1. Tìm hiểu chung về công văn xin lỗi khách hàng

1.1. Khái niệm mẫu công văn xin lỗi khách hàng

Mẫu công văn xin lỗi khách hàng là một văn bản được dùng trong một doanh nghiệp chuyên về một lĩnh vực nào đó dùng để đưa ra những lời xin lỗi của họ đến khách hàng của mình. Đây là một văn bản hành chính thông dụng được sử dụng vô cùng phổ biến để họ giao tiếp với khách hàng.

Có thể thấy, không chỉ ở mỗi doanh nghiệp mà công văn xin lỗi khách hàng được sử dụng khá phổ biến. Trong các tổ chức xã hội ngày nay đều phải soạn thảo và sử dụng công văn xin lỗi khách hàng khá thường xuyên nếu như cần để để đảm bảo được mối quan hệ của họ với khách hàng của mình được tốt hơn. Khách hàng ở đây có thể là khách hàng cá nhân hoặc khách hàng tập thể tùy theo đối tượng mà công văn xin lỗi được hướng đến.

Xem thêm: Những thông tin cơ bản cần nắm bắt về mẫu công văn đề nghị phối hợp

1.2. Đặc điểm của mẫu công văn xin lỗi khách hàng

Với mẫu công văn xin lỗi khách hàng thì biểu mẫu này sẽ có những đặc điểm như sau:

- Mẫu công văn xin lỗi khách hàng không phải là một văn bản được pháp luật quy định cho nên quá trình soạn thảo, ban hành đều trở nên chủ động, đơn giản tùy thuộc vào sự khẩn cấp của doanh nghiệp. Và loại mẫu công văn xin lỗi khách hàng này sẽ phù hợp được với nhiều lĩnh vực khác nhau.

- Không chỉ được dùng cho các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, nhà nước ban hành mà mẫu  công văn xin lỗi khách hàng còn có thể được các cá nhân lập lên nếu như người đó đã được phân hành quyền hạn.

- Nội dung mẫu công văn xin lỗi khách hàng chỉ tập trung vào việc xin lỗi khách hàng đó và không được lan man sang các chủ đề không liên quan khác. Đây là một trong những đặc điểm cơ bản của mẫu công văn xin lỗi khách hàng.

- Mẫu công văn xin lỗi khách hàng sẽ không có hiệu lực cho nên nó sẽ chấm dứt khi mà các chủ thể trong công văn giải quyết xong vấn đề với nhau.

2. Hướng dẫn viết mẫu công văn xin lỗi khách hàng chuẩn nhất?

2.1. Khi nào nên viết mẫu công văn xin lỗi khách hàng?

Trong mỗi doanh nghiệp, tổ chức chuyên về lĩnh vực cung cấp dịch vụ, mua bán hàng hóa sẽ nhiều lúc nào đó có nhiều sai sót trong khâu cung ứng đến khách hàng của mình như: giao thiếu hàng, giao sai sản phẩm, phục vụ chưa chu đáo,...Lúc này, khi chưa thực hiện đúng quy trình mà doanh nghiệp đã đề ra hoặc nhận được sự phàn nàn từ khách hàng thì doanh nghiệp sẽ ngay lập tức gửi công văn đến khách hàng của mình và đưa ra lời xin lỗi đến cho họ.

Nội dung của mẫu công văn xin lỗi khách hàng tuy không phải là văn bản pháp luật nhưng cũng cần phải truyền tải những thông tin nội dung đến khách hàng lời xin lỗi chân thành. Bên cạnh đó, nội dung công văn cần phải đảm bảo được về hình thức như sau:

- Quốc hiệu, tiêu ngữ của nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam rõ ràng giữa trang giấy.

- Nơi gửi và thời gian gửi công văn xin lỗi khách hàng.

- Tên cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức ban hành công văn xin lỗi khách hàng.

- Tên chủ thể nhận công văn xin lỗi khách hàng.

- Số ký hiệu của công văn và tiêu đề của công văn xin lỗi khách hàng.

- Nội dung về việc xin lỗi khách hàng được truyền tải trong công văn.

- Chữ ký và dấu xác nhận của người có thẩm quyền ban hành công văn xin lỗi khách hàng.

Xem thêm: Bật mí mẫu công văn giải trình với khách hàng dành riêng cho bạn

2.2. Chi tiết cách soạn thảo mẫu công văn xin lỗi khách hàng

Mẫu công văn xin lỗi khách hàng cùng như bao văn bản khác sẽ được phân chia thành 3 phần nội dung chính. Sau đây để hiểu rõ từng phần nội dung thì chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách viết và soạn thảo cực chi tiết.

2.2.1. Mở đầu mẫu công văn xin lỗi khách hàng

Với phần mở đầu của mẫu công văn xin lỗi khách hàng thì cũng tương tự như bao văn bản hành chính thông thường khác. Ở đây, bạn cần trình bày được những thông tin cơ bản như là: tên quốc hiệu và tiêu ngữ, tên cơ quan lập công văn, địa điểm và thời gian lập công văn, tiêu đề,...Đây đều là những phần nội dung vô cùng cơ bản trong các văn bản thông thường nên ở mẫu công văn xin lỗi khách hàng bạn cũng không được bỏ qua.

Thực chất mẫu công văn xin lỗi khách hàng có thể hiểu là một bức thư xin lỗi khách hàng. Nhưng ở biểu mẫu này thì nó có phần trang trọng hơn vì được thể hiện dưới dạng văn bản hành chính. Vì thế trong văn bản công văn xin lỗi khách hàng thì người soạn thảo cần thể hiện nội dung một cách rõ ràng nhất tới phái khách hàng của mình.

2.2.2. Nội dung chính của công văn xin lỗi khách hàng.

Đi vào phần nội dung chính của mẫu công văn thì bạn sẽ cần phải trình bày được những nội dung như sau: phần kính gửi và nội dung xin lỗi khách hàng. Trong đó thị phần kính gửi cần nêu được rõ thông tin cơ bản của khách hàng. Nếu khách hàng là cá nhân thì cần nêu rõ họ tên còn nếu là khách hàng doanh nghiệp cần ghi đúng tên doanh nghiệp.

Sau khi đã nêu được thông tin người nhận công văn thì tiếp đến người viết sẽ cần trình bày những nội dung xin lỗi của mình đến khách hàng. Nội dung này cần phải được trình bày được nguyên nhân đưa ra lời xin lỗi và hướng giải quyết một cách cụ thể nhất.

2.2.3. Kết thúc mẫu công văn xin lỗi khách hàng

Ở phần cuối mẫu công văn xin lỗi khách hàng sẽ là chữ ký của người viết, đồng thời có thể đóng dấu và ghi rõ chức vụ, quyền hạn của người viết vào trong đó.

File dưới đây là biểu mẫu công văn xin lỗi khách hàng cực chuẩn và chi tiết. Bạn có thể tải về và tham khảo khi cần đến:

mau-cong-van-xin-loi-khach-hang.doc

2.3. Những mẹo để viết công văn xin lỗi khách hàng chuẩn nhất

Mẫu công văn xin lỗi khách hàng là văn bản được lập trong doanh nghiệp và nó không có một quy chuẩn cụ thể nào về hình thức cũng như nội dung. Nhưng một khi đã là văn bản công văn để gửi đến ai đó thì cũng luôn cần phải đảm bảo được nội dung một cách đầy đủ và chi tiết. Để viết được mẫu công văn xin lỗi khách hàng chuẩn xác nhất thì bạn cần nắm bắt những điều sau đây:

- Khi nhận được bất cứ một phàn nàn của khách hàng về dịch vụ của doanh nghiệp thì hãy ngay lập tức gửi công văn để xin lỗi đến khách hàng của mình một cách nhanh nhất. Đây sẽ là cách để doanh nghiệp giữ vững được mối quan hệ của mình với khách hàng và duy trì được uy tín cho doanh nghiệp.

- Lời xin lỗi trong công văn phải có sự chân thành, doanh nghiệp phải thừa nhận được những sai sót về mình và đưa ra được hướng giải quyết cụ thể cho những điều mà mình mắc phải. Qua đây, khách hàng sẽ không còn cảm thấy phiền hà về những điều mà doanh nghiệp gây ra và được sự đánh giá cao từ phía khách hàng khó tính nhất.

- Khi đã lập mẫu công văn thì nội dung trình bày phải có sự mạch lạc, nội dung trình bày rõ ràng. Khi viết xong cần kiểm tra lại các lỗi chính tả trước khi gửi đến khách hàng để đảm bảo tính chuyên nghiệp. Cuối cùng cũng cần phải giữ vững mối quan hệ tốt với khách hàng sau khi gửi công văn đến họ. Đây chính là cách lấy lại niềm tin từ khách hàng sau khi đưa ra lời xin lỗi

Nội dung trên vieclam123 đã bật mí đến cho bạn những thông tin về mẫu công văn xin lỗi khách hàng. Hy vọng qua đây bạn có thể soạn thảo được mẫu công văn xin lỗi khách hàng thật chuẩn khi cần đến.