1. Trả lời câu hỏi giao nhận xuất nhập khẩu là gì?

Giao nhận xuất nhập khẩu là một trong những dịch vụ phổ biến của lĩnh vực logistics. Theo đó, giao nhận (tiếng Anh là freight forwarding) chính là hoạt động được thực hiện bởi một bên thứ 3, thay mặt cho chủ hàng nhằm đưa hàng hóa đến đích. Và bên thứ 3 này thường sẽ là các công ty giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, là bên trung gian giữa chủ hàng với các hãng vận chuyển hiện nay.

Giao nhận xuất nhập khẩu thường sẽ được thực hiện theo một quy trình nhất định. Và quy trình này đóng vai trò quan trọng đối với sự thành công của các hoạt động giao nhận xuất nhập khẩu được thực hiện. 

Điều này chính là bởi trước khi hàng hóa được chuyển đi sẽ cần có một sự kiểm tra kỹ lưỡng về giấy tờ cũng như đóng gói. Khi hàng hóa đến cảng và được tiếp nhận cũng cần thực hiện các thủ tục hải quan, nhận hàng đúng theo quy trình. Do vậy mà quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là bước rất quan trọng để đảm bảo cho việc giao nhận được tiến hành chuẩn chỉnh, đúng theo quy định đề ra.

2. Quy trình giao nhận hàng hóa và các vị trí liên quan

2.1. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

Một quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu sẽ bao gồm các bước sau đây:

2.1.1. Bước 1: Booking

Booking là bước đầu tiên trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Đây chính là bước đặt chỗ mà bạn sẽ cần thực hiện. Việc đặt chỗ ở đây tức là bạn sẽ tìm tới các công ty thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hóa tức là các forwarder để có cho mình một mức giá phù hợp nhất có thể.

Khi đã booking xong thì bạn sẽ cần kiểm tra lại các thông tin liên quan đến đơn hàng của mình. Ví dụ như thông tin về cảng đến, cảng đi, loại container, thời gian vận chuyển,...

2.1.2. Bước 2: Đóng hàng

Đối với việc đóng hàng thì hàng hóa sẽ được chia thành hàng lẻ và hàng nguyên. Với hàng lẻ thì hàng hóa sẽ được đóng gói ngay tại kho và có kèm theo ký hiệu tương ứng. Các công ty forwarder sẽ đưa hàng đi đến cảng và nhập vào container với nhiều lô hàng lẻ khác.

Còn với hàng nguyên thì sẽ được đóng vào nguyên container ở kho của bên xuất khẩu và sau đó sẽ được bàn giao lại cho forwarder để đưa hàng ra bãi cont.

2.1.3. Bước 3: Thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu

Thủ tục hải quan xuất khẩu sẽ là bước tiếp theo cần được thực hiện trong giao nhận xuất nhập khẩu. Khi hàng đã ra đến cảng thì forwarder sẽ tiến hành các thủ tục hải quan để xuất khẩu hàng hóa, đảm bảo cho lô hàng được thông quan và được vận chuyển đúng theo lịch trình đã đề ra.

2.1.4. Bước 4: Phát hành B/L

Khi các thủ tục hải quan đã xong xuôi thì hàng hóa sẽ được đưa lên tàu và tiến hành rời cảng. Người thực hiện xuất khẩu sẽ tiến hành cung cấp thông tin nhằm giúp cho công ty giao nhận có thể làm vận đơn ngay sau khi hàng được đóng. Những thông tin này cũng sẽ được gửi tới hãng vận chuyển để phát hành B/L cho bên xuất khẩu khi tàu đã khởi hành.

2.1.5. Bước 5: Gửi các chứng từ

Bước tiếp theo trong quy trình giao nhận hàng hóa sẽ là gửi chứng từ. Bên xuất khẩu sẽ thu thập và tổng hợp các chứng từ theo yêu cầu của bên nhập khẩu như invoice, B/L, C/O,.... và có thể gửi trực tiếp hoặc thông qua ngân hàng.

2.1.6. Bước 6: Nhận chứng từ

Chứng từ sau khi được gửi tới bên nhập khẩu cần được xác minh và kiểm tra tính chính xác. Điều này nhằm đảm bảo không phát sinh các rắc rối về sau khi hàng hóa tiến hành thông quan.

2.1.7. Bước 7: Thông báo hàng đến

Bên vận chuyển sẽ cần tiến hành thông báo trước cho bên nhập khẩu về việc hàng hóa chuẩn bị nhập cảng. Điều này sẽ giúp bên nhận có thể chủ động hơn trong việc tiếp nhận hàng hóa cũng như thực hiện các thủ tục thông quan.

2.1.8. Bước 8: Lệnh giao hàng

Để nhận lệnh giao hàng thì bên nhập sẽ cần cung cấp toàn bộ chứng từ gốc nhận được từ bên xuất cho công ty forwarder và trả các chi phí liên quan cho bên vận chuyển, sau đó nhận lệnh giao hàng. 

Cùng với đó thì công ty forwarder sẽ tiến hành tìm vị trí cũng như thực hiện làm phiếu xuất kho ở cảng tương ứng.

2.1.9. Bước 9: Thực hiện thủ tục hải quan nhập khẩu

Thủ tục hải quan nhập khẩu có thể được thực hiện ngay cả khi hàng hóa chưa cập bến. Bên nhập khẩu có thể tự làm điều này hoặc thuê dịch vụ bên công ty forwarder. Ngoài ra, trong trường hợp cần thiết thì bên nhập khẩu có thể xin các giấy phép về việc nhập khẩu, kiểm tra chất lượng lô hàng,...

2.1.10. Bước 10: Dỡ hàng

Khi tất cả các thủ tục thông quan đã được tiến hành đầy đủ thì hàng hóa sẽ được forwarder đưa về kho hàng của bên nhập. Trong trường hợp lô hàng của bên nhập là nguyên cont thì sẽ cần phải trả lại cont rỗng cho bên vận chuyển ngay tại cảng.

Đây chính là một quy trình cơ bản và trọn vẹn của giao nhận xuất nhập khẩu. Việc thêm hay giảm các bước sẽ tùy thuộc vào từng loại hàng hóa nhất định cũng như dịch vụ mà bên xuất và bên nhập lựa chọn.

2.2. Các vị trí trong quy trình giao nhận xuất nhập khẩu

Với các bước thực hiện như trên thì trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu sẽ có các vị trí cụ thể như sau:

2.2.1. Nhân viên xuất nhập khẩu

Vị trí đầu tiên sẽ là nhân viên xuất nhập khẩu, vị trí này sẽ đảm nhận các công việc cụ thể như sau:

- Đảm nhận việc liên lạc, đàm phán các hợp đồng với khách hàng hay nhà cung cấp

- Quản lý và theo dõi các hợp đồng, đơn hàng được thực hiện

- Hoàn thành các chứng từ, thủ tục cũng như thanh toán các khoản liên quan đến hàng hóa

- Liên lạc với bên ngân hàng để thực hiện mở L/C

- Lên kế hoạch cho việc vận chuyển hàng hóa

- Liên lạc với nhà xe, forwarder để tiến hành các thủ tục liên quan khác

2.2.2. Nhân viên chứng từ của forwarder và hãng tàu

Đây được xem là một vị trí nhẹ nhàng nhất trong tất cả các vị trí trong quy trình giao nhận. Tuy nhiên, vị trí này sẽ đòi hỏi người thực hiện cần có sự cẩn thận cũng như tính chính xác cao để đảm bảo được chứng từ và số liệu được nhập liệu đầy đủ, đúng thực tế.

2.2.3. Nhân viên làm thủ tục hải quan và thuế

Vị trí này sẽ thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục hải quan cũng như nộp thuế theo quy định. Vì thế mà đây sẽ là vị trí chạy nhiều nhất nhưng cũng sẽ có nhiều mối quan hệ nhất bởi quá trình thông quan thường sẽ phát sinh khá nhiều vấn đề và có những đơn hàng sẽ khó khăn hơn khi tiến hành thông quan. Cùng với đó là sự cẩn thận trong việc kiểm tra giấy tờ để đảm bảo sự chính xác trước khi được chuyển đến bộ phận kiểm tra.

2.2.4. Nhân viên điều hành hoạt động vận tải

Có thể nói vị trí này được các hãng tàu tuyển dụng rất nhiều hiện nay. Nhân viên quản lý điều hành hoạt động vận tải sẽ cần có mặt tại hãng để duyệt lệnh, xếp lịch trình, sắp xếp thời gian, dự báo tàu chạy,.... Tất cả đều cần được kiểm soát kỹ lưỡng, sát sao để đảm bảo các đơn hàng được vận chuyển nhanh chóng.

Trên đây chính là các thông tin cơ bản về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Hy vọng rằng, bài viết đã làm rõ được giao nhận xuất nhập khẩu là gì cũng như quy trình thực hiện và các vị trí liên quan để bạn định hướng được công việc tương lai cho chính mình.