1. Kỹ năng viết document IT

Nhân viên IT cần biết cách viết document cho phù hợp

Viết document là một trong những yêu cầu tối thiểu về kỹ năng mà một nhân viên IT phải làm được.

Thông thường, trình độ viết IT sẽ phân ở 3 cấp độ cơ bản:

• Cấp độ thấp nhất: Viết theo template

• Cấp độ trung bình: Viết đúng

• Cấp độ cao: Viết hay, hay còn gọi là viết có kỹ năng

Trong thực tế, rất nhiều doanh nghiệp và công ty tại Việt Nam hiện nay có xu hướng tạo và viết document theo template, đây là cách viết dễ nhất được hình thành dựa trên 1 khuôn mẫu hay cấu trúc document có sẵn, được dùng đi dùng lại nhiều lần. Về cơ bản trong 1 số giới hạn và lĩnh vực nhất định thì việc tạo document theo template sẽ đem lại hiệu quả về số lượng mà vẫn có thể giúp người đọc tiếp nhận được thông tin.

Tuy nhiên đối với viết document IT thì chúng tôi cho rằng không nên lạm dụng document dạng template mà mỗi lập trình viên nên có kỹ năng viết để tạo được thiết kế riêng của mình, phù hợp với từng dự án về các sản phẩm khác nhau, tính năng khác nhau, mục đích khác nhau.

Vậy làm thế nào để hình thành kỹ năng viết document tốt nhất? 

Lựa chọn tool viết document dễ thao tác

Những tool viết document dễ hiểu nhất nên được sử dụng là:

• Microsoft word

• Google document 

• Markdown text + Subversion

Một số tool không nên sử dụng khi viết document:

• Microsoft Powerpoint

• Microsoft Excel

Kỹ năng viết câu ngắn, mạch lạc

Cũng giống như những nhóm ngành kỹ thuật khác, document IT có đặc trưng là yêu cầu cao về tính mạch lạc, rõ ràng. Do đó kỹ năng viết câu ngắn, dễ hiểu là một trong những tiêu chí để đánh giá chất lượng document. Tuyệt đối không viết câu quá dài, câu mơ hồ, bay bổng hay câu văn mang nhiều ý nghĩa. 

Đối với những câu dài nhưng có nội dung, dễ hiểu, người viết có thể khắc phục và sửa lỗi để hình thành câu văn IT bằng cách thêm bớt các tiền tố cấu trúc câu, tách câu thành những câu đơn ngắn gọn sao cho nội dung ngữ nghĩa không thay đổi, đảm bảo người đọc có thể tiếp thu tri thức tối ưu nhất.

Kỹ năng này hoàn toàn có thể hình thành trong quá trình làm việc lâu dài, viết nhiều, ham học hỏi.

Kỹ năng chia nhỏ cấu trúc

Chia nhỏ cấu trúc trong document IT thực chất là việc người viết có khả năng tạo các tiêu đề và đầu mục cho đoạn văn trong document.

Tiêu chí đánh giá chất lượng của hành văn IT gần như đối lập với hành văn báo chí, xã hội. Điều này có thể thấy rất rõ trong thực tế: Nếu như văn phong xã hội cho phép người viết thoải mái sáng tạo những đoạn văn không giới hạn về độ dài, rất dài, thì văn phong trong document IT lại thiên về những đoạn ngắn và có đầu mục, tiêu đề rõ ràng.

Thông thường trong một document IT đạt chuẩn, các tiêu đề và đầu mục chiếm đến 80%.

Không cứng nhắc trong hành văn

Tạo document không quá cứng nhắc cũng là một trong những kỹ năng cần thiết của lập trình viên.

Thực chất của công việc này là người viết có khả năng đan xen yếu tố, phong cách cá nhân của mình vào ngôn ngữ viết, bao gồm cả việc sử dụng nghệ thuật ngôn từ và tính hài hước, đùa vui. 

Tuy nhiên trong phạm vi này, người viết cần xác định được tính chất của dự án: Viết về lĩnh vực gì, đối tượng tiếp nhận thông tin là ai để có chừng mực ngôn ngữ phù hợp.

Xem thêm: Top 10+ mẫu cv công nghệ thông tin được dùng nhiều nhất.

2. Kỹ năng làm việc nhóm

Ngoài các kỹ năng về kỹ thuật thì một nhân viên IT giỏi cần phải biết cách làm việc nhóm. Bạn cần biết cách giao tiếp và trao đổi với các thành viên khác trong đội để hoàn thành dự án một cách tốt nhất.

Nhân viên IT cần phải biết cách làm việc nhóm

2.1. Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là con đường nhanh nhất để phát triển tư duy. Thông qua giao tiếp với nhóm người, với người khác, bạn có thể học hỏi từ người khác tri thức, kinh nghiệm và tất cả những kỹ năng khác trong cuộc sống, qua đó nhận thức được đúng, sai và khắc phục lỗi của bản thân. Kỹ năng giao tiếp vì thế giữ vai trò quan trọng tiên quyết trong làm việc nhóm.

Giao tiếp hoàn toàn khác với nói chuyện thông thường.

Nói chuyện cho phép bạn có thể thoải mái sử dụng ngôn ngữ mà không cần tính mục đích, còn giao tiếp, nhất là giao tiếp có kỹ năng thì ngược lại, đòi hỏi các đối tượng tham gia cuộc giao tiếp phải có khả năng sử dụng và phát huy tối đa sức mạnh biểu đạt của ngôn ngữ, không chỉ là ngôn ngữ nói mà còn là ngôn ngữ cơ thể.

Trong ngành IT, việc đạt được kỹ năng giao tiếp giúp cho bạn có thể sống, tồn tại và thăng tiến trong nghề.

Kỹ năng giao tiếp giúp bạn có thể biểu đạt ý tưởng của mình với người khác. Ví dụ đơn giản nhất là trong việc lên ý tưởng, thiết kế và sửa đổi dự án IT. Một ý tưởng để trở thành dự án không thể giữ lại trong đầu. Dù ý tưởng có hay đến đâu, nếu không được khơi ra, truyền ra bên ngoài qua phương tiện giao tiếp thì đó toàn bộ là ý tưởng chết. Cũng nhờ giao tiếp, bạn sẽ nhận lại được ý kiến đóng góp và nhận thức được vấn đề ở nhiều chiều hướng mà chính bản thân bạn sẽ không nhận ra.

2.2. Kỹ năng lắng nghe

Để hiểu rõ nhất kỹ năng lắng nghe trong làm việc nhóm, bạn chỉ cần hình dung ai cũng nói thì sẽ ra sao?

Lắng nghe là cấp độ cao của việc nghe cơ bản. Nghe là việc bạn có thể tiếp nhận âm thanh. Người nghe có quyền từ chối, phớt lờ thông tin và không nhất thiết phản hồi lại (bao gồm cả phản hồi tư duy và phản hồi ngôn ngữ). Còn lắng nghe lại là việc bạn tập trung cao độ khi người khác nói để từ đó nhận thức, chọn lọc thông tin, lựa chọn đồng cảm hoặc trái chiều.

Có kỹ năng lắng nghe, một mặt bạn có thể thu nhận thông tin đầy đủ nhất trong làm việc nhóm, mặt khác bạn có thể hiểu được vấn đề người khác đang nói.

Trong làm việc nhóm, mỗi thành viên tham gia là một cá nhân có trình độ khác nhau, tư duy khác nhau, quan niệm khác nhau, do đó kỹ năng lắng nghe giúp tập thể có thể gắn kết và hoàn chỉnh tích mục đích của hệ thống, đối với dự án IT thì tính mục đích sẽ là kết quả đồng nhất.

2.3. Kỹ năng quan sát

Quan sát không đơn thuần là việc sử dụng mắt để nhìn sự vật, hiện tượng, trạng thái hay hoạt động của nhóm. Để đạt được kỹ năng quan sát, bạn phải có khả năng nhìn trong trạng thái vận động và có tính quá trình của đối tượng được quan sát.

Trong làm việc nhóm IT, kỹ năng quan sát cho phép bạn: 

• Có khả năng nhìn nhận vấn đề bao quát nhất

• Đánh giá được tính cách, thái độ, khả năng làm việc cũng như tư duy của đồng nghiệp

• Nhận thức được đúng sai

• Nhận thức ý đồ của người khác

• Nhận thức được sự đồng ý (tán thành) hay phản đối của người khác qua hình ảnh trực quan (mà không cần đến ngôn ngữ nói)

• Có thể rút ra kết luận

• Trở nên nhạy bén và thao tác tư duy nhanh hơn trong toàn bộ quá trình làm việc và có thể ứng dụng nó ngay cả khi làm việc độc lập

2.4. Kỹ năng thuyết trình

Thuyết trình có bản chất là hành động giao tiếp có tính mục đích, là việc người nói diễn đạt, trình bày ý tưởng hay chủ đề nào đó nhằm chinh phục thính giả.

Đây là kỹ năng cần thiết mà bất kỳ ngành nghề nào cũng cần có chứ không riêng đối với ngành IT, cho phép bạn có thể thu hút sự chú ý của mọi người đối với cái mà mình đang nói, đang muốn diễn giải (trong IT chính là các dự án IT).

Theo nhiều nghiên cứu, người có khả năng thuyết trình tốt có thể thành công đến 50% trong việc chinh phục khách hàng (những đối tượng tham gia giao tiếp).

2.5. Kỹ năng đàm phán, thuyết phục

Một dự án IT muốn được công nhận thì nhất định phải chinh phục được người khác thông qua việc đưa ra lập luận chứng minh tính đúng đắn của vấn đề, hay chính là kỹ năng đàm phán, thuyết phục.

Bản chất của đàm phán, thuyết phục là việc bạn có thể làm cho người khác tin tưởng, thỏa hiệp với ý kiến, quan điểm của mình.

2.6. Kỹ năng xử lý sự cố

Xử lý sự cố là kỹ năng bắt buộc phải có của một lập trình viên nói riêng, của những người làm trong ngành Công nghệ thông tin nói chung. Là việc bạn có thể phát hiện ra những vấn đề gián đoạn hay bất bình thường liên quan đến máy tính, ứng dụng, web, phần mềm, dữ liệu, thông tin, mạng, …

Trong thực tế, nhân viên IT cũng chính là người khắc phục lỗi và sửa sai khi có sự cố công nghệ thông tin xảy ra trong hệ thống hoặc đơn vị.

2.7. Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian biểu hiện rất rõ thái độ cũng như tinh thần trách nhiệm của nhân viên IT.

Trong dự án IT, 1 cá nhân có thể đảm nhận 1 dự án, cũng có thể chỉ phụ trách 1 bộ phận công việc trong dự án đó, và dù trong phạm vi nào thì việc đảm bảo tiến độ là yêu cầu bắt buộc để đạt được hiệu suất công việc, chưa kể đối với công nghệ mà nói, bạn chỉ cần chậm 1 ngày, thậm chí 1s đã bị thụt lùi 100 bước so với đối thủ và không có cơ hội làm lại.

Muốn vậy, người làm IT phải có kỹ năng quản lý thời gian, phân bổ hợp lý để các khâu trong tiến trình công việc không bị gián đoạn hay bị lỗi quá nhiều.

3. Kỹ năng làm việc độc lập

Nhân viên IT cần phải có những kỹ năng làm việc độc lập

Kỹ năng làm việc độc lập trong ngành IT có thể tiếp cận ở 2 hướng:

• Làm việc độc lập với nhóm (hoặc người khác)

• Làm việc động lập với công nghệ

Để thành công trong lĩnh vực IT, ngoài kỹ năng làm việc nhóm thì làm việc độc lập cũng là một trong những kỹ năng mềm đem lại hiệu quả và thành công trong công việc. Minh chứng là muốn tương tác tốt được với người khác (trong nhóm) thì trước hết bạn phải tương tác vững vàng với chính mình.

Kỹ năng làm việc độc lập thực chất là việc 1 cá nhân có khả năng lên kế hoạch, phân bổ, sắp xếp và tự xử lý công việc từ A đến Z cho 1 quá trình hay hoạt động nhất định nào đó. Ví dụ đối với dự án IT bạn sẽ phải tự biết lên ý tưởng, mô phỏng cơ bản, tìm kiếm thông tin, dữ liệu, thiết kế, triển khai kế hoạch, báo cáo dự án chi tiết, thậm chí có thể tự định hình được một phần kết quả công việc.

Ngoài ra, kỹ năng làm việc độc lập đối với dân IT cũng là việc chuyên sâu trong tự học tập và nghiên cứu. Sử dụng dữ liệu có sẵn là cần thiết, song đối với 1 chuyên viên IT bạn nên biết cách tự làm việc mà không bị phụ thuộc vào các công cụ tìm kiếm dữ liệu như Google, Cốc Cốc hay các giao diện thông minh khác. Làm IT hãy nên là người biết điều khiển, chứ không phải lúc nào cũng phụ thuộc.

4. Kỹ năng tìm kiếm, dịch thuật tài liệu và giao tiếp tiếng Anh

Là một nhân viên IT, bạn cần phải cập nhật thường xuyên những kiến thức mới về IT. Những kiến thức mới thường được đăng tại các diễn đàn hay trang web nước ngoài vì vậy yêu cầu bạn cần phải có một số kỹ năng sử dụng tiếng Anh.

Bạn cần liên tục trau dồi và cập nhật những kiến thức mới về IT

4.1. Kỹ năng tìm kiếm, dịch thuật tài liệu tiếng Anh

Trong ngành công nghệ thông tin, hầu hết các thuật ngữ chuyên ngành đều là tiếng Anh. Do vậy, việc có được kỹ năng tìm kiếm, dịch thuật tài liệu tiếng Anh (chuyên ngành) giúp phục vụ cho nhu cầu sử dụng trực tiếp và hằng ngày.

Ngoài ra, kỹ năng này cũng cho phép bạn có thể tiếp cận được những tri thức mới một cách nhanh chóng và chuyên sâu hơn, nhất là những nguồn tài liệu nội bộ, tài liệu nước ngoài.

4.2. Kỹ năng giao tiếp tiếng Anh

Kỹ năng giao tiếp tiếng Anh cho phép một nhân viên IT có cơ hội thăng tiến trong nghề rất cao, được minh chứng rõ rệt trong những lợi ích chi tiết là:

• Kỹ năng giao tiếp tiếng Anh cho phép nhân viên IT có thể giao tiếp được với những chuyên gia IT nước ngoài, thu nhận những thông tin hữu ích không giới hạn ngôn ngữ, quốc gia

• Tiến xa hơn người khác bằng cách bạn hoàn toàn có thể nhận được cơ hội thử sức với những dự án IT chất lượng cao, nhất là những dự án IT nước ngoài hoặc hợp tác quốc tế

• Có cơ hội đề cử trở thành nghiên cứu sinh quốc tế hoặc du học ở rất nhiều nước phát triển mạnh về ngành IT

• Có cơ hội ứng tuyển ở những vị trí công việc cao có yêu cầu về ngoại ngữ

• Đặc biệt, với việc thành thạo ngôn ngữ toàn cầu, bạn hoàn toàn có cơ hội làm việc tại nước ngoài với mức thu nhập khổng lồ

Trên đây là những giới thiệu tổng quan về 4 kỹ năng quan trọng để trở thành một lập trình viên giỏi cũng như thành công trong việc làm IT. Vieclam123.vn chúc các bạn có thể chuẩn bị tốt nhất hành trang cho mình và vững vàng trong những dự định tương lai nhé.

>> Xem thêm tin liên quan:

• Tìm việc IT cần trang bị những gì, cách tìm việc làm IT ở Hà Nội lương cao
• Những cơ hội và thách thức khi tìm việc làm IT tại Hà Nội hiện nay