1. Thông tin tổng quan về mẫu gia hạn hợp đồng

1.1. Hiểu mẫu gia hạn hợp đồng là gì?

Mẫu gia hạn hợp đồng hay còn được gọi là phụ lục gia hạn hợp đồng. Văn bản này được sử dụng khi các bạn thực hiện việc ký kết hợp đồng nhưng muốn gia hạn thêm thời gian so với thời gian được đề cập trong bản hợp đồng đã ký. 

Thực tế thì phục lục gia hạn hợp đồng không đồng nghĩa với phụ lục hợp đồng. Vì thế, trong một số trường hợp, các bạn cần nắm rõ những quy định về các mẫu văn bản này để tránh trường hợp nhầm lẫn không đáng có. 

Về cơ bản thì mẫu gia hạn hợp đồng hay phụ lục gia hạn hợp đồng là văn bản được lập ra nhằm mục đích kéo dài thời hạn thực hiện hợp đồng dựa trên sự thỏa thuận giữa các bên tham gia ký kết.

1.2. Các quy định về mẫu gia hạn hợp đồng

Về phương diện pháp luật, chưa có quy định cụ thể quá nhiều về mẫu gia hạn hợp đồng. Tuy  nhiên, để có thể lập mẫu này và tiếp tục gia hạn hợp đồng thì bản hợp đồng chính được ký kết vẫn phải còn hiệu lực, tức là chưa hết hạn. Như vậy thì quá trình gia hạn mới được diễn ra. Trường hợp bản hợp đồng chính đã hết hiệu lực thì sẽ không thể sử dụng phụ lục gia hạn hợp đồng được nữa. 

Thêm vào đó, phụ lục gia hạn hợp đồng sẽ được lập ra dựa trên sự thỏa thuận, thống nhất của các bên tham gia trong hợp đồng đã ký. Tất nhiên, những thỏa thuận này cần tuân thủ đúng với các quy định mà pháp luật đề ra, không được vi phạm pháp luật chính là yêu cầu tối thiểu trong quá trình lập nội dung và đưa ra sự nhất trí của các bên.

Cùng với đó, khi mẫu gia hạn hợp đồng được lập ra thì điều này có nghĩa là hợp đồng có thời hạn được kéo dài thêm và nó có đầy đủ hiệu lực, tính chất như điều khoản được quy định trong hợp đồng chính. Do đó mà các điều khoản kèm theo cũng sẽ như vậy.

1.3. Khi nào cần sử dụng mẫu gia hạn hợp đồng?

Mẫu gia hạn hợp đồng sẽ được sử dụng khi các chủ thể của hợp đồng muốn kéo dài thời hạn của bản hợp đồng. Tuy nhiên, việc kéo dài thời hạn bằng cách ký phụ lục gia hạn sẽ cần được thực hiện khi bản hợp đồng vẫn còn hiệu lực và thời gian thi hành. 

Trong trường hợp đã hết hạn hợp đồng thì bản hợp đồng đó sẽ không còn hiệu lực áp dụng nữa. Nếu như các bên tham gia ký kết vẫn muốn tiếp tục hợp tác thì sẽ cần làm một hợp đồng mới thay vì sử dụng mẫu gia hạn hợp đồng.

Do vậy mà nếu như bạn muốn sử dụng mẫu gia hạn hợp đồng thay vì phải ký kết hợp đồng mới thì cần đảm bảo hợp đồng trước đó vẫn còn thời hạn và hiệu lực thi hành.

2. Hướng dẫn lập mẫu gia hạn hợp đồng chi tiết

2.1. Nội dung cần có trong mẫu gia hạn hợp đồng

Để có thể lập một phụ lục gia hạn hợp đồng chuẩn thì bạn cần nắm bắt những thông tin, nội dung bắt buộc cần có trong văn bản này. Với mẫu gia hạn hợp đồng, những nội dung thiết yếu cần có bao gồm:

- Thông tin về các bên tiếp tục gia hạn hợp đồng

- Thông tin về thời gian gia hạn thêm

- Các vấn đề kèm theo về việc gia hạn hợp đồng

- Chữ ký xác nhận của các bên tham gia

Về cơ bản thì mục đích của mẫu gia hạn hợp đồng chính là việc kéo dài thời hạn một cách hợp pháp. Do đó mà nội dung của văn bản sẽ cần làm rõ về vấn đề thời gian gia hạn cũng như các vấn đề liên quan như tiền thuê, tiền lương, tiền công,...

2.2. Cách viết chi tiết văn bản gia hạn hợp đồng

Một mẫu gia hạn hợp đồng chuẩn chỉnh sẽ phụ thuộc rất lớn vào quá trình viết cũng như trình bày về nội dung. Do đó cách lập mẫu văn bản này như thế nào sẽ là điều mà rất nhiều cá nhân, doanh nghiệp cũng như bộ phận nhân sự cần nắm bắt để thuận tiện hơn cho quá trình gia hạn hợp đồng giữa người lao động và doanh nghiệp.

2.2.1. Viết phần đầu của mẫu

Phần mở đầu của phụ lục gia hạn hợp đồng sẽ gồm có quốc hiệu, tiêu ngữ, tên của văn bản, số văn bản và nội dung căn cứ.

Với phần quốc hiệu và tiêu ngữ thì đây là phần bắt buộc trong bất cứ văn bản hành chính nào và các bạn cũng rất quen thuộc với quy tắc viết nội dung này. Do vậy mà phần này sẽ không hề đánh đố hay làm khó bạn khi viết văn bản gia hạn hợp đồng.

Với tên văn bản, bạn sẽ viết là “PHỤ LỤC GIA HẠN HỢP ĐỒNG” để đảm bảo văn bản được gọi tên một cách chuẩn xác nhất. Và nếu muốn chi tiết hơn thì bạn có thể thêm nội dung của hợp đồng vào tên văn bản. 

Ví dụ: PHỤ LỤC GIA HẠN HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG,....

Ngay dưới tên văn bản sẽ là số của văn bản. Dựa trên số phụ lục hợp đồng đã được ký kết để bạn có thể xác định số mẫu gia hạn hợp đồng sao cho chuẩn nhất.

Phần cuối trong mẫu phụ lục sẽ là nội dung căn cứ. Phụ lục gia hạn hợp đồng này được lập dựa trên những cơ sở nào, cần ghi rõ căn cứ cơ sở đó. Ví dụ như hợp đồng, phụ lục hợp đồng hay nhu cầu, khả năng của các bên,... 

Thêm vào đó, bạn nên đưa thêm về thời gian diễn ra quá trình lập mẫu gia hạn hợp đồng để đảm bảo tính tin cậy, chính xác và rõ ràng cho văn bản được lập.

2.2.2. Viết phần nội dung của mẫu

Với phần nội dung, thông tin đầu tiên mà bạn cần cung cấp chính là thông tin của các bên tham gia vào việc ký gia hạn này. Có thể là cá nhân với cá nhân, cá nhân với doanh nghiệp hay doanh nghiệp với doanh nghiệp. 

Tùy theo từng đối tượng tham gia cụ thể mà bạn sẽ cung cấp các thông tin tương ứng. Với đối tượng là cá nhân thì bạn sẽ cần ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh, số chứng minh nhân dân, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ thường trú. Với doanh nghiệp, tổ chức thì cần ghi rõ tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, số giấy phép đăng ký kinh doanh, ngày cấp, người đại diện.

Sau khi đã cung cấp thông tin một cách hoàn chỉnh thì sẽ ghi rõ về nội dung của các điều khoản được thỏa thuận. Bao gồm thời gian gia hạn, các vấn đề liên quan tới việc gia hạn thêm hợp đồng. Cần ghi một cách rõ ràng, chính xác và đầy đủ để đảm bảo việc thực hiện và tuân thủ giữa các bên được đồng nhất.

2.2.3. Viết phần kết của mẫu

Khi phần thông tin điều khoản thỏa thuận và thi hành đã được nêu rõ thì hai bên sẽ xác nhận số mẫu phụ lục gia hạn được lập thành và những bên có trách nhiệm lưu trữ, tuân thủ.

Cuối cùng sẽ là chữ ký xác nhận của các bên tham gia.

Khi viết mẫu gia hạn hợp đồng, cần chú ý từ ngữ lịch sự, trang trọng, chính xác và khách quan. Nội dung cần rõ nghĩa, không cố tình sử dụng các đa nghĩa dẫn đến các hiểu lầm giữa những bên tham gia và tạo ra những ảnh hưởng không đáng có tới các bên.

Và để hỗ trợ bạn trong quá trình lập mẫu gia hạn hợp đồng thì các bạn có thể tham khảo mẫu văn bản dưới đây.

Link tải: mau-gia-han-hop-dong.DOC

Trên đây là các thông tin được cập nhật về mẫu gia hạn hợp đồng chi tiết nhất. Hy vọng rằng bài viết đã giúp bạn làm rõ về mẫu văn bản này cũng như dễ dàng hơn trong quá trình lập và soạn thảo mẫu gia hạn hợp đồng.