1. Mẫu quyết định tặng quà cho khách hàng là gì?

Mẫu quyết định tặng quà cho khách hàng là văn bản thể hiện rõ việc tặng quà cho khách hàng của doanh nghiệp. Đây là văn bản thường xuất hiện trong hoạt động trong doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh nhằm mục đích tri ân hoặc thu hút khách hàng tiềm năng.

Để việc hợp tác kinh doanh diễn ra thuận lợi và tốt đẹp, các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh thường áp dụng chính sách tặng quà khách hàng. Theo đó đối tượng được tặng quà thường là những khách hàng VIP, có thời gian hợp tác lâu dài hoặc là đối tác chiến lược trong tương lai,...

Tùy vào từng chương trình, mục đích mà Ban Giám đốc sẽ xem xét và tiến hành tặng quà cho khách hàng của mình, và đương nhiên mỗi lần tặng quà thì cần có quyết định cụ thể thì nhân viên mới có căn cứ để thể thực hiện một cách hiệu quả.

Việc tặng quà cho khách hàng là hết sức cần thiết, Ban Giám đốc là người có quyền quyết định việc tặng quà cho ai thế nhưng tại sao lại cần có quyết định bằng văn bản? Cùng tôi làm rõ nguyên nhân này để hiểu hơn về quyết định tặng quà cho khách hàng bạn nhé.

2. Mục đích của mẫu quyết định tặng quà cho khách hàng

Hiện nay, việc tặng quà cho khách hàng được thực hiện thường xuyên tại các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh, khi tặng quà Ban Giám đốc hay chủ sở hữu sẽ phải thành lập mẫu quyết định một cách rõ ràng bởi một số nguyên nhân sau đây:

Thứ nhất, mẫu quyết định tặng quà cho khách hàng được Ban Giám đốc ban hành và thiết lập giống như mệnh lệnh để nhân viên nhìn vào đó và thực hiện. Thay vì phải thông báo bằng miệng thì việc ban hành mẫu quyết định này sẽ hợp thức hóa và chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

Thứ hai, mẫu quyết định tặng quà cho khách hàng còn có ý nghĩa quan trọng cho việc giải quyết tranh chấp, đùn đẩy trách nhiệm sau này. Cụ thể, trong nội dung thông báo sẽ nói rõ về việc tặng quà cho khách hàng kèm theo tên quà tặng và người thực hiện.

Đồng thời quyết định cũng có nói rõ thời gian và hình thức thực hiện như thế nào. Theo đó những cá nhân được ủy quyền sẽ không đùn đẩy trách nhiệm, mặt khác phải hoàn thành theo yêu cầu từ cấp trên.

Trong trường hợp xảy ra các vấn đề liên quan tới quà tặng hay khách hàng được tặng quà thì văn bản này sẽ là căn cứ quan trọng để các đối tượng liên quan giải quyết ổn thỏa với nhau.

Mẫu quyết định tặng quà cho khách hàng có nội dung ra sao? Được trình bày như thế nào? Bạn sẽ biết rõ ngay sau khi tìm hiểu thông tin bên dưới.

3. Nội dung chi tiết trong mẫu quyết định tặng quà khách hàng

Mẫu quyết định tặng quà cho khách hàng được chia thành 3 phần khác nhau bao gồm: Phần đầu, phần thân và phần kết. Hãy xem nội dung từng phần cụ thể như thế nào nhé.

3.1. Mở đầu quyết định tặng quà cho khách hàng cần những gì?

Mở đầu quyết định tặng quà cho khách hàng vẫn là những yếu tố quen thuộc như Tên công ty/đơn vị lập quyết định kèm theo số hiệu văn bản. Quốc hiệu - Tiêu ngữ, Tên văn bản và một số căn cứ quan trọng. Trong đó:

- Tên công ty: Chính là tên công ty ban hành quyết định tặng quà cho khách hàng, cần ghi chính xác theo giấy đăng ký giấy phép lái xe

- Quốc hiệu và Tiêu ngữ: Trình bày thành 2 dòng, trong đó dòng Quốc hiệu sẽ viết in hoa toàn bộ và ở phía trên, dòng Tiêu ngữ viết hoa chữ cái đầu mỗi cụm từ và trình bày bên dưới.

Cả Tên doanh nghiệp và Quốc hiệu - Tiêu ngữ cần được trình bày cùng hàng với vị trí trên cùng của văn bản. Hãy nhớ căn đều để đạt độ cân xứng trong văn bản bạn nhé.

- Với tên văn bản, bạn có thể trình bày nội dung dựa theo mục đích của quyết định. Cụ thể:

QUYẾT ĐỊNH TẶNG QUÀ CHO KHÁCH HÀNG

QUYẾT ĐỊNH

(V/v: Tặng quà cho khách hàng)

- Căn cứ: Rất nhiều căn cứ mà bạn có thể thực hiện đó là Luật Thương mại của Văn phòng Quốc hội; Căn cứ vào điều lệ hoạt động của công ty, Căn cứ vào quyền hạn và trách nhiệm của Tổng Giám đốc/Giám đốc công ty hoặc Căn cứ vào tình hình hoạt động của công ty.

Chỉ cần quyết định này được thành lập theo đúng Pháp luật, có ghi rõ căn cứ cụ thể thì đều được tính là hợp pháp.

3.2. Trình bày nội dung chính trong quyết định tặng quà cho khách hàng

Nội dung chính trong quyết định tặng quà cho khách hàng chủ yếu là các điều khoản cần thông báo.

Một số điều trong quyết định phổ biến như sau:

- Điều 1: Ghi rõ điều khoản về quà tặng được gửi cho khách hàng

Có thể là nhân dịp sinh nhật, nhân dịp khai trương hay đơn thuần là tri ân khách hàng quen thuộc.

Với từng đối tượng khách hàng thuộc diện được tặng quà, hãy ghi rõ ràng phần quà được tặng là gì và trị giá bao nhiêu.

Thông thường, doanh nghiệp sẽ tặng quà cho những khách hàng đạt nút Kim cương, nút Vàng hay Bạc. Ngoài ra cũng có tặng cho những khách hàng mua hàng với hóa đơn từ số tiền lớn nhất định,...

- Điều 2: Thông báo rõ ràng về thời gian thực hiện quyết định

Thường thì mốc thời gian này sẽ dao động từ vài ngày cho đến 1 tuần, thời gian được giới hạn sẽ kích thích khách hàng tham gia mua sắm hiệu quả hơn.

- Điều 3: Nói rõ quyền hạn và trách nhiệm của các phòng ban cần thi hành quyết định. Trong đó phòng kinh doanh sẽ lập danh sách khách hàng được nhận quà cụ thể sau đó gửi về phòng kế toán để tiến hành hạch toán chi phí.

- Điều 4: Mẫu quyết định này sẽ có hiệu lực kể từ ngày ký cho tới khi có mẫu quyết định nào khác thay thế.

3.3. Kết thúc quyết định tặng quà khách hàng trình bày ra sao?

Thông thường các mẫu văn bản hành chính đều xuất hiện 2 yếu tố quan trọng ở phần kết, bao gồm Nơi nhận quyết định và Chữ ký Ban Giám đốc.

Đối với nơi nhận, hãy ghi rõ các bộ phận nào nhận quyết định này. Thường thì sẽ do Phòng kinh doanh đảm nhận, Phòng Marketing, Phòng kế toán phụ trách hạch toán và chi tiền, Phòng Hành chính nhân sự sẽ có nhiệm vụ lưu trữ văn bản.

Về phần chữ ký, Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc công ty sẽ là người ký tên vào quyết định. Chỉ khi có chữ ký và con dấu của người này thì mẫu quyết định mới có giá trị hiệu lực.

4. Những điều cần ghi nhớ khi lập mẫu quyết định tặng quà khách hàng

Lập mẫu quyết định tặng quà cho khách hàng cũng tương tự như những mẫu quyết định tặng quà khác. Bạn cần lưu ý một số điều sau đây:

Thứ nhất, trong quyết định tặng quà cho khách hàng cần đảm bảo thông tin chính xác.

Hầu hết nội dung của quyết định này liên quan tới tiền, đó là khoản chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để thực hiện cho mục đích kinh doanh nào đó. Cho nên bất kể là khoản chi nhỏ nhất cũng không được phép sai sót trong quyết định này.

Thứ hai, lưu ý về cách thức trình bày văn bản sao cho chuẩn

Các nhân viên hành chính văn phòng mới thường mắc khá nhiều lỗi cơ bản như sai chính tả, định dạng sai, căn lề chưa chuẩn,...

Mỗi lỗi sai cơ bản này đều khiến cho bạn bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp, đương nhiên Ban Giám đốc sẽ không chấp nhận duyệt những mẫu quyết định mắc nhiều lỗi sai như đã nêu ở trên.

Thứ ba, mẫu quyết định tặng quà cho khách hàng phải được trình bày theo cách dễ hiểu nhất. Tránh dùng những thuật ngữ tối nghĩa, từ ngữ địa phương dễ gây hiểu lầm cho người thi hành quyết định.

Trên đây là toàn bộ thông tin về mẫu quyết định tặng quà cho khách hàng, nếu là nhân viên phòng hành chính nhân sự, chắc chắn bạn sẽ phải đối mặt với mẫu quyết định này khi làm việc. Vậy nên hãy áp dụng những hướng dẫn chi tiết về nội dung bên trên để nhanh chóng hoàn thành nhiệm vụ được giao nhé.