1. Tìm hiểu kỹ năng giao tiếp bằng lời nói là gì?

Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói hiệu quả bao gồm nhiều thứ hơn chỉ lời nói. Kỹ năng bao gồm cả cách bạn gửi đi thông điệp và nhận lại chúng. Giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm quan trọng nhất đối với nhà tuyển dụng. 

Chú ý: Ứng viên hoặc nhân viên có khả năng truyền tải thông tin một cách rõ ràng, hiệu quả sẽ được các nhà tuyển dụng, công ty đánh giá cao hơn.

Những nhân viên có khả năng lý giải thông điệp và hành động hợp lý dựa theo thông tin họ nhận được sẽ có thể hoàn thành công việc xuất sắc hơn. 

2. Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói tại nơi làm việc

Việc giao tiếp bằng lời nói một cách hiệu quả phụ thuộc vào mối quan hệ giữa các đối tượng giao tiếp và bối cảnh công việc:

• Giao tiếp bằng lời nói trong môi trường làm việc thường diễn ra giữa nhiều cá nhân trong công ty và loại nhóm khác nhau như giữa các đồng nghiệp; sếp với cấp dưới; nhân viên với khách hàng; giáo viên với sinh viên; diễn giả với khán giả của họ.

• Giao tiếp bằng lời nói xảy ra trong nhiều hoàn cảnh khác nhau bao gồm các buổi đào tạo, thuyết trình, họp nhóm, đánh giá hiệu suất, thảo luận trực tiếp, phỏng vấn, các buổi họp kỷ luật, quảng cáo bán hàng và cam kết tư vấn.

3. Ví dụ về kỹ năng giao tiếp bằng lời nói

Dưới đây là một số ví dụ của Vieclam123 về kỹ năng giao tiếp bằng lời nói hiệu quả tại nơi làm việc được dùng trong các bối cảnh công sở khác nhau.

Mẹo giao tiếp bằng lời nói hiệu quả cho cấp trên, người giám sát: Những người hướng dẫn giỏi sẽ không bao giờ bảo và bắt cấp dưới phải làm theo điều gì. Thay vào đó, họ sẽ sử dụng kỹ năng lắng nghe của mình để hiểu nhu cầu và quan điểm của nhân viên; sử dụng lời nói để giải quyết và xoa dịu các vấn đề cũng như tận dụng cơ hội này để khen ngợi thành tích của cá nhân hoặc nhóm.

• Tư vấn cho nhân viên cách giải quyết vấn đề thích hợp.

• Sự quyết đoán

• Đưa ra những nhận xét công việc mang tính xây dựng, góp phần thay đổi những hành vi chưa đúng của nhân viên.

• Kỷ luật nhân viên một cách trực tiếp và tôn trọng họ.

• Công nhân sự đóng góp của các nhân viên.

• Nhận biết và giải quyết những bất đồng giữa nhân viên trong công việc.

• Thể hiện sự quan tâm đến nhân viên, hỏi han và nhận biết cảm xúc của họ.

• Nói năng một cách bình tĩnh ngay cả khi đang căng thẳng.

• Biết chấm dứt hợp đồng với nhân viên đúng lúc.

• Đào tạo nhân viên cho nhiệm vụ hoặc vai trò riêng biệt.

• Sử dụng từ ngữ và âm thanh mang tính khẳng định như “uh-huh”, “tôi hiểu”, “chắc chắn rồi”, “đương nhiên rồi” và “có” để thể hiện sự thấu hiểu.

• Dùng ví dụ từ bản thân để khuyến khích nhân viên chia sẻ.

Mẹo giao tiếp bằng lời nói hiệu quả cho các thành viên trong nhóm: Sự cởi mở và liên tục kết nối rất quan trọng trong thành công của làm việc theo nhóm, đặc biệt khi bạn phải hoàn thành nhiệm vụ một cách chất lượng và đúng thời hạn. Có kỹ năng giao tiếp bằng lời nói tốt sẽ giúp bạn phát hiện và giải quyết các vấn đề trước khi tình hình trở nên tồi tệ hơn, tránh việc mất thêm thời gian và công sức.

• Truyền đạt thông điệp một cách súc tích.

• Khuyến khích các thành viên trong nhóm đóng góp ý kiến.

• Giải quyết các tình huống khó nhằn mà vẫn giữ được bình tĩnh.

• Biết yêu cầu trợ giúp khi cần

• Biểu đạt được suy nghĩ, sự hiểu biết của mình.

• Biết đặt câu hỏi mang tính thăm dò để hiểu sâu hơn về các vấn đề cụ thể.

• Tiếp nhận lời nhận xét tiêu cực mà không thù hằn. 

• Hạn chế nói quá nhiều hoặc ngắt lời người khác.

• Chủ động yêu cầu lời nhận xét, góp ý từ các đồng nghiệp khác.

• Nêu rõ nhu cầu, mong muốn hoặc cảm xúc của bạn mà không chỉ trích hay đổ lỗi cho người khác.

Mẹo giao tiếp bằng lời nói hiệu quả với khách hàng: Nếu phần lớn công việc của bạn liên quan đến nói chuyện trực tiếp với khách hàng thì việc có khiếu ăn nói sẽ là một điểm cộng tích cực. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng cuộc trò chuyện của bạn cần tập trung vào việc xác định và xử lý nhu cầu của khách hàng; sử dụng tài diễn thuyết của bạn để khuyến khích, tư vấn giải pháp sẽ giúp bạn tạo được mối quan hệ tích cực với khách hàng.

• Dự đoán vấn đề của khách hàng.

• Hỏi để làm rõ sự tình.

• Đặt câu hỏi mở để khuyến khích khách hàng nói chuyện.

• Làm dịu khách hàng đang bị kích động bằng cách chấp nhận và giải quyết các khiếu nại của họ.

• Nhấn mạnh lợi ích của sản phẩm, dịch vụ hoặc các chương trình kèm theo để thuyết phục khách hàng.

• Nhận thấy các tín hiệu không lời (cử chỉ) và phản hồi bằng lời nói để xác minh vấn đề, xoa dịu cơn tức giận của khách hàng.

Mẹo giao tiếp bằng lời nói cho người thuyết trình: Diễn thuyết trước đám đông là một loại tài năng được rèn giũa thông qua cả thực hành và đào tạo chính quy. Nói năng rõ ràng và thuyết phục bao gồm các yếu tố sau:

• Phát âm rõ ràng từng từ bạn nói.

• Giới thiệu nội dung, chủ đề trước khi bắt đầu bài thuyết trình.

• Lập kế hoạch nội dung trước khi thuyết trình.

• Chuẩn bị giọng nói của bạn sao cho lấp đầy được cả khán phòng.

• Đưa ra các ví dụ cụ thể cho mỗi luận điểm.

• Nhắc lại những điểm quan trọng vào cuối buổi nói chuyện.

• Lựa chọn loại ngôn ngữ phù hợp với đối tượng khán giả.

• Nói với tốc độ vừa phải, không quá nhanh hoặc quá chậm.

• Nói một cách tự tin nhưng khiêm tốn.

• Tóm tắt điểm chính được đưa ra bởi các diễn giả khác.

• Cung cấp các sự kiện hoặc bằng chứng để thắt chặt luận điểm bản thân.

• Đưa ra thông điệp phù hợp với các đối tượng khác nhau.

• Kể một câu chuyện để thu hút sự chú ý của khán giả.

• Sử dụng khiếu hài hước để thu hút khán giả.

4. Mẹo để cải thiện giao tiếp bằng lời nói 

Ngay cả khi bạn là một người hướng nội, nhút nhát hay thích làm việc độc lập, vẫn luôn có những cách giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng lời nói của mình. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng trau dồi, mở rộng mối quan hệ với người khác hơn.

Luyện tập sẽ tạo nên sự hoàn hảo. Vì vậy, hãy dành thời gian để tích cực luyện tập những kỹ năng giao tiếp sau: biết lắng nghe, nói năng rõ ràng và ngắn gọn, tự tin, đồng cảm, thân thiện, cởi mở, biết đưa ra và tiếp nhận đánh giá từ người khác, biết tôn trọng và các kỹ năng phi ngôn ngữ (ngôn ngữ cơ thể, giọng nói, ánh mắt) khi giao tiếp.

>> Tham khảo thêm:

• Giúp bạn đạt đến ngưỡng hoàn hảo trong nghệ thuật giao tiếp
• 5 kỹ năng xã hội để thành công tại nơi làm việc