1. Giải mã thuật ngữ khóa sổ kế toán

Khóa sổ kế toán là gì sẽ được bật mí ở những chia sẻ đầu tiên xoay quanh nghiệp vụ kế toán. Qua đây, người đọc là các kế toán viên sẽ hiểu được rõ về bản chất, đặc điểm, tính chất quan trọng mà nghiệp vụ này mang đến. 

Như vậy, đi sâu giải nghĩa, khóa sổ kế toán chính là một khâu cuối cùng ở trong quá trình ghi sổ kế toán. Khóa sổ là việc mà người kế toán viên sẽ thực hiện cộng số để tính toán dữ liệu về tổng số của ba gia trị gồm phát sinh Có, phát sinh Nợ và số dư kế toán cuối cùng trong mỗi tài khoản kế toán. 

Việc khóa sổ kế toán có thể tiến hành dựa theo kỳ tính thuế. Cũng có nghĩa nó có thể thực hiện teo mỗi tháng, mỗi quý và vào dịp cuối năm. Báo cáo tài chính là bước khóa sổ kế toán cuối cùng trong một năm tài chính.

2. Tìm hiểu về các kỳ khóa sổ kế toán

Hoạt động khóa sổ kế toán được thực hiện dựa theo các kỳ kế toán cụ thể của doanh nghiệp. Đây cũng là nội dung được quy định rõ ràng tại Thông tư 107 của Bộ Tài Chính (Điểm a, Khoản 7, Điều số 05). Nội dung quy định chi tiết về kỳ khóa sổ kế toán như sau:

- Sổ quỹ tiền mặt: cần khóa sổ hàng ngày, vào cuối ngày làm việc. Sau khi khóa sổ xong cần đối chiếu sổ tiền mặt với sổ quỹ cùng số tiền mặt trong két để đảm bảo sự đúng khớp. Ngày khóa sổ là ngày cuối tháng thì cần lập thêm Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt. Bảng này được lưu trữ lại cùng sổ kế toán tiền mặt cũng được lập vào ngày cuối tháng.

- Số tiền gửi vào trong các ngân hàng hay kho bạc nhà nước cần khóa sổ ở thời điểm ngày cuối tháng, dùng để làm cơ sở đối chiếu với các số liệu của ngân hàng, của kho bạc. Bảng đối chiếu sau khi thực hiện đối chiếu cũng được lưu trữ cùng với số tiền đã gửi hàng tháng.

- Phía doanh nghiệp kế toán cần khóa sổ ở cuối kỳ kế toán năm. Việc này làm trước thời điểm lập bản báo cáo tài chính. 

Ngoài những trường hợp trên, các doanh nghiệp kế toán cũng cần chú ý khóa sổ kế toán khi xảy ra các trường hợp như đột xuất kiểm kê, … Việc khóa sổ kế toán cũng cần được tiến hành theo trình tự nhất định, tuân thủ đúng quy định mới tạo ra quá trình quản lý sổ sách kế toán hiệu quả. Vậy nên ngoài việc tìm hiểu khóa sổ kế toán là gì, các kỳ khóa sổ bao gồm những kỳ nào thì bạn cũng nên chú ý đến trình tự khóa sổ sao cho đúng theo hướng dẫn và quy định. Nếu như nắm rõ về việc này thì đừng bỏ lỡ trình tự khóa sổ kế toán mà vieclam123.vn chia sẻ ngay sau đây.

3. Cập nhật trình tự thực hiện khóa sổ kế toán

Tương tự như kỳ kế toán, trình tự khóa sổ kế toán cũng là nội dung được lập rõ ràng trong văn bản, có quy định rõ ràng cụ thể tại Thông tư 107, ở Điểm b cùng Điều khoản với quy định về kỳ kế toán. Trình tự khóa sổ kế toán được quy định như sau.

3.1. Khóa sổ kế toán được ghi bằng hình thức thủ công

Triển khai theo các bước này để quá trình khóa lại sổ kế toán được ghi chép bằng tay trở nên nhanh chóng, thuận lợi hơn:

3.1.1. Bước 1: Đối chiếu và kiểm tra cẩn thận lại trước khi chính thức khóa sổ

Vào cuối kỳ kế toán, khi kế toán viên đã thực hiện phản ánh vào sổ kế toán hết những chứng từ phát sinh ở trong kỳ thì sẽ thực hiện một khâu quan trọng tiếp theo đó là đối chiếu các số liệu ở các yếu tố liên quan với nhau để chắc chắn về sự trùng khớp và chính xác của số liệu. Sau đó, kế toán sẽ cộng các con số phát sinh trên sổ Cái cũng như những sổ kế toán chi tiết khác.

Dựa vào các sổ và thẻ chi tiết để lập ra Bảng tổng hợp của các tài khoản cần ghi vào nhiều trang sổ hoặc nhiều sổ khác nhau. Sau công việc này, kế toán tiếp tục cộng số của những phát sinh Có và phát sinh Nợ trong toàn bộ tài khoản được thể hiện, lưu trữ tại sổ Cái hay là trên nhật ký kế toán. 

Chưa thể kết thúc bước 1, bạn còn cần tiếp tục đối chiếu các số liệu với nhau giữa sổ Cái và sổ kế toán chi tiết hoặc đối chiếu giữa sổ Cái với Bảng tổng hợp chi tiết. Ngoài ra còn đối chiếu cả số liệu giữa bên bộ phận kế toán với bộ phận thủ quỹ. Có rất nhiều sự đối chiếu sẽ được diễn ra nhằm đảm bảo tất cả có sự trùng khớp chính xác tuyệt đối trước khi tiến hành khóa sổ. Khi đối chiếu phát hiện, tìm ra những chênh lệch thì kế toán viên sẽ xác định nguyên nhân rõ ràng, tìm ra hướng xử lý về con số chênh lệch cho tới khi trùng khớp một cách thỏa đáng.

3.1.2. Bước 2 - Khóa sổ kế toán

Việc khóa sổ được thực hiện bằng việc kẻ được ngang. Ở ngay dưới dòng sẽ ghi nghiệp vụ cuối cùng thực hiện ở kỳ kế toán khóa sổ. Tiếp đến sẽ viết số liệu cộng số phát sinh trong tháng là bao nhiêu, lần lượt từ phía bên dưới trình bày các số liệu về số dư cuối kỳ,  số liệu được cộng của các phát sinh lũy kế tính theo mấu chốt là những tháng trước đó. ở thời điểm đầu quỹ là bao nhiêu, ghi tổng số phát sinh lũy kế tính từ thời điểm đầu năm. 

Tại dòng nội dung Số dư cuối kỳ” bạn tính toán như sau để phục vụ cho việc ghi chép

Dư nợ ở cuối kỳ = dư nợ ở đầu kỳ + con số thể hiện phát sinh Nợ trong kỳ - con số thể hiện phát sinh Có ở trong kỳ.

Số dư Có ở cuối kỳ = Số liệu đầu kỳ về số dư Có + con số phát sinh Có ở trong kỳ - phát sinh Nợ ở trong kỳ.

Khi kế toán viên đã tính toán ra được số dư cho mỗi tài khoản kế toán thì rút ra nguyên tắc ghi chép như sau để khóa sổ kế toán đúng quy định: tài khoản nào dư Nợ, bạn ghi tại cột Nợ; tài khoản nào dư Có thì sẽ ghi vào tại cột Có. 

Sau những thông tin nội dung và số liệu trên thì bạn sẽ chính thức khóa sổ bằng 2 đường kẻ liền với nhau. 

Khi đã khóa sổ xong, kế toán ghi sổ sẽ ký tên xác thực ở ngay phía dưới của 2 đường kẻ đó. Người kế toán trưởng hoặc người phụ trách sẽ tiến hành kiểm tra lại sổ kế toán đó để chắc chắn thêm về độ chính xác của hoạt động ghi sổ kế toán. Nếu sổ đã có những số liệu cân đối, chính xác, người kiểm tra sẽ ký duyệt, từ đó xác lập tính chất pháp lý của sổ kế toán đã được khóa, nói đúng hơn là giá trị pháp lý của các số liệu đã được khóa vào trong sổ.

3.2. Khóa sổ kế toán thực hiện trên máy tính

Với sự giúp sức của công nghệ thì mọi việc đều trở nên đơn giản hơn trong đó có nhiệm vụ khóa sổ kế toán. Thực chất khóa sổ bằng phương pháp hiện đại này chính là việc các doanh nghiệp sử dụng phần mềm hỗ trợ kế toán để thực hiện khóa sổ. Một vài điều cần lưu ý cho công cuộc này gói gọn trong nội dung nhắc nhớ bạn rằng phải tuân thủ, thực hiện đúng những nguyên tắc khóa sổ mà chúng ta đã trình bày chi tiết tại mục hướng dẫn khóa sổ thủ công. 

Như thế, từ việc hiểu khóa sổ kế toán là gì, chúng ta nhận thấy được vai trò quan trọng của hoạt động khóa sổ kế toán vì vậy càng cần chú ý hơn vào việc đảm bảo khóa sổ đúng mọi nguyên tắc và trình tự. Hãy làm đúng theo những nội dung mà vieclam123.vn vừa chia sẻ ở trên nhé, quá trình hành nghề của bạn, của các kế toán viên sẽ càng trở nên suôn sẻ.