1. Tìm hiểu Manifest là gì

1.1. Thế nào là Manifest?

Manifest là gì? Manifest được hiểu là một hệ thống tiếp nhận bảng khai báo hàng hoá với các chứng từ, giấy tờ của lô hàng thông quan với tàu xuất nhập cảnh. Khi lô hàng đến cảng thì hãng tàu sẽ nhận được thông báo (Arrival Notice). Việc này sẽ được thực hiện bởi các đại lý ở cảng với lô hàng cần phải khai báo. Các thông tin cần có bao gồm: số vận đơn, ngày phát hành vận đơn, số lượng hàng, ngày tàu chạy, chi tiết về lô hàng.

Các thông tin này cần phải trùng khớp với thông tin về lô hàng được người xuất khẩu cung cấp. Các hãng tàu (Forwarder) và đơn vị giao nhận thực hiện khai thông tin của lô hàng với hải quan gọi là khai Manifest. 

Khi có người đến nhận hàng thì thông tin của lô hàng sẽ được đối chiếu với lệnh giao hàng (Delivery Order) cùng với những thông tin được hãng tàu khai trên Manifest. Hàng sẽ được giao khi mà các thông tin sau khi đối chiếu trùng khớp và ngược lại. Vậy nên, nếu muốn nhận hàng sớm thì khi thực hiện khai Manifest phải hết sức cẩn thận.

1.2. Hướng dẫn khai Manifest

1.2.1. Khai Manifest như thế nào?

Để tránh gây mất thời gian thì việc khai Manifest cần phải được tiến hành cẩn thận và tỉ mỉ. Tại Việt Nam cũng đã chính thức áp dụng việc khai Manifest online (Manifest điện tử). Để có thể thực hiện được việc này thì các doanh nghiệp cần phải truy cập vào website cổng thông tin một cửa quốc gia. Khi đó, người khai hải quan sẽ được lựa chọn hình thức phù hợp và thuận lợi nhất đối với mình cụ thể như sau:

Thứ nhất, thực hiện khai Manifest trực tiếp trên cổng thông tin một cửa quốc gia theo mẫu tờ khai chuẩn được công bố bởi Tổng cục Hải quan.

Thứ hai, khai trực tiếp tại trang web của Tổng cục Hải quan.

Theo quy định thì trên thực tế các hãng tàu sẽ phải khai Manifest và đưa ra được các chỉnh sửa trước khi hàng cập cảng 1 đến 2 ngày. Tuy nhiên, có nhiều quốc gia cần phải thực hiện khai nghiệp vụ Manifest khi tàu đã chạy được 12 giờ. Thực hiện việc này để có thể tránh được tình trạng buôn lậu hàng hoá. (Trung Quốc và Nhật đã thực hiện).

Nếu như hãng tàu khai trễ thời gian quy định thì sẽ phải đóng phí phạt nhất định. Ngoài ra, khi hàng đã thông qua mà hãng tàu muốn sửa lại Manifest thì việc này sẽ diễn ra hết sức khó khăn và tốn kém. Bởi khi mà thực hiện khai lại và chỉnh sửa Manifest rất mất công nên nhiều hãng tàu đã thu thêm phí sửa bill.

1.2.2. Khai manifest chi tiết

Thực hiện khai báo Manifest là gì? Sau khi tiến hành xong việc khai Manifest bằng nhiều cách thì bạn cần phải thực hiện đăng nhập thành công và tải mẫu excel về sau đó điền các thông tin một cách đầy đủ và chính xác nhất. Khi thực hiện bạn không được thay đổi về tên cũng như là xóa hay thay đổi các ô sẵn có. Trong các sheet sẽ có các nội dung như sau:

- Sheet Declaration list: mục này sẽ chứa các dữ liệu chuẩn của hệ thống. Các nội dung ở mục này đều không được sửa hay xóa, thậm chí là động chạm vào.

- Sheet House Bill of Lading: đây là sheet được dùng để giao nhận Forwarder việc khai báo vận đơn gom hàng.

- Sheet Goods Declaration: dùng để khai báo hàng hoá.

- Sheet General Declaration: dùng để khai báo bản khai chung.

- Sheet Passenger List: dùng để khai báo danh sách khách hàng.

- SheetEmpty Container: dùng để khai báo bảng kê đối với danh sách các container rỗng. 

- Sheet Crew List: dùng để khai báo về danh sách thuyền viên.

- Sheet Dangerous goods manifest: dùng để khai báo những mặt hàng trong danh mục hàng hoá nguy hiểm.

Khi thực hiện khai báo online cần phải chú ý đến những vấn đề như sau:

Khi tạo mật khẩu cần phải tạo mật khẩu bắt buộc có 8 ký tự trở lên bao gồm cả số. Khi đăng nhập thành công bạn sẽ thấy được những danh sách hồ sơ của các hãng hiển thị trên màn hình. Khi đó bạn cần phải truy cập và quản lý hồ sơ để có thể thực hiện được những chức năng và có thể sửa đổi được hồ sơ đúng với nội dung mà chủ hàng đã khai.

2. Các bước chỉnh sửa Manifest

Manifest là gì và các bước chỉnh sửa gồm những gì? Khi chỉnh sửa Manifest sẽ phải thực hiện theo các bước như sau: 

Bước 1: Thực hiện chỉnh sửa bản khai trên website “vnsw.gov.vn”. Khi đã chỉnh sửa bản khai với các thông tin mới nhất sẽ chọn vào mã hồ sơ của lô hàng. Khi hoàn thành xong sẽ nhấn vào yêu cầu chỉnh sửa và đẩy hồ sơ đi.

Bước 2: Khi đến với cơ quan hải quan thì người khai sẽ chuẩn bị các hồ sơ có liên quan để yêu cầu Hải quan chấp nhận bản chỉnh sửa. Hồ sơ sẽ gồm có các giấy tờ: Công văn xin chỉnh sửa, Thư điện tử của đại lý hay thư từ shipper yêu cầu chỉnh manifest. Các thông tin về Master bill of lading (MBL), house bill of lading (HBL) của lô hàng.

Các chỉnh sửa khi đã được hải quan chấp nhận thì việc chỉnh Manifest coi như thành công. Thủ tục này sẽ mất khá nhiều thời gian và công sức nên người khai cần phải cẩn thận để hạn chế được những trường hợp chỉnh sửa vì khai sai để có thể tiết kiệm được chi phí chỉnh sửa.

3. Khi khai Manifest sẽ gặp những sai sót nào?

Manifest là gì và khi khai có thể gặp phải những sai sót nào? Khi thực hiện khai Manifest diễn ra đơn giản nên dẫn đến việc xảy ra nhưng chủ quan và dẫn đến sai sót. Khi thực hiện sai sẽ gặp phải những sai sót như về khai Manifest như sau:

Các lỗi sai về chính tả khi làm B/L (bill of lading) như: Door to Door Viet (viết đúng) và Door to Door Vet (viết sai).

Nhầm hoặc sai  thông tin về container

Khai nhầm giữa CY/CF hàng container thành thành hàng lẻ và giữa CFS/CFS.

Các thông tin về shipper và consignee bị thiếu hoặc sai.

Trọng lượng và số lượng bị khai sai thường là vì nhầm dấu dấu “chấm” hay dấu “phẩy”.

Các sai sót về cảng xếp, cảng dỡ và khai sai địa điểm đích, nó xảy ra do lỗi khi người khai copy file excel manifest của lô trước.

Ngoài ra còn có rất nhiều lỗi sai có thể bắt gặp nữa. Sau khi sai sẽ phải thực hiện các điều chỉnh trước khi hải quan tiếp nhận và sau khi hải quan tiếp nhận.

Trước khi được hải quan tiếp nhận cần thao tác lại như khai mới và cập nhật lại manifest. Còn sau khi hải quan tiếp nhận cần các bước như sau:

Bước 1: Thông báo cho hãng tàu hoặc console về việc sai manifest để người khai manifest được thực hiện các bước sửa đổi.

Bước 2: Thực hiện sửa manifest trên hệ thống một cửa vnsw.gov.vn

Bước 3: Nhập nội dung đã khai sửa bổ sung manifest sau đó lưu các thông tin lại và dùng token để đẩy hồ sơ đi.

Bước 4: Nộp hồ sơ giấy tại Chi cục hải quan quản lý Manifest. Trong đó hồ sơ cần phải có các giấy tờ: Công văn yêu cầu điều chỉnh manifest, Bản photo email xác nhận điều chỉnh MNF (tiếng Anh và tiếng Việt), Bản photo email yêu cầu điều chỉnh MNF của người yêu cầu, Thông tin về hồ sơ đã chỉnh sửa trên hệ thống. Các thông tin cần phải được xác nhận bởi dấu của công ty khai manifest.

Bước 5: Hồ sơ được duyệt và kết thúc quá trình chỉnh sửa Manifest.

Trên đây là các thông tin về Manifest. Hy vọng với những thông tin có trong bài viết sẽ giúp bạn hiểu được Manifest là gì và khai báo Manifest chính xác nhé!