1. Tìm hiểu chung về kế toán bán hàng đại lý

1.1. Các hình thức bán hàng đại lý

Kế toán bán hàng đại lý có những hình thức đại lý nào?

- Đại lý hưởng hoa hồng: Đây là hình thức thực hiện việc mua và bán hàng hóa theo giá mua, giá bán được đại lý ấn định để hưởng hoa hồng. Mức hoa hồng sẽ được tính theo tỷ lệ phần trăm mà các bên đã thỏa thuận trên giá mua, giá bán hàng hóa.

- Đại lý bao tiêu sản phẩm và dịch vụ: Đây là hình thức phổ biến mà đại lý sẽ thực hiện việc mua và bán một cách trọn vẹn một khối lượng hàng với giá do bên giao đại lý ấn định. Việc này sẽ được hưởng thù lao theo quy định của công ty mở đại lý. Thù lao đại lý được hưởng sẽ là mức chênh lệch giữa giá mua và giá bán thực tế so với giá do bên giao hàng cho đại lý ấn định hay thỏa thuận.

- Đại lý độc quyền: Đây là hình thức đại lý ở một khu vực nhất định. Đại lý đó có thể trên quy mô toàn quốc hay quy mô khu vực. Bên giao đại lý sẽ chỉ giao cho một đại lý độc quyền việc mua và bán một hay một số mặt hàng.

- Tổng đại lý mua bán hàng hóa: Được xem là hình thức bên đại lý sẽ tổ chức một hệ thống các đại lý trực thuộc để thực hiện việc mua bán hàng hóa với bên giao đại lý.

1.2. Đánh giá về kế toán bán hàng đại lý

1.2.1. Về phía giao đại lý

Chuẩn mực kế toán số 14 về doanh thu và thu nhập khác đã chỉ ra nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Doanh thu bán hàng sẽ được ghi nhận khi đảm bảo doanh nghiệp nhận được lợi ích kinh tế từ giao dịch. Đây là nguyên tắc thận trọng khi ghi nhận doanh thu.

Việc xác định thời điểm ghi nhận doanh thu được đánh giá là quan trọng vì doanh thu là lợi ích kinh tế của đơn vị. Nhưng đơn vị sẽ không trực tiếp nhận khoản doanh thu này mà sẽ giao cho bên đại lý thực hiện giao dịch bán hàng sản phẩm và hàng hóa. Vậy nên doanh thu sẽ chỉ được ghi nhận khi bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi bên đại lý, cơ sở chứng thực số hàng đã được bán hàng. Dựa vào bảng này thì kế toán sẽ tiến hành lập Hóa đơn giá trị gia tăng cho hàng bán ra và ghi sổ doanh thu.

1.2.2. Về phía đại lý

Chuẩn mực kế toán số 14 đã đề cập đến nguyên tắc tiếp theo: Doanh thu bao gồm tổng giá trị của lợi ích kinh tế doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được. Khoản thu hộ bên thứ ba sẽ không phải là nguồn lợi kinh tế và không làm tăng vốn của chủ sở hữu doanh nghiệp và không được coi là doanh thu.

Vậy nên, đơn vị đại lý chỉ là người bán hộ các sản phẩm, hàng hóa cho bên giao đại lý. Số tiền thu được từ việc bán hàng qua kế toán bán hàng đại lý sẽ không phải là doanh thu của đại lý, đó chỉ là số tiền đại lý thu hộ bên chủ hàng. Doanh thu đại lý là tiền hoa hồng được hưởng. Bên đại lý sẽ nhận được hoa hồng khi bán được sản phẩm, hàng hóa cho doanh nghiệp.

Vậy nên, ngay khi bán hàng thì bên đại lý sẽ tính được doanh thu do cung cấp dịch vụ của mình. Tuy nhiên, các khoản doanh thu sẽ không được ghi nhận ngay lúc đó. Toàn bộ số tiền đại lý thu được là khoản thu hộ cho bên giao đại lý. Nhận hóa đơn giá trị gia tăng về hoa hồng do bên giao đại lý phát hành và đại lý mới được ghi nhận doanh thu.

Tổng doanh thu cung cấp dịch vụ (cả thuế GTGT) sẽ bù trừ với khoản phải trả cho bên giao đại lý.

2. Cách kế toán bán hàng đại lý

2.1. Với cơ sở giao hàng cho đại lý

- Đối với phiếu xuất kho bộ phận kho gửi sang

Khi nhận được phiếu xuất kho bộ phận kho gửi sang thì kế toán bán hàng sẽ ghi tăng giá trị hàng gửi bán. Đồng thời ghi giảm giá trị hàng hóa, thành phẩm đã được xuất kho: Nợ TK 157 (hàng gửi bán), Có TK 156, 155 (giá trị hàng hóa, thành phẩm xuất kho).

- Đối với đại lý bán đúng giá đã bán được hàng

Khi đại lý bán đúng giá đã bán được hàng thì kế toán sẽ căn cứ vào bảng kê bán hàng mà bên đại lý đã gửi về để phản ánh doanh thu hàng đã bán được. Đồng thời phản ánh về giá vốn hàng xuất bán: Phản ánh doanh thu (Nợ TK 111 - Tổng giá thanh toán tiền mặt, Nợ TK 112 - Tổng giá thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, Nợ TK 131 - Tổng giá thanh toán khách hàng còn nợ, Có TK 511 - Doanh thu bán hàng tăng lên, Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp), Phản ánh giá vốn (Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán tăng lên, Có TK 157 - Giá trị hàng gửi bán này đã bán được giảm đi).

Kế toán bán hàng đại lý khi doanh thu và giá vốn hàng hóa, thành phẩm được phản ánh trên số hàng hóa, thành phẩm thực tế đã được đại lý bán đúng giá bán được và có bảng kê đi kèm gửi về. Nếu bán không hết thì doanh nghiệp nhập kho lại số hàng hóa này, định khoản (Nợ TK 156 - giá trị hàng nhập lại kho, Có TK 157 - hàng gửi đi bán nhận lại).

- Hạch toán chi phí bán hàng với khoản hoa hồng phải trả cho bên đại lý nhận bán đúng giá:

Nợ TK 6421 - Chi phí bán hàng (Nếu DN sử dụng QĐ 48), Nợ TK 6418 - Chi phí bán hàng tiền khác (Nếu Doanh nghiệp sử dụng TT 200), Nợ TK 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ, Có TK 111, 112, 131 - Tổng tiền hoa hồng đã trả hoặc phải trả.

2.2. Với cơ sở nhận hàng gửi bán

- Khi nhận hàng từ bên giao hàng gửi bán

Nếu Doanh nghiệp sử dụng QĐ 48 để hạch toán: khi nhận hàng từ bên đại lý về bán (Nợ TK 003 - giá trị hàng nhận bán đại lý, khi xuất hàng bán hoặc xuất trả lại đại lý (Có TK 003)

Trường hợp Doanh nghiệp sử dụng TT200 để hạch toán: thì kế toán chỉ theo dõi trên Báo cáo tài chính về phần giá trị hàng nhận bán đại lý (Hệ thống TK theo TT 200 không có TK ngoại bảng nói chung, TK 003 nói riêng).

- Khi bán được hàng đã nhận về

Căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng (với Doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ) hoặc hóa đơn bán hàng (với Doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp), chứng từ thanh toán,… kế toán sẽ phản ánh số tiền bán hàng trả cho bên giao hàng để gửi bán đại lý: Nợ TK 111, 112, 131,…, Có TK 331 - phải trả cho bên gửi bán theo tổng giá thanh toán (đồng thời Có TK 003 - giá trị hàng đã bán).

- Hàng kỳ, khi xác định khoản doanh thu hoa hồng bán đại lý được hưởng: Nợ TK 331 - Tổng hoa hồng được hưởng bao gồm thuế, Có TK 511 - Doanh thu về hoa hồng được hưởng, Có TK 3331 - Thuế giá trị gia tăng phải nộp về doanh thu hoa hồng được hưởng (nếu có).

- Khi trả tiền bán được hàng với bên giao hàng đại lý (Nợ TK 331 - Số tiền trả bên giao hàng gửi bán đại lý, Có TK 111, 112,…

Trên đây là các thông tin về kế toán bán hàng đại lý. Hy vọng rằng với những thông tin về hạch toán bán hàng đại lý đã nêu ở bài viết trên, bạn đọc sẽ có cho mình những thông tin bổ ích.