký.

Nếu các cổ đông chào bán cổ phần cho những cổ đông đang hiện hữu trong công ty thì sổ đăng ký cổ đông cần phải ghi rõ các thông tin để chứng thực các quyền sở hữu cổ phần của cổ đông.

Các công ty cổ phần cần có trách nhiệm thay đổi, cập nhật thông tin trong sổ khi trong các trường hợp như chuyển nhượng cổ phần và kể từ thời điểm thông tin cổ đông được ghi đầy đủ trong sổ đăng ký thì người nhận cổ phần mới chính thức trở thành cổ đông. Các quá trình này kể từ công ty thành lập tới khi công ty phá sản hay giải thể cần được thực hiện đầy đủ, liên tục và chính xác.

Trên đây là mẫu sổ đăng ký cổ đông cùng một số thông tin liên quan khác. Trong công ty cổ phần, sổ đăng ký cổ đông là mẫu sổ không thể thiếu, đóng vai trò vô cùng quan trọng, lưu trữ các thông tin về cổ đông, số cổ phần họ có và quyền lợi, nghĩa vụ mà họ cần thực hiện. Bởi vậy, sau khi được cấp Giấy chứng nhận doanh nghiệp, công ty cổ phần nền lập sổ đăng ký cổ đông với đầy đủ các nội dung cần thiết, chính xác.