1. Thông tin chung về mẫu đơn xin gia hạn học phí

1.1. Bạn hiểu mẫu đơn xin gia hạn học phí là gì?

Đơn xin gia hạn học phí là đơn được lập bởi cá nhân các sinh viên gửi tới ban giám hiệu nhà trường cũng như bộ phận tài chính để xin được gia hạn thêm thời gian nộp học phí bởi một số lý do nào đó.

Đóng học phí là một trong những trách nhiệm của sinh viên khi theo học tại các trường cao đẳng, đại học hiện nay. Việc không nộp học phí đúng theo thời hạn sẽ có thể khiến cho các bạn sinh viên không được dự thi hay bị hủy kết quả thi. Đây chắc hẳn sẽ là điều mà không một bạn sinh viên nào mong muốn xảy ra với mình. Vì thế, để tránh được trường hợp xui rủi trên thì bạn sẽ cần có đơn xin gia hạn học phí trong trường hợp bản thân không thể nộp tiền học đúng thời hạn mà nhà trường đã thông báo. 

Thông qua nội dung được cung cấp trong mẫu đơn xin gia hạn học phí, nhà trường sẽ xem xét dựa trên tình hình thực tế để hỗ trợ sinh viên có thể học tập xuyên suốt mà không bị gián đoạn vì lý do học phí.

1.2. Vai trò của đơn xin gia hạn học phí ra sao?

Đơn xin gia hạn học phí có ý nghĩa gì và có thực sự cần thiết hay không? Hiểu rõ được vai trò của mẫu đơn bạn sẽ thấy được tầm quan trọng của đơn xin gia hạn học phí với các bạn sinh viên hiện nay.

1.2.1. Là phương tiện truyền tải nguyện vọng

Sinh viên gặp khó khăn về vấn đề tiền học và không thể nộp học phí đúng theo thời hạn. Chính vì thế, để bạn có thể được nhà trường tạo điều kiện tốt nhất thì việc làm đơn xin gia hạn học phí sẽ là cách tốt nhất. Thông qua mẫu đơn được lập, nhà trường sẽ nắm bắt được nguyện vọng của sinh viên với việc muốn được xin thêm thời gian nộp học phí do tình hình hiện tại không đủ khả năng nộp đúng theo yêu cầu của nhà trường. Chỉ khi có mẫu đơn bằng văn bản thì nhà trường mới có thể biết được tình hình thực tế của sinh viên cũng như có thể đưa ra sự hỗ trợ tốt nhất cho các bạn.

1.2.2. Là căn cứ để ban giám hiệu đưa ra quyết định

Với bất cứ quyết định hay sự đồng ý nào được đưa ra trong nhà trường đều sẽ cần được thể hiện trên giấy tờ và bằng văn bản cụ thể. Vì thế mà sinh viên muốn xin gia hạn học phí, nhà trường muốn đồng ý thì đều phải được lập thành văn bản rõ ràng để trở thành căn cứ lưu trữ tại trường. Điều này sẽ tránh được những sự cho phép không rõ ràng, gây mất kỷ cương cũng như rối loạn các thủ tục hành chính được thực hiện trong trường. Vì thế, mẫu đơn xin gia hạn học phí là yêu cầu bắt buộc cần phải có mà sinh viên gửi về ban giám hiệu. Để từ đó, ban giám hiệu mới có quyền quyết định và đưa  ra câu trả lời bằng văn bản tương ứng.

1.2.3. Là minh chứng cho thời hạn được gia hạn

Mẫu đơn xin gia hạn học phí sẽ cần nêu rõ thời gian muốn xin gia hạn là bao lâu. Và nếu được đồng ý gia hạn thì đây sẽ là căn cứ về thời gian mà sinh viên có thể nộp học phí chậm trong thời gian được phép. Như vậy sẽ hạn chế được những hiểu lầm hay tranh cãi về mặt thời gian tương ứng được ban giám hiệu chấp thuận cho việc nộp chậm học phí theo quy định.

2. Mách bạn cách soạn thảo mẫu đơn xin gia hạn học phí chuẩn

Với vai trò như trên thì nội dung của đơn xin gia hạn học phí sẽ có ý nghĩa rất quan trọng tới việc đưa ra quyết định của ban giám hiệu nhà trường. Vậy, cần phải soạn thảo mẫu đơn chi tiết như thế nào để được tiếp nhận và được nhà trường tạo điều kiện tốt nhất? Dưới đây sẽ là đáp án dành cho bạn.

2.1. Yêu cầu về thông tin trong mẫu đơn gia hạn học phí

Một mẫu đơn xin gia hạn học phí chuẩn sẽ cần cung cấp những thông tin gì? Nắm bắt được yêu cầu cần có sẽ là cách để bạn có một quy trình soạn thảo rõ ràng, đúng đắn hơn về nội dung.

Những thông tin cần được cung cấp trong mẫu đơn được lập gồm có:

- Thông tin về bộ phận tiếp nhận đơn

- Thông tin về sinh viên làm đơn

- Lý do, mục đích viết đơn và nguyện vọng mong muốn được chấp thuận

- Lời cam đoan của sinh viên và chữ ký xác nhận

Đây sẽ là trình tự các thông tin cần được kê khai, cung cấp lần lượt trong mẫu đơn xin gia hạn học phí. Vì thế, mà bạn sẽ cần đảm bảo đơn không chỉ đầy đủ về nội dung mà còn có bố cục xuyên suốt, rõ ràng theo đúng trình tự của một văn bản hành chính được lưu thông trong nhà trường.

2.2. Lưu ý khi viết mẫu đơn xin gia hạn học phí

2.2.1. Ghi rõ về bộ phận tiếp nhận đơn

Điều đầu tiên khi viết đơn xin gia hạn học phí thì bạn cần biết được mẫu đơn của mình cần được gửi tới đâu, ai sẽ là người có thẩm quyền xem xét và đưa ra quyết định tương ứng. Đây chính là mấu chốt để đơn phát huy được tác dụng cũng như trình bày được đến đúng với đối tượng cần truyền tải.

Thông thường, mẫu đơn xin gia hạn học phí sẽ được gửi về ban giám hiệu nhà trường và người có thẩm quyền quyết định sẽ là các thầy cô trong Ban giám hiệu cũng như lãnh đạo bộ phận tài chính trong công ty.

Trong phần kính gửi, bạn sẽ đề cập tới Ban giám hiệu, phụ trách bộ phận tài chính cùng với đó có thể là lãnh đạo khoa mà bạn theo học. Tùy thuộc vào yêu cầu cũng như quy định của từng trường mà bạn sẽ cần ghi đúng, đầy đủ những người có thẩm quyền liên quan trong đơn của mình.

2.2.2. Cung cấp đầy đủ thông tin về bản thân

Một trong những nội dung không thể thiếu của mẫu đơn đó chính là thông tin người làm đơn. Bạn cần ghi rõ thông tin của mình để thầy cô có thể xác minh được đúng đối tượng làm đơn, tránh việc nhầm lẫn giữa các sinh viên với nhau.

Các thông tin cần được cung cấp gồm có: Họ tên, ngày tháng năm sinh, lớp, khoa, mã sinh viên, địa chỉ thường trú, số điện thoại liên hệ. Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm các thông tin như nơi ở hiện tại, email, khóa hay chuyên ngành để thông tin được rõ ràng, cụ thể hơn.

2.2.3. Trình bày chi tiết lý do làm đơn

Mục đích chính của việc viết đơn xin gia hạn học phí là gì, bạn muốn trình bày nguyện vọng ra sao với nhà trường? Đây sẽ là phần nội dung trả lời cho những câu hỏi nêu trên.

Để đảm bảo nội dung đơn được rõ ràng, bạn cần trình bày chi tiết vấn đề với việc nêu được những thông tin như:

- Số tiền học phí cần đóng đúng theo thời hạn là bao nhiêu?

- Lý do không thể nộp học phí đúng theo quy định của nhà trường là gì? (Lý do nên là lý do chính đáng, mang tính khách quan để có thể dễ dàng thuyết phục và được nhà trường chấp thuận, tạo điều kiện)

- Thời gian muốn xin gia hạn để nộp học phí là bao lâu? (cần đưa ra con số cụ thể và mốc thời gian cụ thể cho việc nộp học phí nếu được đồng ý gia hạn)

2.2.4. Không thể thiếu lời cam kết và chữ ký xác nhận

Nội dung cuối cùng trong mẫu đơn mà bạn sẽ không thể thiếu đó là lời cam đoan. Đây sẽ là sự cam đoan của bản thân với tất cả thông tin được đề cập bên trên cũng như lời hứa về việc nộp học phí theo đúng thời gian được gia hạn. 

Cuối cùng, bạn cần gửi lời cảm ơn tới thầy cô và mong được nhà trường xem xét, tạo điều kiện trước khi ký, ghi rõ họ tên vào phần người làm đơn trong văn bản.

3. Tải mẫu đơn xin gia hạn học phí chuẩn

Hiện nay, việc sử dụng các mẫu đơn sẵn có là hình thức rất phổ biến trong các thủ tục hành chính tại các cơ quan, tổ chức cũng như các công ty, doanh nghiệp tương ứng. Đây sẽ là cách để bạn có thể sở hữu mẫu đơn chuẩn mực cả về hình thức lẫn nội dung, đồng thời, có thể tiết kiệm thời gian trong việc làm đơn để gửi tới ban giám hiệu nhà trường.

Bạn có thể tham khảo mẫu đơn xin gia hạn học phí được vieclam123.vn cập nhật theo mẫu chuẩn nhất hiện nay qua link tải dưới đây.

Link tải: mau-don-xin-gia-han-hoc-phi.doc

Mẫu đơn xin gia hạn học phí sẽ là văn bản giúp cho các bạn sinh viên có thể trình bày nguyện vọng được gia hạn thêm thời gian nộp học phí để tránh cho việc bị kỷ luật hay các trường hợp ngoài ý muốn khác ảnh hưởng tới quá trình học tập. Hy vọng rằng, những chia sẻ trong bài đã cung cấp cho bạn thông tin hữu ích trong việc tìm hiểu về mẫu đơn.