1. Hướng dẫn soạn thảo mẫu công văn thu hồi công nợ quá hạn

1.1. Mẫu công văn thu hồi công nợ quá hạn sử dụng khi nào?

Công nợ cũng là một khoản tài chính không nhỏ đối với doanh nghiệp và cũng được tính vào trong tổng số vốn mà doanh nghiệp sở hữu. Công nợ bao gồm các khoản mà doanh nghiệp thu từ khách hàng, các khoản chi phí mà doanh nghiệp cần thanh toán, các khoản tiền tạm ứng…

Công nợ doanh nghiệp đều được quản lý chặt chẽ và những khoản công nợ quá hạn đều phải được thu lại trong thời gian sớm nhất. Khi xuất hiện công nợ, kế toán doanh nghiệp sẽ tổng hợp lại các khoản cần thu hồi và phối hợp với các bộ phận liên quan để gửi đi công văn thu hồi công nợ quá hạn.

Mẫu công văn thu hồi công nợ quá hạn là một dạng văn bản hành chính, trong đó có ghi chú thông tin của bên đòi nợ, bên nợ và khoản nợ. Đồng thời công văn này cũng chứa lời đề nghị bên nợ thanh toán nốt số tiền công nợ còn tồn đọng và quy định về thời gian thanh toán công nợ quá hạn.

Một mẫu công văn thu hồi công nợ quá hạn bao gồm những nội dung sau đây: địa điểm và thời gian gửi công văn; tên cơ quan ban hành công văn và cả tên cơ quan chủ quản; địa chỉ gửi công văn; nội dung công văn; chữ kỹ và đóng dấu của doanh nghiệp.

1.2. Hướng dẫn soạn thảo mẫu công văn thu hồi công nợ quá hạn

Như vậy, bạn đã tìm hiểu tổng quát về công nợ trong doanh nghiệp và mục đích sử dụng của loại công văn này. Tiếp theo sau đây, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu cách soạn thảo và hoàn thiện mẫu công văn thu hồi công nợ quá hạn nhé!

Trước đó, mời bạn đọc tải về mẫu công văn thu hồi công nợ quá hạn qua liên kết sau đây để có sự hình dung cụ thể hơn về các trình bày mẫu công văn này.

Mau-cong-van-thu-hoi-cong-no-qua-han.doc

1.2.1. Cung cấp thông tin về hợp đồng đã ký

Mẫu công văn thu hồi công nợ quá hạn được sử dụng trong các doanh nghiệp với tên gọi là công văn đòi nợ hoặc Đơn đề nghị thanh toán nợ. Đây là văn bản chính thức được doanh nghiệp gửi cho khách hàng hoặc đối tác.

Chính vì vậy mà trong phần mở đầu công văn cần ghi rõ địa điểm, ngày tháng gửi công văn. Tiếp theo là địa chỉ nhận công văn. Địa chỉ nhận công văn ở đây là công ty khách hàng hoặc đối tác của doanh nghiệp.

Trong phần mở đầu của mẫu công văn thu hồi công nợ quá hạn, người soạn thảo công văn cũng cần cung cấp thêm thông tin về hợp đồng kinh tế đã ký kết trước đó. Thông tin này được sử dụng để phía nhận được công văn sẽ đối chiếu với công tác kế toán để rà soát lại hợp đồng và rà soát lại các khoản công nợ quá hạn.

Ví dụ:

“Theo hợp đồng kinh tế số 08/2022-HĐKT đã được ký kết vào ngày 23 tháng 06 năm 2022 giữa Công ty Cổ phần AAA và Công ty X về việc thu mua nguyên liệu sản xuất, hàng hóa và giấy tờ đã được bàn giao lại đầy đủ theo điều khoản trong hợp đồng. Biên bản bàn giao và nghiệm thu thiết bị cũng đã được cả hai nên ký kết vào ngày 25 tháng 06 năm 2022.

Theo điều khoản số 5 về việc thanh toán hợp đồng, bên Mua sẽ phải thanh toán cho bên Bán 50% giá trị hợp đồng trong vòng 60 ngày kể từ ngày Biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa được ký kết”.

Lưu ý khi soạn thảo phần này đó là trong mẫu công văn thu hồi công nợ quá hạn phải nêu rõ số hiệu hợp đồng, thời gian ký kết hợp đồng, thời gian ký biên bản nghiệm thu, điều khoản thanh toán liên quan đến số tiền biên Mua cần thanh toán nốt cũng như điều khoản về thời gian thanh toán.

1.2.2. Đề nghị thanh toán công nợ quá hạn

Sau khi đã cung cấp thông tin về hợp đồng đã ký và số công nợ quá hạn cần phải thanh toán.

Người biên soạn mẫu công văn thu hồi công nợ quá hạn sẽ đưa ra đề nghị thanh toán nốt số công nợ có hạn và thông tin về số tiền cần thanh toán cũng như phương thức thanh toán.

Số công nợ quá hạn cần thanh toán nên được ghi chú rõ ràng ra là bao nhiêu tiền và tương ứng với bao nhiêu phần trăm giá trị hợp đồng. Tiếp theo, người soạn thảo công văn sẽ cung cấp thêm thông tin tài khoản ngân hàng sử dụng để chuyển khoản.

Thông tin về tài khoản nhận thanh toán công nợ bao gồm: Tên công ty/ doanh nghiệp; Số tài khoản, tên ngân hàng và tên chi nhánh.

Cuối công văn sẽ có chữ ký và con dấu của giám đốc công ty/ doanh nghiệp. Chinh vì vậy nên trước khi gửi đi, kế toán cần gửi công văn lên ban giám đốc để được duyệt và ký tên. Sau khi đã hoàn thiện thì công văn sẽ gửi theo đường văn thư đến doanh nghiệp là đối tượng của công nợ quá hạn.

2. Tham khảo quy trình thu hồi công nợ của doanh nghiệp

Quy trình thu hồi công nợ trong doanh nghiệp trải qua 3 bước:

- Bước 1: Xác minh hồ sơ và yêu cầu thu hồi công nợ

Kế toán viên theo dõi công nợ được ghi nhận là quá hạn, sau đó thu thập toàn bộ các chứng từ cần thiết. Tiếp theo, kế toán sẽ tiến hành xác minh khả năng thu hồi công nợ của đối tượng đòi nợ.

- Bước 2: Gửi công văn thu hồi công nợ quá hạn

Kế toán dựa trên mẫu công văn thu hồi công nợ quá hạn đã được hướng dẫn trong phần trước để soạn và gửi đi công văn thu hồi công nợ quá hạn.

- Bước 3: Khởi kiện thu hồi công nợ quá hạn

Sau khi công văn thu hồi công nợ quá hạn được gửi đi mà bên nợ vẫn không thể thanh toán công nợ đúng hạn và cũng không có bất kỳ sự giải trình nào, thì chủ nợ có quyền khởi kiện để thu hồi công nợ quá hạn.

Trên đây bài viết đã cung cấp cho bạn đọc hướng dẫn soạn thảo, hoàn thiện mẫu công văn thu hồi công nợ quá hạn và những lưu ý khi soạn thảo mẫu công văn này. Bạn đọc có thể tải về mẫu công văn được ghim trong bài viết để tham khảo cách trình bày. Hy vọng những thông tin trong bài viết sẽ có giá trị tham khảo đối với bạn đọc.