1. Bạn hiểu như thế nào về kế toán nhập liệu?

Kế toán nhập liệu là gì? Nếu như mới ban đầu, khi nghe đến tên vị trí này thì có lẽ nhiều người sẽ cho rằng kế toán nhập liệu giống với nhân viên nhập liệu. Thực sự có phải như vậy hay không?

Kế toán nhập liệu có tên tiếng Anh là “data entry”. Nói tới khái niệm thì bạn có thể hiểu kế toán nhập liệu là vị trí thực hiện việc nhập thông tin, dữ liệu (bao gồm văn bản và con số) lên trên hệ thống website của doanh nghiệp. Những người đảm nhận vị trí kế toán nhập liệu đều sẽ được đào tạo chuyên môn để thực hiện tốt việc cập nhật dữ liệu, sắp xếp, đối chiếu và so sánh các thông tin. Đồng thời quản lý và lưu trữ tốt các dữ liệu đó trên hệ thống mà doanh nghiệp sử dụng.

Với định nghĩa như trên thì chắc hẳn, nhiều người sẽ cho rằng công việc của vị trí kế toán nhập liệu không hề khó khăn. họ đơn giản chỉ là gõ và nhập thông tin mà thôi. Thế nhưng, sự thật hoàn toàn không phải như vậy. Việc nhập liệu của kế toán nhập liệu thực sự rất áp lực và đòi hỏi sự đáp ứng các yêu cầu khắt khe đối với người thực hiện. Để hiểu rõ hơn về sự khó trong nghề kế toán nhập liệu thì bạn cần hiểu rõ công việc cụ thể của kế toán nhập liệu là gì.

2. Kế toán nhập liệu thực hiện những công việc gì?

Kế toán nhập liệu là một vị trí yêu cầu rất khắt khe bởi công việc của họ rất quan trọng và ảnh hưởng tới các nghiệp vụ kế toán sau này. Để thực hiện tốt việc làm của một kế toán nhập liệu thì sẽ cần có tới 3 người, tạo thành một quy trình thực hiện bài bản với độ chính xác cao.

2.1. Công việc người đầu tiên

Người đầu tiên hay người thứ nhất trong quá trình thực hiện công việc của kế toán nhập liệu sẽ cần làm những đầu việc sau đây:

-  Tìm kiếm thông tin và tiến hành phân loại các thông tin cần nhập. Cần thực hiện việc phân tích kỹ để lựa chọn thông tin sao cho chuẩn xác nhất, tránh để xảy ra sai sót khi nhập thông tin sau đó. Tiến hành tải về các thông tin được lựa chọn và cài đặt những thông tin đó lên hệ thống của doanh nghiệp.

- Sau khi đã hoàn thiện được bước “sơ chế” thông tin thì người thứ nhất sẽ thực hiện việc nhập các trường dữ liệu thông tin và số liệu tương ứng với từng trường. 

2.2. Công việc người thứ 2

Đối với người thứ 2, công việc sẽ là tiếp nhận các dữ liệu có sẵn từ người thứ nhất, sau đó nhập các dữ liệu này một cách độc lập. Lúc này, người thứ 2 được xem như một biên tập viên đang kiểm tra và phát hiện lỗi của người thứ nhất để đảm bảo các dữ liệu được chính xác một cách tuyệt đối.

Trong trường hợp phát hiện lỗi thì người thứ 2 sẽ tiến hành chỉnh sửa, kiểm tra lại cấu trúc child-parent của dữ liệu đã phân cấp đúng hay chưa. Sau đó chuyển giao lại cho người cuối cùng.

2.3. Công việc của người thứ 3

Thực hiện việc so sánh, đối chiếu các sai số đã được đổi màu và tiến hành chỉnh sửa lại sao cho chuẩn xác nhất. Công việc này có sự đòi hỏi về mặt thời gian nhiều nhất cũng như có mức độ khó cao nhất. Vì thế mà đây sẽ là bước cực kỳ quan trọng trong quy trình trước khi dữ liệu được đưa lên hệ thống tương ứng hoàn toàn.

3. Cơ hội nghề nghiệp của kế toán nhập liệu ra sao?

3.1. Mức độ phổ biến của nghề

Với vị trí kế toán nhập liệu, có thể thấy rằng nếu theo đuổi con đường này, bạn sẽ không bao giờ lo thất nghiệp. Bởi thực tế, dù là ở lĩnh vực nào đi chăng nữa, thông tin, dữ liệu đều rất quan trọng và bất cứ ngành nghề nào cũng cần có thông tin lưu trữ tương ứng. Từ văn hoá, kinh tế cho đến chính trị xã hội, từ kinh doanh buôn bán cho đến giáo dục dạy học, ngành nào cũng có dữ liệu. Chính vì thế mà dữ liệu bạn cần nhập sẽ không bao giờ là thiếu trong tương lai.

Đặc biệt, trong thời đại công nghệ đang phát triển nhanh chóng như hiện nay, việc chuyển đổi số là xu hướng tất yếu của các cơ quan, doanh nghiệp để phục vụ cho quá trình hoạt động, làm việc hiệu quả hơn. Và để có thể chuyển đổi số tối ưu nhất thì nhập dữ liệu lên hệ thống là bước không thể thiếu. Bởi nếu không có thông tin thì công nghệ cũng không thể thực hiện vai trò của mình. Do vậy mà kế toán nhập liệu sẽ là vị trí rất cần thiết ở bất cứ lĩnh vực nào hiện nay và sau này.

Một cách tổng quát, có thể thấy, cơ hội nghề nghiệp của kế toán rất rộng mở và bạn hoàn toàn có thể định hướng cho mình từ sớm để rèn luyện bản thân tốt hơn, từ đó đáp ứng được yêu cầu của công việc này.

3.2. Ưu và nhược điểm với vị trí kế toán nhập liệu

Mỗi một vị trí công việc đều sẽ có những ưu và nhược điểm riêng. Nắm bắt được điều này sẽ giúp bạn đưa ra được quyết định lựa chọn cho mình với việc làm mong muốn sau này.

3.2.1. Ưu điểm

Ưu điểm của vị trí kế toán nhập liệu chính là cơ hội nghề nghiệp lớn. Bạn sẽ không phải lo lắng về việc thất nghiệp với vị trí này khi bất cứ ngành nghề, lĩnh vực nào cũng cần đến.

3.2.2. Hạn chế

Cơ hội nghề nghiệp lớn, nhưng vị trí kế toán nhập liệu cũng kèm theo vô số khó khăn:

- Áp lực công việc lớn khi dữ liệu đầu vào phải có sự chính xác một cách tuyệt đối.

- Phải thành thạo và nhanh nhạy trong công nghệ khi phải thường xuyên làm việc với các phần mềm, ứng dụng.

- Phải có tính cẩn thận, chủ động để kiểm soát được những thông tin, dữ liệu và tránh được các lỗi sai không được phép trong quá trình làm.

4. Trở thành kế toán nhập liệu có khó không?

Với sự giải đáp về kế toán nhập liệu là gì cùng  những ưu điểm và hạn chế như trên thì việc trở thành một kế toán nhập liệu được nhiều người quan tâm. Vậy, làm thế nào để trở thành kế toán nhập liệu?

Để đảm nhận được vị trí này, bạn sẽ cần thoả mãn một số yếu tố sau đây:

- Phải có năng lực chuyên môn

Yếu tố đầu tiên bạn cần có chính là năng lực chuyên môn. Năng lực chuyên môn của kế toán nhập liệu chính là nghiệp vụ kế toán. Bạn phải hiểu công việc, vai trò của vị trí kế toán, các quy định, thông tư liên quan mà kế toán cần nắm bắt. Từ đó mới có thể làm việc được với dữ liệu một cách chính xác nhất có thể. Hơn hết, chuyên môn chính là yếu tố cốt lõi ảnh hưởng tới quá trình thăng tiến sau này của bạn.

- Sự tập trung cao độ

Làm việc với thông tin dữ liệu cả ngày, bạn cần có sự tập trung cao độ để tránh cho việc quên hay không kiểm soát tốt các diễn biến xảy ra với dữ liệu. Bởi đôi khi, chểnh mảng một chút thôi là bạn có thể sai toàn bộ các bước sau đó và thông tin không được đảm bảo chính xác tuyệt đối. Từ đó có thể tạo ra những ảnh hưởng vô cùng nghiêm trọng nếu như không kiểm soát tốt.

- Kỹ năng làm việc với máy tính

Máy tính sẽ là công cụ không thể thiếu với kế toán nhập liệu. Do vậy mà bạn sẽ cần thành thạo với các thao tác được thực hiện với máy. Điều này sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình làm việc được nhanh chóng và thuận lợi hơn.

- Khả năng sắp xếp công việc

Với một số lượng lớn các thông tin, dữ liệu cần nhập thì kế toán nhập liệu cần có kỹ năng bao quát và sắp xếp công việc hiệu quả. Điều này sẽ giúp bạn phân chia được khối lượng công việc và tiến hành để đảm bảo số lượng cũng như tiến độ đề ra với chất lượng thực hiện ở mức độ tốt nhất.

Đó là những điều quan trọng với một kế toán nhập liệu. Bạn sẽ cần hội tụ đủ cho mình những yếu tố này để có thể hoàn thành vai trò của một kế toán nhập liệu tương lai.

5. Kế toán nhập liệu có giống nhân viên nhập liệu không?

Nếu theo như mô hình chung thì kế toán nhập liệu sẽ khá giống với nhân viên nhập liệu. Tuy nhiên, vị trí này có tính đặc thù cao hơn và rõ ràng hơn rất nhiều.

Để làm được kế toán nhập liệu, bạn phải có nghiệp vụ kế toán và đặc biệt là nắm bắt được các quy định kế toán dựa trên các luật, thông tư ban hành. Chỉ khi hiểu và nắm chắc được điều đó thì quá trình làm việc với thông tin, dữ liệu mới được đảm bảo cũng như có được sự chính xác tuyệt đối.

Chính xác hơn thì kế toán nhập liệu sẽ tập trung cho nghiệp vụ về kế toán, phục vụ cho các công việc kế toán sau này và nó có sự rõ ràng hơn so với nhân viên nhập liệu.

Trên đây là toàn bộ các thông tin tổng hợp về kế toán nhập liệu. Mong rằng, qua đây, bạn đã hiểu được kế toán nhập liệu là gì cũng như yêu cầu của vị trí kế toán nhập liệu.