1. Tìm hiểu mẫu giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản

1.1. Giấy đề nghị thanh toán chuyển khoản là gì?

Mẫu giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản là mẫu giấy được sử dụng trong những trường hợp chi tiêu chưa được thanh toán hoặc chưa được tạm ứng đối với việc tổng hợp các khoản chi đã chi có kèm với chứng từ để thanh toán.

Giấy đề nghị thanh toán hợp lệ và được duyệt khi cá nhân tự bỏ tiền của mình để chi cho các công việc và hoạt động chung của tập thể. Hoạt động này phải nhận được sự đồng ý của chỉ đạo cấp trên. Trường hợp do cá nhân tự ý chi tiêu mà không có sự cho phép của cấp trên thì đề nghị thanh toán đó không được coi là hợp lệ và không được thanh toán khoản tiền phải bỏ ra.

Nếu như doanh nghiệp chậm trả lương cho người lao động thì người đó có thể sử dụng giấy đề nghị thanh toán chuyển khoản để yêu cầu người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho mình. Cá nhân muốn nhận được tiền thì cần phải thực hiện đúng theo trình tự:

- Nhân viên sẽ làm giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản đúng với mẫu được đưa ra trong bài viết này. Trong giấy phải điền đầy đủ tất cả các thông tin liên quan đến lý do chi tiêu và kem hóa đơn, chứng từ có liên quan (như: phiếu xuất hàng, giấy biên nhận giao tiền, phiếu giao nhận hàng)

- Khi viết xong giấy sẽ nộp cho kế toán trưởng của đơn vị.

- Kế toán trưởng nhận đơn và nộp cho Giám đốc/ Tổng giám đốc hoặc người có thẩm quyền để xem xét và ký duyệt.

- Khi giấy đề nghị thanh toán chuyển tiền được chấp thuận thì sẽ duyệt chi và kế toán trưởng sẽ lập phiếu chi và gửi kèm theo văn bản yêu cầu thanh toán cho nhân viên đó rồi chuyển xuống bộ phận thủ quỹ xuất tiền.

1.2. Mục đích của giấy đề nghị thanh toán chuyển khoản

Trong quá trình làm việc và thực hiện những hoạt động nhằm mục đích chung đối của tập thể. Hoạt động này phát sinh từ việc sử dụng chi phí của cơ quan, doanh nghiệp để thực hiện việc đi công tác, mua sắm trang thiết bị mà phải sử dụng tiền riêng để thực hiện và chưa được tạm ứng. Các trường hợp được sử dụng mẫu giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản đó là: 

- Người lao động đã chi tiêu nhưng chưa được thanh toán, tạm ứng.

- Tổng hợp các khoản đã chi đi kèm với chứng từ (nếu có).

- Làm thủ tục thanh toán hay căn cứ thanh toán để ghi vào sổ kế toán.

1.3. Cách viết mẫu giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản

1.3.1. Mở đầu giấy đề nghị thanh toán chuyển khoản

Nội dung mở đầu trong mẫu giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản gồm có các thông tin quan trọng như Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên đơn vị, ngày viết, tên giấy.

Thông tin về tên đơn vị được trình bày ở phần đầu tiên của lề bên trái “Đơn vị:……………”. Bên cạnh là nội dung của Quốc hiệu, tiêu ngữ và tên giấy được trình bày song song với tên đơn vị ở lề phải.

Nội dung này sẽ viết theo một thứ tự lần lượt “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”. Dưới thông tin này là thông tin về “........, ngày… tháng…. năm……” viết giấy.

Cuối cùng là nội dung quan trọng là tên giấy được viết in hoa, in đậm ở giữa “GIẤY ĐỀ NGHỊ CHUYỂN KHOẢN”. Tên của giấy sẽ làm nổi bật được nội dung chính mà văn bản đang muốn đề cập.

1.3.2. Nội dung chính của giấy đề nghị thanh toán chuyển khoản

Trong mẫu giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản sẽ trình bày các thông tin liên quan đến thông tin của người viết đơn, thông tin về việc thanh toán bao gồm số tiền, lý do chi tiêu,... Nội dung này sẽ được viết thành từng dòng để các thông tin được rõ ràng nhất. “Kính gửi: ......................(gửi đến bộ phận tiếp nhận giấy thanh toán chuyển tiền của bạn)

Họ và tên: ……………..MSCB: ………… (ghi đầy đủ họ và tên và mã số cán bộ)

Số tiền bằng số: …………………….....(số tiền mà bạn đã chi tiêu)

Bằng chữ: …………………..........…… (ghi cụ thể số tiền đã chi tiêu bằng chữ)

Lý do chi tiêu: …………………………..(nêu lý do chi tiêu)

Căn cứ vào hoá đơn số: …. ngày ….... tháng …. năm ……(dựa vào hóa đơn đã sử dụng cho việc chi tiêu để ghi các thông tin)

Tên tài khoản thụ hưởng:……………Tại Ngân hàng:……………Số tài khoản: ……………Địa chỉ: …………… (ghi các thông tin về tên chủ tài khoản, ngân hàng, số tài khoản và địa chỉ ngân hàng đó)

Bạn nên ghi tất cả các thông tin trên vào mẫu giấy của mình bởi đây đều là những thông tin cơ bản và cần thiết để việc xác nhận thanh toán của bạn được diễn ra thuận lợi.

Tải xuống mẫu giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản tại đây

Mẫu giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản

1.3.3. Kết thúc mẫu giấy đề nghị thanh toán chuyển khoản

Trong phần này mẫu giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản sẽ ghi các thông tin về tên, chữ ký của người viết giấy và người xác nhận thông tin đề nghị thanh toán vừa được trình bày (bao gồm Thủ trưởng đơn vị, Người xin thanh toán và Phụ trách kế toán)

Đồng thời cũng ghi lại thông tin về việc kiểm soát và phê duyệt thanh toán (ghi lại cụ thể số tiền bằng chữ và bằng số) “KIỂM SOÁT VÀ PHÊ DUYỆT THANH TOÁN

Bằng số:……………

Bằng chữ:…………”

Đây là những thông tin quan trọng để việc xác nhận thực hiện thanh toán trở nên có hiệu lực. Nếu như thiếu các thông tin về chữ ký xác nhận thì coi như mẫu giấy thanh toán không có giá trị sử dụng và người viết giấy sẽ không nhận được bất cứ thanh toán nào.

2. Những lưu ý khi viết giấy đề nghị thanh toán chuyển khoản

Khi viết giấy đề nghị thanh toán chuyển khoản, người viết cần phải chú ý đến các thông tin trong giấy phải được ghi thật đầy đủ và chính xác. Bởi đây là thông tin liên quan đến tiền bạc nên nếu ghi sai sẽ rất khó giải quyết và gây rắc rối về sau. Nên ghi cụ thể số tiền cần được thanh toán bằng cả chữ và số để nội dung thông tin được cụ thể hơn.

Ngoài ra nên ghi chính xác thông tin về số tài khoản vì nếu ghi sai thì khi công ty chuyển khoản bạn sẽ không nhận được tiền và lại mất thêm thời gian để thông tin lại.

Chú ý đến cách trình bày các thông tin sao cho rõ ràng để người đọc có thể hiểu hiểu được nội dung của giấy đề nghị. Các thông tin nên được trình bày một cách rõ ràng theo từng dòng. Bởi mỗi một nội dung sẽ được trình bày tại một dòng riêng để các ý không bị lẫn vào nhau.

Nên kiểm tra lại kỹ tất cả các thông tin mà mình đã ghi trong giấy trước khi gửi đi để đảm bảo rằng các thông tin được gửi ghi hoàn toàn chính xác. 

Trên đây là những nội dung về hướng dẫn soạn mẫu giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản mà bạn có thể sử dụng. Hy vọng rằng với những nội dung mà bài đọc này vừa cung cấp thì bạn đọc có thể vận dụng để soạn được một mẫu giấy đề nghị thanh toán cho mình. Để có thể tìm hiểu thêm nhiều loại văn bản, mẫu giấy khác nữa mời bạn đọc hãy đọc các bài viết trong website của vieclam123.vn để biết thêm nhé!