1. Kinh nghiệm quản lý trung tâm tiếng Anh

1.1. Xác định tệp khách hàng mục tiêu của trung tâm

Nhu cầu học tiếng Anh hiện nay cực kỳ đa dạng và sự đa dạng này còn bao gồm cả độ tuổi cũng như trình độ mong muốn nhận được. Do vậy mà khi quyết định kinh doanh trung tâm tiếng Anh, nhà quản lý cần xác định được cho mình đối tượng khách hàng mục tiêu chính là gì. Việc này sẽ cần được làm rõ từ trước khi trung tâm được mở ra bởi nó sẽ ảnh hưởng tới quá trình truyền thông, quảng cáo cũng như giáo trình bài học được xây dựng. 

Việc xác định được đối tượng khách hàng cần hướng đến sẽ giúp cho lộ trình phát triển và xây dựng hình ảnh của trung tâm tiếng Anh trở nên rõ ràng và cụ thể hơn. Theo đó thì các hoạt động triển khai cũng sẽ chính xác và phù hợp hơn rất nhiều.

1.2. Xây dựng đội ngũ nhân sự uy tín và chuyên nghiệp

Một điều mà kinh nghiệm quản lý trung tâm tiếng Anh không thể bỏ qua đó là yếu tố con người. Đây chính là nòng cốt và nền tảng của công tác quản lý cũng như xây dựng, phát triển trung tâm tiếng Anh. 

Ở đây, ta sẽ có sự phân chia riêng biệt cho từng bộ phận khác nhau. Cụ thể như sau:

1.2.1. Giảng viên và trợ giảng của trung tâm

Với một trung tâm tiếng Anh thì chất lượng của đội ngũ giảng dạy đóng vai trò rất quan trọng, bởi nó sẽ ảnh hưởng tới yếu tố đầu ra là chất lượng của các học viên sau khi học tại trung tâm như thế nào. Vì vậy mà các nhà quản lý cần tập trung kỹ lưỡng cho đội ngũ giảng viên và trợ giảng.

Đối với giảng viên thì nên có sự kết hợp giữa giảng viên Việt Nam và giảng viên người nước ngoài. Đặc biệt là những giảng viên này sẽ vừa phải có chuyên môn, đồng thời là kỹ năng nghiệp vụ sư phạm. Bởi nếu không biết cách giảng dạy, truyền đạt hiệu quả thì kiến thức có sâu rộng đến mấy cũng sẽ rất khó để truyền thụ cho người khác được.

Còn với trợ giảng thì đối tượng này có thể yêu cầu thấp hơn một chút, tuy nhiên, vẫn cần phải có chuyên môn và khả năng giao tiếp tiếng Anh cơ bản để có thể trao đổi và hỗ trợ học viên trong lớp. 

Hiệu quả của những buổi học tiếng Anh tại trung tâm phụ thuộc rất lớn vào nhóm nhân sự này. Do đó mà các nhà quản lý cần có sự đầu tư, tính toán chính xác trong việc tuyển dụng nhân sự tại trung tâm của mình.

1.2.2. Bộ phận tư vấn và chăm sóc khách hàng

Công việc của bộ phận này sẽ là tư vấn cho khách hàng về các khóa học phù hợp với nhu cầu, hướng dẫn họ cách đăng ký cũng như hỗ trợ các công tác khi đã trở thành học viên của trung tâm và cả khi kết thúc khóa học. Vì vậy mà nhân sự thuộc bộ phận tư vấn và chăm sóc sẽ cần có một thái độ niềm nở, vui vẻ và hòa đồng khi làm việc. Cùng với đó là sự nhiệt tình, chuyên nghiệp trong việc giao tiếp với khách hàng. Đây được xem là bộ mặt của trung tâm tiếng Anh khi cho thấy được thái độ phục vụ của trung tâm với khách hàng ra sao.

1.2.3. Marketing

Quảng cáo, truyền thông là điều không thể thiếu với các trung tâm tiếng Anh. Nếu không đủ khả năng xây dựng cho mình một đội ngũ marketing riêng thì bạn có thể thuê dịch vụ agency bên ngoài. 

Với nhân viên phòng marketing thì sự sáng tạo, bắt kịp xu hướng và làm nổi bật được thương hiệu của trung tâm chính là điều cần đạt được. Chính vì vậy mà nhà quản lý cần tuyển đúng người, đúng việc để mang đến kết quả tốt nhất trong công việc.

1.3. Nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng

Dựa vào kinh nghiệm quản lý trung tâm tiếng Anh từ những đơn vị uy tín hàng đầu trên thị trường thì việc có một chiến dịch truyền thông thu hút, hấp dẫn thôi là chưa đủ. Các trung tâm tiếng Anh hiện nay cần cải thiện và nâng cao công tác quản lý trong việc chăm sóc khách hàng một cách rõ rệt hơn nữa.

Cụ thể thì công tác thu thập và quản lý thông tin khách hàng cần được thực hiện rõ ràng, hiệu quả. Điều này sẽ giúp ích trong việc nắm bắt nhu cầu của từng khách hàng để có quá trình tư vấn, chăm sóc hiệu quả hơn.

Bên cạnh đó, việc chăm sóc không nên kết thúc ngay khi học viên hoàn thành khóa học mà cần tiếp tục cho quá trình sau đó nữa. Việc chăm sóc tốt các cựu học viên sẽ là cách để trung tâm marketing hiệu quả hơn thông qua sự giới thiệu từ chính những người đã trải nghiệm trực tiếp.

1.4. Ứng dụng hệ thống quản lý nhân viên hiệu quả

Hiện nay, việc chuyển đổi số đang là xu hướng tất yếu trong mọi lĩnh vực. Vì vậy mà nhân viên trong trung tâm tiếng Anh cần được quản lý với dữ liệu số để mọi thông tin trở nên rõ ràng nhất. KPI và hiệu quả công việc sẽ trở nên cụ thể hơn, cho thấy được hiệu quả công việc và sự đóng góp của nhân viên trong công việc.

Điều này sẽ mang lại sự công bằng và đảm bảo được việc lương thưởng một cách xứng đáng nhất. Qua đó thấy được tinh thần làm việc cũng như thúc đẩy sự tận tâm của nhân viên trong công việc.

1.5. Xây dựng kế hoạch truyền thông bài bản

Kế hoạch truyền thông là một trong những điều không thể thiếu với các trung tâm tiếng Anh hiện nay. Dựa trên kinh nghiệm quản lý trung tâm tiếng Anh thì việc xây dựng kế hoạch truyền thông theo từng giai đoạn là rất quan trọng. Bởi mỗi một thời điểm khác nhau thì xu hướng tiếp nhận thông tin của khách hàng lại khác nhau. Do đó mà trung tâm cần có sự linh hoạt để đến gần hơn với khách hàng mục tiêu của mình.

2. Những khó khăn có thể gặp phải trong công tác quản lý

Thực tế thì việc quản lý trung tâm tiếng Anh không hề dễ dàng. Sẽ có rất nhiều vấn đề và thử thách mà bạn cần lường trước để có phương hướng xử lý sao cho thích hợp nhất.

- Vấn đề quản lý học viên

Học viên đến với trung tâm tiếng Anh như đã nói ở trên là rất đa dạng. Sự đa dạng về độ tuổi, về trình độ và về khả năng tiếp thu,... Do vậy mà các trung tâm tiếng Anh sẽ cần có một phương pháp sàng lọc và phân loại học viên sao cho hiệu quả nhất để việc sắp xếp lớp học phù hợp với từng đối tượng.

- Vấn đề quản lý lớp học

Nếu như học viên đã là một bài toán thì bài toán tiếp theo của trung tâm tiếng Anh sẽ là quản lý lớp học. Các lớp học sẽ diễn ra vào thời gian nào, giảng viên và trợ giảng phụ trách là ai,... Tất cả sẽ cần phải được sắp xếp một cách tỉ mỉ để đảm bảo phù hợp về thời gian của trung tâm, giảng viên cũng như học viên theo học,...

- Vấn để tính toán học phí

Học phí của mỗi học viên là khác nhau và không phải ai cũng giống ai. Khi trung tâm có số lượng học viên lớn thì đây sẽ trở thành một bài toán lớn và nếu không giải quyết cẩn thận thì sẽ nhiều bất cập có thể xảy ra. Đặc biệt là trường hợp gây ra hiểu lầm giữa trung tâm và học viên sẽ rất dễ ảnh hưởng tới uy tín và danh tiếng của một trung tâm tiếng Anh.

Có rất nhiều vấn đề có thể xảy ra trong công tác quản lý trung tâm tiếng Anh. Vì vậy mà việc nắm bắt cũng như học hỏi kinh nghiệm quản lý trung tâm tiếng Anh từ các bậc tiền bối đi trước sẽ là cách để bạn có thể vững vàng hơn trong việc chèo lái chiếc thuyền của riêng mình. Và việc sử dụng các phần mềm quản lý trung tâm tiếng Anh sẽ là cách để bạn có thêm một cánh tay đắc lực trong hành trình này. Hy vọng rằng bài viết đã mang đến thông tin hữu ích cho bạn.