1. Ký nháy là gì? Có mấy loại ký nháy?

1.1. Ký nháy là gì?

Ký nháy là chữ ký của những người có trách nhiệm xác định nội dung trong văn bản, đảm bảo hợp lệ và đúng nội dung trước khi đưa cho người ký chính thức kiểm tra thông tin về văn bản như kỹ thuật, thể thức, nội dung trình bày cùng với những thủ tục ban hành văn bản.

Chữ ký nháy thường ở cuối đoạn văn bản hoặc ở cuối dòng văn bản nào đó, một số loại nằm ở cuối trang văn bản của dòng cuối cùng của văn bản. Chữ ký nháy trong các văn bản hành chính còn nằm ở cạnh “nơi nhận” của đơn vị ký tên nhận văn bản.

Khác với chữ ký thông thường, ký nháy không ký đầy đủ chữ ký cả mình và thường được ký văn tắt ở những vị trí bắt buộc yêu cầu phải ký nháy, với mục đích xác định những nội dung mà bản thân đã kiểm tra, rà soát.

1.2. Ký nháy có mấy loại hiện nay? Cách sử dụng từng loại

1.2.1. Ký nháy nằm ở dưới từng trang của văn bản

Chữ ký nháy nằm ở dưới từng trang văn bản để xác nhận văn bản đó có tính liền mạch, người ký nháy sẽ thực hiện ký tại tất cả các trang do mình kiểm tra, rà soát nội dung trong văn bản hoặc trong các văn bản mà bản thân soạn thảo. Công dụng của loại chữ ký này giống như đóng dấu giáp lai trong văn bản.

Đối với các văn bản có nhiều trang, việc ký nháy vào từng trang sẽ thể hiện được tính liền mạch của văn bản, không bị đứt đoạn. Đồng thời, người rà soát hay người soạn thảo có thể tránh được kẻ gian thêm, bớt nội dung hoặc đánh tráo thông tin trong văn bản.

1.2.2. Ký nháy tại dòng cuối kết thúc văn bản

Người soạn thảo văn bản sẽ ký nháy vào dòng cuối cùng của nội dung văn bản khi hoàn thiện văn bản và chịu trách nhiệm với toàn bộ nội dung của văn bản. Dựa vào chữ ký nháy của người soạn thảo văn bản, người có thẩm quyền khi ký chính thức tại văn bản có thể biết được ai là người đã soạn thảo văn bản đó, từ đó nếu xảy ra các trường hợp sai sót thì có thể quy trách nhiệm cho người soạn thảo.

1.2.3. Ký nháy tại nơi nhận văn bản hoặc phần chức danh của người thẩm quyền

Người có trách nhiệm soát lỗi chính tả, kiểm tra văn bản và kiểm tra nội dung sẽ thực hiện ký nháy ở phần chức danh của người có thẩm quyền, sau đó mới trình văn bản lên người có thẩm quyền tiến hành ký chính thức.

2. Văn bản nào cần có ký nháy? Trách nhiệm của người ký nháy

2.1. Ví dụ về những văn bản cần có chữ ký nháy

Chữ ký nháy là chữ ký bắt buộc trong tất cả các văn bản hành chính được cơ quan hành chính nhà nước soạn thảo, kể cả những văn bản lưu hành nội bộ của tổ chức, cơ quan hay các văn bản có tính quy phạm pháp luật.

Ví dụ: Quyết định, Công Văn, Thông Báo, Các văn bản pháp luật,...

Những cơ quan, tổ chức hay khối doanh nghiệp tư nhân không thuộc cơ quan hành chính nhà nước, các văn bản không bắt buộc cần phải có chữ ký nháy. Tuy vậy, có một số văn bản cần có chữ ký nháy tại cuối mỗi trang văn bản của người soạn thảo văn bản và người có trách nhiệm ký vào văn bản.

Ví dụ: Thông báo, các văn bản công văn của doanh nghiệp có nhiều trang, hợp đồng có nhiều trang và người có thẩm quyền ký văn bản không phải người thực hiện soạn thảo văn bản.

2.2. Người ký nháy có trách nhiệm gì?

Chữ ký nháy có giá trị, mục đích để cá nhân xác nhận đã đọc văn bản, rà soát nội dung văn bản hoặc đọc toàn bộ thông tin trong văn bản bằng cách ký nháy vào các trang.

Theo quy định cũ, trước khi trình lãnh đạo ký chính thức, người ký nháy cần phải chịu trách nhiệm đối với nội dung trong văn bản mà mình ký, đồng thời thực hiện đối chiếu quy định pháp luật về xác định đóng dấu mật trong bảo vệ bí mật Nhà nước.

Khi ký nháy vào văn bản, người ký sẽ chịu trách nhiệm về nội dung trong biên bản, văn bản và tránh kẻ xấu thay đổi, chỉnh sửa nội dung. Trong các văn bản pháp luật, chữ ký nháy chưa được quy định chính thống về hiệu lực và thể thực. Cũng vì vậy mà chữ ký nháy có giá trị để cán bộ, cá nhân nào đó xác nhận đã rà soát, soạn thảo văn bản hành chính đó, hoặc tại trang người ký nháy, xác nhận người đọc đã đọc toàn bộ nội dung.

Tuy nhiên theo quy định hiện tại, chủ thể có trách nhiệm ký chính thức tại văn bản mới phải chịu trách nhiệm về nội dung, thế nhưng nếu người soạn thảo văn bản hay rà soát văn bản không đúng gây nên thiệt hại, thì sẽ phải chịu trách nhiệm và nhận khiển trách, hình thức kỷ luật do cơ quan, doanh nghiệp đó áp dụng.

3. Quy định về ký nháy

Việc ký nháy ngày trước được quy định rõ ràng, cụ thể như sau:

- Người đứng đầu cơ quan, đơn vị thực hiện soạn thảo văn bản cần chịu trách nhiệm và kiểm tra độ chính xác trong các văn bản, trước khi trình văn bản cho cơ quan, tổ chức ký ban hành thì cần phải ký nháy vào cuối nội dung của văn bản và sau dấu “./.”. Người ký nháy sẽ đề xuất các mức độ khẩn cấp, đối chiếu về việc những đối tượng nhận văn bản, việc đóng dấu mật trong việc bảo vệ bí mật Nhà nước, sau đó trình lên người ký văn bản chính thức quyết định.

- Chánh Văn phòng sẽ giúp đỡ người đứng đầu tổ chức, cơ quan kiểm tra lần cuối cùng, có trách nhiệm về kỹ thuật trình bày, trách nhiệm về thể thức, nội dung văn bản, thủ tục ban hành của tổ chức, cơ quan và ở vị trí cuối cùng của “Nơi nhận” cần ký nháy hoặc ký tắt vào văn bản.

Thế nhưng hiện nay, quy định kể trên đã không còn có hiệu lực và không còn quy định về việc ký nháy với văn bản thay thế. Tuy vậy, một một số tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan vẫn thực hiện ký nháy.

Hy vọng qua những chia sẻ trên, bạn đã biết được ký nháy là gì và những thông tin khác về chữ ký nháy. Chữ ký nháy thường gặp trong các văn bản của cơ quan nhà nước, có giá trị thể hiện người có trách nhiệm soạn thảo hay kiểm tra văn bản đã đọc toàn bộ nội dung hoặc rà soát về thể thức, nội dung, hình thức trình bày văn bản. Không phải văn bản nào cũng cần có chữ ký nháy, chỉ có một số văn bản nhất định.