1. Bạn biết gì về mẫu biên bản nghiệm thu phần mềm?

Biên bản nghiệm thu phần mềm được thành lập bởi đơn vị quản lý và sử dụng phần mềm, đây là thành viên của đoàn nghiệm thu, lập ra với mục đích ghi chép lại những nội dung nghiệm thu phần mềm, xem xét và kiểm tra chất lượng, xác định tính năng của phần mềm. Ngoài ra, quá trình nghiệm thu còn giúp các đơn vị thực hiện nghiệm thu có thể phát hiện ra lỗi của phần mềm, đảm bảo có phương án xử lý kịp thời, nhanh chóng nhất.

Đây cũng là căn cứ quan trọng để chứng minh quá trình chuyển giao phần mềm giữa bên thiết kế phần mềm và bên có đang ý định sử dụng phần mềm. Bên cạnh đó, mục đích của việc lập biên bản này là nếu bên sử dụng phần mềm phát hiện ra các lỗi còn tồn tại ở phần mềm, bên thiết kế sẽ chịu trách nhiệm sửa chữa các lỗi xảy ra.

Sau khi đã biết được mẫu biên bản nghiệm thu phần mềm là gì và mục đích sử dụng của mẫu biên bản này, chúng ta cùng đi vào chi tiết cách viết mẫu văn bản này nhé!

Xem thêm: Tham khảo cách viết mẫu phiếu yêu cầu nghiệm thu chuẩn nhất

2. Hướng dẫn soạn thảo mẫu biên bản nghiệm thu phần mềm chi tiết nhất

Có thể thấy, trong quá trình nghiệm thu phần mềm, văn bản nghiệm thu phần mềm đóng vai trò vô cùng quan trọng. Tuy vậy, nếu bạn chưa biết cách viết mẫu văn bản này thì hãy tải về tại đây và điền theo hướng dẫn dưới đây nhé!

Tải ngay

2.1. Phần mở đầu

Mở đầu trong mẫu văn bản nghiệm thu này đã có sẵn Quốc hiệu, Tiêu ngữ và tên văn bản được ghi đậm, to, rõ ràng chính giữa lá đơn:

BIÊN BẢN

NGHIỆM THU PHẦN MỀM

Bạn đừng quên ghi địa điểm, ngày tháng năm thực hiện nghiệm thu phần mềm cụ thể nhé! Ví dụ, bạn nghiệm thu tại phường Định Công, quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội, thì có thể ghi là “Hà Nội, ngày xx tháng xx năm 20xx”, hoặc có thể ghi cụ thể hơn là “Định Công, ngày xx tháng xx năm 20xx”.

Tiếp đến, bạn cần ghi đối tượng nghiệm thu, đối tượng ở đây chính là tên đầy đủ của phần mềm mà bên thiết kế và sử dụng thực hiện nghiệm thu. Ví dụ: “Đối tượng nghiệm thu: Phần mềm quản lý bán hàng ABC”.

2.2. Phần nội dung

Đây chính là nội dung quan trọng nhất trong mẫu biên bản nghiệm thu phần mềm, bạn cần ghi rõ quá trình và nội dung nghiệm thu vào trong biên bản nhé!

2.2.1. Thành phần nghiệm thu

Trong mục này, bạn cần ghi rõ thành phần nghiệm thu là ai, gồm có bên đại diện đơn vị phụ trách thiết kế và bên đại diện của đơn vị quản lý, sử dụng phần mềm. Bạn cần ghi rõ họ tên, chức vụ của người đại diện của hai bên trong biên bản nghiệm thu. Lưu ý rằng, người viết biên bản cần ghi rõ ràng họ tên đầy đủ của hai bên đại diện và kèm theo chức vụ hiện tại ở đơn vị mà họ đang làm việc.

2.2.2. Thời gian nghiệm thu

Tuy ở đầu văn bản đã ghi ngày tháng nghiệm thu, tuy vậy trong văn bản này cần phải ghi rõ ràng hơn thời gian bắt đầu nghiệm thu và thời gian kết thúc nghiệm thu, bao gồm giờ, phút, ngày, tháng, năm. Bên cạnh đó, địa điểm nghiệm thu cũng cần ghi rõ ràng hơn, bắt đầu ghi từ số nhà, tên đường, hoặc tên đơn vị thực hiện nghiệm thu, tên xã, phường, thị trấn, quận, huyện, cuối cùng tới tỉnh, thành phố.

2.2.3. Đánh giá hạng mục

Trong phần đánh giá hạng mục, bạn cần ghi rõ các tài liệu sử dụng để làm căn cứ nghiệm thu, như phiếu yêu cầu nghiệm thu phần mềm do đơn vị sử dụng phần mềm đưa ra, kèm theo những thay đổi được phê duyệt hay hồ sơ thiết kế phần mềm.

Sau đó, người ghi biên bản cần ghi rõ nội dung thực hiện nghiệm thu và quá trình kiểm tra, test thử phần mềm thế nào. Bạn cần ghi rõ trong biên bản các tính năng của phần mềm và kiểm tra các tính năng này như hệ điều hành, cài đặt trên máy tính hay máy ảo, các hệ thống cần thiết khác, tốc độ chạy của phần mềm ra sao… Ngoài ra, để có thể phục hồi lại trạng thái ban đầu khi cần thiết, bạn nên tiến hành sao lưu các hệ thống thành file ảnh.

Để thử nghiệm phần mềm, hai bên cần thiết kế ra kịch bản kiểm thử, nhằm mục đích thử nghiệm quá trình sử dụng phần mềm dựa theo từng tình huống đã được xác định. Tiếp đó, bên kiểm tra cần xác định phần mềm có lỗi hay không, vì sao lại có lỗi, lỗi đã xảy ra hay chưa, có thường xuyên gặp lỗi không…

Cuối cùng, tổng kết lại các kết quả mà hai bên đã kiểm nghiệm để đưa ra kết quả cuối cùng.

2.3. Phần kết thúc

Trong phần cuối của biên bản nghiệm thu phần mềm, nếu hai bên có ý kiến khác về phần mềm, ví dụ như yêu cầu bên phần mềm thiết kế sửa chữa lại các lỗi này. Nếu không có, bạn có thể bỏ qua phần này và đi tới phần kết luận, đảm bảo phần mềm có hoạt động bình thường hay chưa và liệu có thể đem vào sử dụng hay không…

Trường hợp phần mềm còn lỗi hoặc tính năng nào đó chưa hoàn thiện, bên sử dụng phần mềm có thể yêu cầu bên thiết kế sửa chữa, đảm bảo phần mềm có thể hoàn thiện nhất.

Đây là văn bản có giá trị pháp lý, do đó các bên nghiệm thu cần chịu trách nhiệm trước pháp luật về biên bản nghiệm thu sử dụng phần mềm này. Và tất nhiên, để có tính pháp lý thì bên đại diện phụ trách thiết kế phần mềm và bên đại diện sử dụng phần mềm cần ký tên, đóng dấu vào văn bản khi đã hoàn thiện.

Như vậy, tùy theo từng phần mềm và tính năng của phần mềm mà văn bản nghiệm thu có thể trình bày theo hình thức khác nhau. Tuy vậy, khi soạn thảo, bạn cần đảm bảo đầy đủ các nội dung kể trên nhé!

Xem thêm: Hướng dẫn cách viết hợp đồng mua bán phần mềm chuẩn nhất

3. Tại sao cần phải nghiệm thu phần mềm?

Trước khi soạn thảo văn bản nghiệm thu phần mềm, liệu bạn đã biết lý do vì sao nên tiến hành nghiệm thu hay chưa?

Phần mềm nào cũng có thể gặp trục trặc, đó có thể là lỗi nhỏ, không ảnh hưởng tới việc phần mềm vận hành. Tuy vậy, cũng có một số lỗi lớn nghiêm trọng có thể khiến phần mềm gặp lỗi lớn, không thể vận hành, lúc này nếu bên thiết kế phần mềm không có trách nhiệm, đơn vị sử dụng phần mềm mất thời gian, tiền bạc và công sức để tiến hành sửa chữa lại.

Khác với các công trình khác, phần mềm là sản phẩm hữu hình, không thể sờ nắn được, cần phải nhờ những người có kinh nghiệm kiểm tra và vận hành thử thì mới có thể biết được phần mềm này có lỗi hay không. Vì vậy, để tránh mâu thuẫn phát sinh về sau, việc kiểm tra phần mềm và tiến hành nghiệm thu là điều cần thiết và quan trọng.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được cách soạn thảo mẫu biên bản nghiệm thu phần mềm cùng với một số thông tin liên quan. Trong quá trình soạn thảo, người ghi biên bản cần ghi đầy đủ và chính xác các nội dung trong quá trình nghiệm thu vào văn bản, sau đó yêu cầu bên đại diện sử dụng phần mềm và bên thiết kế phần mềm ký xác nhận, đóng dấu vào biên bản. Hãy theo dõi vieclam123.vn để tham khảo những thông tin bổ ích nữa nhé!