1. Kế hoạch truyền thông nội bộ có thực sự cần thiết?

Kế hoạch truyền thông nội bộ là tổng hợp các danh mục, các hoạt động được doanh nghiệp đề ra và thực hiện nhằm mục đích triển khai chiến lược truyền thông nội bộ theo mục tiêu đã đề ra. Vậy, kế hoạch truyền thông nội bộ có thực sự cần thiết hay không?

1.1. Vai trò của kế hoạch truyền thông nội bộ

1.1.1. Xác định được những hoạt động cần thực hiện trong truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ là một chiến lược bao gồm nhiều hoạt động và nhiều yếu tố khác nhau được thực hiện nhằm mục đích hướng tới các mục tiêu đề ra. Những mục tiêu này thường hướng đến sự gắn kết giữa các cá nhân và tăng lòng trung thành của nhân viên đối với công ty. Kế hoạch truyền thông nội bộ sẽ là cơ sở để người thực hiện truyền thông nội bộ xác định được những hoạt động cần thực hiện, những kênh truyền thông cần áp dụng để mang đến hiệu quả cao nhất.

Đây cũng sẽ là văn bản được trình lên cấp trên cho việc xét duyệt thực hiện các chiến dịch truyền thông nội bộ doanh nghiệp.

1.1.2. Đo lường được hiệu quả

Một kế hoạch truyền thông nội bộ tốt sẽ phần nào cho thấy được sự hiệu quả cũng như kết quả đạt được dành cho việc truyền thông nội bộ trong công ty. thông qua các thông tin được cung cấp trong kế hoạch, người đọc sẽ nhận biết và dự đoán được những hoạt động triển khai sẽ mang đến hiệu quả ra sao. Từ đó có thể đo lường, đánh giá được hiệu suất của toàn bộ kế hoạch truyền thông nội bộ có thể mang lại cho doanh nghiệp.

1.1.3. Đảm bảo thông tin được chính xác và minh bạch

Truyền thông nội bộ với kế hoạch rõ ràng sẽ giúp cho các thông điệp truyền tải được rõ ràng và chính xác hơn. Tạo nên sự đồng nhất giữa các thông tin được cung cấp, tránh việc gây rối loạn thông tin khi không có sự thống nhất giữa nhân sự thực hiện truyền thông nội bộ. Trên cơ sở đó, những hoạt động truyền thông nội bộ sẽ được triển khai một cách thống nhất, gắn kết và tạo nên giá trị thiết thực cũng như bền chặt hơn.

1.1.4. Phân công nhiệm vụ rõ ràng hơn

Dựa vào kế hoạch truyền thông nội bộ, doanh nghiệp sẽ biết được công việc tổng thể và chi tiết, những hoạt động thực hiện theo từng giai đoạn khác nhau. Thông qua đó, công tác phân công nhiệm vụ sẽ trở nên dễ dàng, thuận lợi hơn, đặc biệt là phân đúng người đúng việc để có thể mang đến hiệu quả cao nhất cho chiến lược truyền thông nội bộ được xây dựng.

1.2. Kế hoạch truyền thông nội bộ kém sẽ tác động ra sao?

Một kế hoạch truyền thông nội bột tốt sẽ mang đến những lợi ích nêu trên. Tuy nhiên, nếu như không có kế hoạch truyền thông nội bộ hoặc kế hoạch làm quá kém thì sẽ có ảnh hưởng ra sao tới doanh nghiệp?

Một doanh nghiệp khi triển khai truyền thông nội bộ, nếu không xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ chi tiết và rõ ràng thì sẽ không bao giờ tạo nên được hiệu quả cao nhất. Bởi khi đó, các hoạt động truyền thông nội bộ không được nghiên cứu, đề xuất, mỗi hoạt động được tổ chức triển khai theo sự bộc phát, không mang tính logic,... Điều này sẽ khiến cho hiệu quả của từng hoạt động không cao, từ đó dẫn đến tổng thể sẽ không mang đến nhiều giá trị tích cực.

Lúc này, truyền thông nội bộ sẽ giống như một mớ hỗn độn, không có sự thống nhất, nhất quán. Các thông tin truyền tải không được kiểm soát, dẫn đến việc cung cấp sai lệch thông tin, dễ khiến các nhân viên hiểu lầm và từ đó tạo ra các mâu thuẫn trong chính nội bộ công ty.

Đặc biệt, khi truyền thông nội bộ không hiệu quả thì văn hóa doanh nghiệp cũng sẽ rất khó để lan tỏa cũng như giữ được các giá trị bền vững. Vì thế mà không có một kế hoạch truyền thông nội bộ tốt thì sẽ không có một doanh nghiệp với văn hóa công ty được lưu giữ, lan tỏa rộng rãi. Điều này sẽ tạo nên hạn chế rất lớn tới sự phát triển chung của doanh nghiệp trong tương lai.

2. Xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ như thế nào?

Với ý nghĩa và tầm quan trọng được nêu rõ như trên thì việc xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ sẽ là cách để doanh nghiệp có thể đảm bảo sự hiệu quả cho chiến lược truyền thông nội bộ của doanh nghiệp mình.

Vậy, làm thế nào để có một kế hoạch hoàn hảo và phù hợp nhất? Dưới đây sẽ là quy trình để bạn có thể xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ một cách tốt nhất.

2.1. Nghiên cứu và đánh giá thực trạng

Đây sẽ là bước đầu tiên trong quá trình lập kế hoạch truyền thông nội bộ mà bạn cần thực hiện. Thông qua việc nghiên cứu và đánh giá thực trạng, bạn sẽ biết được tình hình doanh nghiệp mình ở thời điểm hiện tại. Bao gồm:

- Mức độ văn hóa doanh nghiệp hiện nay (đã thực sự phổ biến và đúng hay chưa?)

- Sự gắn kết giữa các cá nhân trong phòng ban và giữa các phòng ban với nhau

- Sự tin tưởng của đội ngũ nhân viên vào ban lãnh đạo như thế nào

- Định hướng, mục tiêu doanh nghiệp, tầm nhìn chiến lược có được lan tỏa hay không?

- Mong muốn, nhu cầu của nhân viên trong quá trình làm việc,...

Với việc bắt đầu tìm hiểu tình trạng thực tế ở doanh nghiệp mình, bạn sẽ biết được doanh nghiệp ở mức độ nào, còn tồn tại và thiếu vấn đề gì. Chỉ khi biết được “bệnh” thì mới có thể tìm hiểu “cách chữa bệnh” và “bốc đúng thuốc” được.

2.2. Xác định đối tượng cần hướng đến

Sau khi nghiên cứu xong về thị trường thì bạn sẽ cần tìm ra khách hàng mục tiêu cho mình. Với truyền thông nội bộ cũng vậy, bạn cần biết được đối tượng mình cần phải truyền thông là đối tượng nào. Từ đó mới biết được những hoạt động và kênh truyền thông phù hợp ra sao.

về cơ bản, truyền thông nội bộ sẽ hướng tới tất cả các thành viên trong công ty. Tuy nhiên, ở một vài thời điểm nhất định, với sự thay đổi của doanh nghiệp thì rất có thể sẽ có một số bộ phận chịu ảnh hưởng. Khi đó, truyền thông nội bộ sẽ cần hướng tới đúng đối tượng này. 

Xác định đúng đối tượng mục tiêu là cơ sở để bạn xây dựng hoạt động và kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả, phù hợp nhất.

2.3. Làm rõ mục tiêu và thông điệp truyền tải

Đây chính là yếu tố cốt lõi nhất trong kế hoạch truyền thông nội bộ được xây dựng. Bạn cần phải xác định đúng mục tiêu cần đạt được và thông điệp mà doanh nghiệp cần truyền tải là gì.

Với mục tiêu, cần xây dựng dựa trên nguyên tắc SMART, tức là đảm bảo tính cụ thể, đo lường được, tính khả thi, tính thực tế và có thời gian hoàn thành nhất định. 

Về thông điệp của truyền thông nội bộ thì cần xây dựng dựa trên công thức như sau:

 Thông điệp = Điều doanh nghiệp muốn truyền tải + Nhu cầu nắm bắt thông tin của nhân viên

Làm rõ được 2 nội dung này thì kế hoạch truyền thông nội bộ đã phần nào được rõ ràng, cụ thể hơn.

2.4. Xác định chiến lược được áp dụng 

Xác định được chiến lược sẽ giúp bạn hạn chế được các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện truyền thông nội bộ. Hơn hết, đây cũng là cách thức để bạn có thể đạt được những mục tiêu đã đề ra. 

Một số nội dung mà bạn sẽ cần làm rõ trong bản kế hoạch như sau:

- Những hình thức công nhận nhân viên

- Lộ trình đào tạo và thăng tiến của nhân viên

- Chế độ lương, thưởng, phúc lợi

- Sự minh bạch trong thông tin giữa ban lãnh đạo và nhân viên

- Kênh truyền thông nội bộ của doanh nghiệp

2.5. Lên kế hoạch hành động 

Khi đã có cho mình những chiến lược thực hiện thì việc tiếp theo bạn cần làm đó là xác định những hành động cụ thể cho từng chiến lược đó. Ai, làm gì, thời gian nào là câu hỏi cần được trả lời ở phần nội dung này.

Đây là bước quan trọng để kế hoạch truyền thông nội bộ được thực hiện. Vì thế mà bạn sẽ phải làm rõ từng vấn đề để nhân viên có thể tiếp nhận và nắm bắt được chính xác nhiệm vụ của bản thân.

2.6. Đánh giá và đo lường hiệu quả

Để biết được kế hoạch truyền thông nội bộ của mình có mang đến hiệu quả hay không thì việc đánh giá, đo lường hiệu quả là bước không thể thiếu. Thông qua quá trình này, bạn sẽ biết được hạn chế của mình ở đâu và có phương pháp khắc phục kịp thời và phù hợp nhất.

Trên đây chính là quy trình các bước xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ. Mong rằng, qua đây, các bạn đã hiểu được tầm quan trọng của kế hoạch truyền thông nội bộ cũng như cách xây dựng kế hoạch mang đến hiệu quả cao nhất.