1. Bạn hiểu như thế nào về kênh truyền thông nội bộ

1.1. Kênh truyền thông nội bộ là gì

Kênh truyền thông nội bộ, hiểu một cách đơn giản thì đây chính là công cụ, phương tiện truyền tải thông điệp, những nội dung trong truyền thông nội bộ tới các thành viên trong công ty. Theo đó, kênh truyền thông nội bộ đóng vai trò như người vận chuyển để quá trình truyền thông nội bộ có thể tiếp cận tới nhiều người hơn, đảm bảo được sự lan truyền và đạt được hiệu quả cần có. Việc áp dụng kênh truyền thông nội bộ là cách thức tối ưu để quá trình truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp được thực hiện một cách hiệu quả hơn rất nhiều. 

Mục đích chính khi sử dụng các kênh truyền thông nội bộ chính là để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc truyền tải thông điệp như sứ mệnh, tầm nhìn doanh nghiệp, các mục tiêu, sự định hướng,... đến tới các thành viên trong toàn thể công ty. Cùng với đó là cung cấp các thông tin nội bộ trong doanh nghiệp tới nhân viên một cách nhanh chóng và chi tiết nhất. Đồng thời, đây cũng sẽ là cách để nhân viên có thể tìm hiểu, nắm bắt các thông tin quan trọng của công ty. Từ đó có thể tuân thủ và thực hiện đúng các quy định cũng như xây dựng cho mình tư tưởng, tác phong chuẩn văn hóa công ty.

Hiện nay, có rất nhiều kênh truyền thông nội bộ khác nhau. tuy nhiên, các doanh nghiệp sẽ không áp dụng tất cả các kênh này trong quá trình truyền thông nội bộ của mình. Mỗi kênh truyền thông nội bộ sẽ có những ưu và nhược điểm riêng. Vì thế mà tùy theo tình hình doanh nghiệp mà người thực hiện truyền thông nội bộ sẽ lựa chọn kênh phù hợp và mang đến hiệu quả cao nhất.

1.2. Lợi ích của kênh truyền thông nội bộ với doanh nghiệp

1.2.1. Truyền tải thông điệp nhanh chóng, cụ thể

Với vai trò là người vận chuyển, kênh truyền thông nội bộ có khả năng truyền tải thông điệp vô cùng nhanh chóng và cụ thể. Đặc biệt là với sự hỗ trợ từ công nghệ thì các thông tin có thể vừa được đề xuất thì ngay lúc sau công ty đã có thể thông báo tới toàn bộ nhân viên chỉ sau tích tắc. Việc truyền tải và nắm bắt thông tin nhanh chính là lợi ích của các kênh truyền thông nội bộ. Nếu không có kênh truyền thông nội bộ thì chúng ta sẽ mất cả một quãng đường dài với nhiều quy trình để có thể thông báo tới từng thành viên thông tin cần được nắm bắt.

1.2.2. Thông tin được lan truyền trên diện rộng

Một trong những lợi ích không thể phủ nhận của kênh truyền thông nội bộ chính là sự tác động trên diện rộng. Chỉ với một lần đăng tải thông tin, thì sẽ có rất nhiều người có thể tiếp cận thông tin đó trong cùng một thời điểm. Đây là điều mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần trong quá trình truyền thông nội bộ, bởi có nhiều người nắm bắt thông tin thì đó mới là sự hiệu quả cần có của hoạt động này.

1.2.3. Xây dựng và củng cố tinh thần làm việc của nhân viên

Là phương tiện truyền tải thông điệp, kênh truyền thông có ý nghĩa quan trọng với việc xây dựng niềm tin, tinh thần làm việc và cống hiến của nhân viên đối với công ty. Thông qua nội dung và cách thức truyền tải được thực hiện, nhân viên có thể nhận được sự động viên kịp thời, đúng lúc, từ đó có thêm niềm tin và sự vững vàng hơn trong sự nghiệp của mình. Đây chính là cách để xây dựng lòng trung thành của nhân viên đối với công ty, doanh nghiệp.

1.2.4. Thu hút được nhân tài

Nghe có vẻ khá vô lý thế nhưng, một doanh nghiệp áp dụng đúng kênh truyền thông nội bộ sẽ trở thành điểm hấp dẫn, mới lạ và lôi cuốn cho doanh nghiệp đó. Điều này chứng tỏ doanh nghiệp quan tâm tới việc xây dựng văn hóa công ty, chú trọng tới cảm nhận và quá trình làm việc của nhân viên tại công ty. Vì thế mà kênh truyền thông nội bộ sẽ trở thành cách thức để thu hút cũng như giữ chân nhân viên một cách hiệu quả.

2. Top 4 kênh truyền thông nội bộ dành cho doanh nghiệp

Với lợi ích và vai trò của kênh truyền thông nội bộ nêu trên thì việc áp dụng các kênh truyền thông nội bộ là rất cần thiết với doanh nghiệp. Vậy, có những kênh truyền thông nội bộ nào hiện nay doanh nghiệp có thể áp dụng?

2.1. Tạp chí, ấn phẩm nội bộ

Hầu hết các doanh nghiệp lớn chú trọng truyền thông nội bộ đều xây dựng cho mình các ấn phẩm, tạp chí nội bộ. Những ấn phẩm này thường đăng tải các nội dung như kiến thức, chia sẻ mang tính chuyên môn thuộc lĩnh vực công ty hoạt động, các thông tin, hoạt động truyền thông của doanh nghiệp, mini game hay các chương trình ưu đãi,...

Tạp chí nội bộ được đánh giá là một kênh mang đến sự tương tác rất tốt giữa ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên. Thông qua đây thì nhân viên có thể đưa ra các ý kiến, góp ý để giúp doanh nghiệp có thể hạn chế được các vấn đề tồn tại cũng như có sự phát triển vững mạnh hơn ở tương lai.

Hiện nay, tạp chí nội bộ không chỉ được đóng khung là những quyển báo giấy, thay vào đó các thể loại ấn phẩm nội bộ được trình bày đa dạng hơn rất nhiều. Đó có thể là ebook, infographic hay tạp chí điện tử,... Những cách thể hiện và trình bày khác nhau giúp doanh nghiệp tăng được sự thu hút cho ấn phẩm cũng như tiết kiệm được chi phí một cách tối đa và đặc biệt là rút ngắn được thời gian truyền tải thông tin tới nhân viên.

2.2. Mạng xã hội nội bộ

Mạng truyền thông nội bộ hay mạng xã hội nội bộ chính là một trong những kênh truyền thông nội bộ được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhất hiện nay. Đây được biết đến là một hệ sinh thái riêng biệt dành cho doanh nghiệp với các tính năng như:

- Các thông tin được truyền tải tới đúng đối tượng cần tiếp nhận, cụ thể hơn chính là thành viên trong công ty. Qua đó cải thiện được tỷ lệ và tần suất tiếp cận thông tin nội bộ trong doanh nghiệp.

- Khả năng đăng tải và truyền tải thông tin dưới nhiều định dạng khác nhau như hình ảnh, video, văn bản, gif, infographic,... Thông qua đó giúp thông điệp trở nên hấp dẫn, thu hút hơn và mang đến khả năng tiếp nhận tốt hơn. Tùy theo từng mục đích, chiến dịch truyền thông nội bộ mà các định dạng thông tin sẽ được ứng dụng sao cho phù hợp nhất.

- Khả năng tương tác được cải thiện rõ rệt khi nhân viên có thể thoải mái, thuận tiện để lại bình luận hay bày tỏ cảm xúc của mình.

- Tạo nên sự nhất quán của thông tin, ý chí từ ban lãnh đạo tới từng nhân viên trong công ty. Bởi một sự lệch hướng nhỏ thôi cũng rất dễ khiến cấp dưới hoang mang và không biết định hướng như nào là chuẩn để xây dựng kế hoạch lâu dài cho mình.

2.3. Radio nội bộ

Rất nhiều người khi nhắc tới radio nội bộ sẽ cho rằng đây là một hình thức lỗi thời, thế nhưng, gừng càng già càng cay. Radio xuất hiện từ rất lâu và theo nghiên cứu thì khả năng tiếp cận thông tin từ radio nội bộ luôn đạt >90%. Điều này cho thấy được rằng đây là một kênh cực kỳ thích hợp cho các doanh nghiệp lớn với số lượng nhân sự >100 người.

Với việc áp dụng radio nội bộ, doanh nghiệp có thể lan truyền thông tin cực kỳ nhanh chóng, hiệu quả. Đặc biệt, đây còn là cách giúp tăng tinh thần làm việc của nhân viên, thúc đẩy họ cố gắng hơn mỗi ngày và tạo được động lực trong chính bản thân họ.

Radio nội bộ không cần quá phức tạp, đó đơn giản là những bài hát, lời chúc nhân một ngày đặc biệt hay trong thời gian nghỉ giải lao,.. Những hoạt động tuy đơn giản nhưng lại có sự tác động rất tích cực tới từng cá nhân.

2.4. Cuộc họp nội bộ

So với các kênh trên thì các cuộc họp nội bộ có nhiều sự hạn chế hơn. Tuy nhiên, đây là kênh quan trọng đối với ban lãnh đạo và các cấp quản lý trong doanh nghiệp. Bởi những cuộc họp này sẽ thường là thông tin về các dự án, chiến lược quan trọng của doanh nghiệp, việc truyền theo nhiều cấp sẽ khiến thông tin không được đảm bảo sự chính xác cần có. 

Trên đây là toàn bộ thông tin về kênh truyền thông nội bộ gửi tới các bạn. Mong rằng, qua đây, bạn đã có thể hiểu hơn về vai trò của kênh truyền thông nội bộ cũng như các kênh truyền thông nội bộ phù hợp hiện nay.