1. Sơ lược các thông tin về biên bản hủy chứng từ Kế toán

Mẫu biên bản hủy chứng từ Kế toán hay còn được là biên bản hủy tài liệu Kế toán hết giá trị lưu trữ. Đây là một văn bản được lập lên khi mà các chứng từ Kế toán được tiêu hủy vì giá trị đã không còn. Mục đích của biên bản này sẽ giúp các bên liên quan nắm bắt được loại chứng từ nào bị hủy và cách thức hủy chính xác như thế nào.

Nội dung trong biên bản hủy chứng từ Kế toán sẽ được nêu chi tiết về thông tin địa chỉ hủy chứng từ, thời gian lập biên bản hủy chứng từ Kế toán, các chứng từ hủy và phương pháp hủy. Tất tần tật những nội dung này sẽ cần phải chi tiết để những bên cơ quan tiêu hủy tài liệu nắm bắt được thông tin.

Hủy chứng từ Kế toán trong một doanh nghiệp là việc hết sức hệ trọng. Sau một thời gian lưu trữ những chứng từ Kế toán trong doanh nghiệp thì nó sẽ có thời hạn riêng biệt. Và khi những thời hạn này đã bị chấm dứt hoàn toàn thì Kế toán viên hoàn toàn có thể hủy những chứng từ Kế toán nhưng vẫn phải làm theo đúng quy định đặt ra. 

Và song hành với việc hủy chứng từ Kế toán đó chính là biên bản kèm theo đó. Từ đây thì bạn có thể thấy được rằng mẫu biên bản hủy chứng từ Kế toán sẽ là một văn bản quan trọng không thể thiếu trong việc hủy chứng từ. Nếu không có biên bản này thì việc hủy chứng từ đôi khi sẽ không được công nhận và cá nhân hủy chứng từ Kế toán mà lập biên bản không đúng quy định còn bị xử phạt.

2. Những thông tin cho bạn về mẫu biên bản hủy chứng từ Kế toán.

2.1. Viết mẫu biên bản hủy chứng từ Kế toán khi nào?

Việc viết bản bản hủy chứng từ Kế toán sẽ được diễn ra ngay sau khi việc hủy chứng từ Kế toán được hoàn thiện. Ngay lúc này doanh nghiệp sẽ cần tiến hành lập biên bản theo đúng quy định và đưa đầy đủ thông tin chứng từ được hủy vào trong biên bản.

Thời hạn của chứng từ Kế toán sẽ dao động trọng khoảng thời gian từ 5 đến 10 năm. Một khi thời hạn này đã kết thúc thì các chứng từ ngay sau đó sẽ cần phải hủy.

Về quy định chứng từ của đơn vị, doanh nghiệp nào thì họ sẽ tự phải tiêu hủy. Những cá nhân khác không liên quan hay nằm nội bộ phía bên ngoài sẽ không được phép lập biên bản hủy chứng từ Kế toán khi chưa có lệnh hoặc chưa hết thời hạn đã nêu ra.

Bên cạnh đó, những chứng từ Kế toán mà có tính sử dụng cao và có ý nghĩa quan trọng về mặt kinh tế thì sẽ không được phép hủy vì chúng sẽ có tính lưu trữ vĩnh viễn. Chính vì thế, trong trường hợp này thì sẽ không được phép lập biên bản hủy chứng từ cho các chứng từ Kế toán lưu trữ vĩnh viễn.

2.2. Các bước viết mẫu biên bản hủy chứng từ Kế toán

2.2.1. Tiến hành hủy chứng từ Kế toán đã hết giá trị

Bước đầu tiên để tiến hành có cơ sở cho việc viết báo cáo đó chính là hủy chứng từ Kế toán đã hết hạn lưu trữ. Lúc này, doanh nghiệp sẽ đưa ra những chứng từ Kế toán trong doanh nghiệp của mình đã hết hạn và từ đó đi tiêu hủy theo đúng quy định.

Cách thức tiêu hủy chứng từ Kế toán sẽ bao gồm các cách như sau: cắt, xé nhỏ, đốt,...Tùy vào mỗi đơn vị hoặc các doanh nghiệp sẽ có những hình thức hủy chứng từ Kế toán khác nhau. Mỗi nơi sẽ cần phải lựa chọn cho mình cách thức hủy thật phù hợp miễn sao đảm bảo được rằng các chứng từ Kế toán sau khi sử dụng sẽ không còn được sử dụng.

Người đại diện doanh nghiệp đầu tiên sẽ phải thay mặt cho doanh nghiệp thành lập lên hội đồng hủy chứng từ Kế toán. Trong hộ đồng này phải có những cấp lãnh đạo của phòng lưu trữ chứng từ Kế toán, phòng Kế toán,...Sau đó tất cả hội đồng sẽ cần đánh giá và phân loại những chứng từ Kế toán phải hủy trong doanh nghiệp.

2.2.2. Tiến hành lập biên bản hủy chứng từ Kế toán

Như vậy, sau khi mà Kế toán đã tiến hành xong việc hủy chứng từ Kế toán thì lúc này biên bản sẽ phải được lập lên. Biên bản sẽ cần phải được lập ngay và không được để quá hạn thời gian rồi mới lập lên biên bản hủy chứng từ. Sau đây sẽ là thông tin nội dung mẫu biên bản hủy chứng từ Kế toán đầy đủ nhất cho bạn.

- Các thông cơ bản của biên bản hủy chứng từ Kế toán bao gồm: quốc hiệu tiêu ngữ, tên cơ quan hoặc tổ chức hủy chứng từ Kế toán, ngày tháng năm lập biên bản, tên biên bản, mục đích về việc lập viên bản, những căn cứ hình thành lên việc hủy chứng từ Kế toán và lập biên bản.

- Thời gian và địa điểm bắt đầu tiến hành lập biên bản và tiến hành hủy chứng từ Kế toán.

- Thông tin những cá nhân tham gia vào việc hủy chứng từ Kế toán. Mỗi cá nhân được nhắc đến trong biên bản hủy chứng từ cần phải nêu rõ thông tin bao gồm họ và tên, cơ quan đơn vị đang làm việc.

- Các thông tin về chứng từ Kế toán được tiêu hủy: tên bộ phận lưu trữ chứng từ Kế toán, số chứng từ Kế toán bị tiêu hủy, phương pháp hủy. Những nội dung này sẽ rất quan trọng trong nêu trong biên bản cần phải được nêu rõ. Đới với số chứng từ bị tiêu hủy cần ghi rõ số lượng bị hủy là bao nhiêu đồng thời đưa ra được cách thức hủy chứng từ đó là như thế nào

- Phần kết luận của biên bản hủy chứng từ Kế toán: Nêu rõ những kết luận có liên quan đến việc hủy chứng từ Kế toán vừa thực hiện đồng thời nêu rõ được số lượng biên bản hủy chứng từ Kế toán được lập lên. Các chữ ký của những bên liên quan trong việc thực hiện hủy chứng từ Kế toán sẽ được nhận trong phần cuối của biên bản.

Dưới đây là chi tiết mẫu biên bản hủy chứng từ Kế toán. Để thuận tiện trong việc lập mẫu và viết nhanh chóng hơn thì bạn có thể tải về máy thông qua mẫu biên bản hủy chứng từ Kế toán vô cùng chi tiết!

mau-bien-ban-huy-chung-tu-ke-toan.doc

2.3. Các lưu ý khi viết mẫu biên bản hủy chứng từ Kế toán

Khi tiến hành viết mẫu biên bản hủy chứng từ Kế toán đầu tiên cần phải nắm bắt được những quy định có liên quan đến việc hủy chứng từ Kế toán. Đặc biệt là những trường hợp vi phạm về hủy chứng từ Kế toán không đúng quy định. Việc này sẽ đồng thời khiến cho quá trình lập biên bản không được chấp thuận.

Quá trình hủy chứng từ Kế toán không đúng quy định có thể bị xử phạt nặng về hành chính cũng như là hình sự. Nếu như không lập biên bản hủy chứng từ Kế toán hoặc là lập sai biên bản, hủy chứng từ Kế toán trước thời hạn thì mức phạt tiền sẽ là từ 10 đến 20 triệu đồng. Ngoài ra với những vi phạm nặng hơn thì sẽ có những xử phạm hình sự từ những cơ quan chức năng có thẩm quyền.

Khi tiến hành lập mẫu biên bản hủy chứng từ Kế toán thì nhất định phải có những thông tin liên quan đến hội đồng hủy chứng từ trong biên bản, đây là thông tin bắt buộc cần phải có. Ngoài ra thì những thông tin cơ bản khác liên quan đến chứng từ Kế toán được hủy cần phải được liệt kê một cách rõ ràng và chi tiết trong biên bản.

Biên bản hủy chứng từ Kế toán khi đã hoàn thiện sẽ phải được lập ít nhất thành hai bản giống nhau. Trong đó thì cơ quan, doanh nghiệp giữ chứng từ Kế toán bị hủy giữ một bản và phí bên thực hiện hủy chứng từ Kế toán giữ một bản.

Vậy là những chia sẻ về mẫu biên bản hủy chứng từ Kế toán đã được bật mí ở bài viết trên. Mong rằng với những chia sẻ này thì bạn sẽ biết được tầm quan trọng của mẫu biên bản hủy chứng từ Kế toán và cách thức viết biên bản thật chuẩn, đầy đủ thông tin.