1. Fax là gì?

Fax được dịch nghĩa là điện thư. Cha đẻ phát minh ra kỹ thuật này chính là nhà khoa học Alexander Bain. Các đời sau đó đều quan tâm nghiên cứu để phát triển mở rộng tính ứng dụng của kỹ thuật này và đến nay, dạng đỉnh cao nhất của kỹ thuật điện thư chính là tồn tại ở dạng máy fax. 

Vào thời kỳ đầu của sự ra đời, máy fax chỉ có khả năng gửi tín hiệu qua việc kết nối bằng dây dẫn. Đến năm 1924, hình thức gửi thông tin đã được nâng cấp thông qua tần số giao động của sóng radio. Thành tựu này đã đánh dấu mốc quan trọng để bắt đầu hình thành những bước phát triển lớn tiếp theo của máy fax. 

Nhìn chung, fax chính là một kỹ thuật điện tử giúp gửi bản sao của tài liệu nhờ cơ chế hoạt động của dây dẫn điện. 

2. Cơ chế hoạt động của máy fax

Một chiếc máy fax mang tới khả năng quét thông tin từ tài liệu gốc để đọc nội dung. Tiếp sau đó nó sẽ mã hóa nội dung để có thể gửi tới máy fax đầu ra. Máy được nhận sẽ đọc tín hiệu được gửi tới để in thành tài liệu với nội dung nguyên bản với bản gốc. 

Ngày nay, người ta có xu hướng gửi tài liệu, thư điện tử thông qua email, tưởng chừng email có thể thay hoàn toàn cho fax nhưng fax vẫn có vai trò quan trọng không thể hoàn toàn loại bỏ. Lý do vì độ bảo mật của fax rất cao, tin tặc không thể xâm nhập để đánh cắp thông tin như có thể thực hiện với email. Thế nên, ở nhiều nước, fax vẫn là công cụ chủ yếu được sử dụng, những bản tài liệu cần in chữ ký cá nhân thông qua máy fax mới được chấp nhận.

Số fax cũng tương tự như mã số điện thoại, nó là mã duy nhất của mỗi người, giúp cung cấp số fax để nhận tài liệu và phân biệt số fax riêng của đối phương để gửi tài liệu tới đúng người. Tùy nhu cầu sử dụng mà chúng ta có thể dùng số fax riêng hoặc chung. 

3. Những hiểu biết quan trọng về việc gửi fax

3.1. Tìm hiểu về hoạt động gửi fax

Gửi fax là việc gửi đi thông tin, tài liệu tới số fax được cung cấp. Để sử dụng fax và gửi fax hiệu quả thì bạn chú ý cập nhật các thông tin kiến thức sau đây:

- Nơi lưu lại những bản fax chưa được gửi đi là Outbox

- Xem lại các fax được gửi đi thành công tại Send items

- Nơi chứa những bản fax được gửi tới là phần Inbox

- Không phải tất cả các máy fax đều in tài liệu lên trên bề mặt giấy khi nó nhận nội dung thông tin. Các máy có tính năng gì sẽ tùy thuộc vào chế độ cài đặt từ người dùng. 

- Có nhiều phần mềm có thể lựa chọn để gửi fax, ngoài phần mềm do Windows cung cấp thì có thể gửi fax qua excel, word, …

3.2. Cập nhật các cách gửi fax được sử dụng nhiều hiện nay

Fax là cách gửi tài liệu tiện dụng bởi vì người ta có thể gửi bằng nhiều phương thức khác nhau. Rất linh hoạt cho các hoàn cảnh khác nhau để giúp bạn gửi fax một cách nhanh chóng theo nhu cầu cấp thiết, vì thế hãy tìm hiểu xem ngoài những cách đã biết thì còn cách nào có thể giúp bạn gửi fax đi mà bạn chưa biết dựa vào thông tin dưới đây.

3.2.1. Dùng máy tính để gửi fax

Ngay sau đây, My chỉ bạn cách gửi fax trên hệ điều hành win 10 của máy tính. Rất có thể sẽ có một vài điểm khác biệt nếu như bạn sử dụng hệ điều hành khác. 

Bước 1: Nhập fax trên thanh công cụ tìm kiếm => Chọn mục “Windows Fax and Scan”.

Bước 2: Cửa sổ được chọn ở bước 1 xuất hiện, nhấn chọn lệnh Fax nằm góc trái của màn hình => Tiếp tục chọn New Fax.

Bước 3: Nhập thông tin tại màn hình New fax được hiển thị:

- Phần To: nhập vào số fax đúng của người nhận

- Phần Subject: viết nội dung chủ đề tài liệu cần gửi

- Phần Soạn thảo: nhập nội dung gửi

Bước 4: Nhấn chọn lệnh Send để gửi tài liệu

3.2.2. Gửi fax thông qua gmail

Để có thể gửi fax theo cách này, điều kiện cần đó là phải có tài khoản trực tuyến. Nếu đáp ứng điều kiện này thì tiến hành theo hướng dẫn chi tiết sau:

Bước 1: Mở gmail và chọn vào tác vụ Soạn thư trên gmail. 

Bước 2: Tại ô “Đến”, bạn nhập số fax, sau đó điền chủ đề gửi fax ở ô Chủ đề. 

Bước 3: Phần Soạn thảo là nơi bạn viết nội dung chính cần gửi fax hoặc có thể tải tệp đính kèm

Bước 4: Nhấn lệnh Gửi để hoàn tất gửi fax

3.2.3. Gửi fax thông qua máy photocopy

Tương tự trải qua các bước để hoàn thành việc gửi fax bằng máy photocopy

Bước 1: Chọn vào mục chức năng cho phép gửi Fax tại bảng điều khiển

Bước 2: Tiến hành quét nội dung của bản tài liệu gốc

Bước 3: Nhập vào số fax bạn cần gửi tài liệu đến

Bước 4: Chọn lệnh Start.

Qua phần nội dung hướng dẫn gửi fax ở trên, có thể thấy có rất nhiều cách để tiến hành gửi fax. Tuy nhiên, fax sẽ được gửi đi bằng công cụ chuyên dụng là cách phổ biến nhất và cũng phù hợp nhất. Những gợi ý được đưa ra chỉ là một mẹo để giúp bạn có thể linh hoạt gửi fax đi trong những trường hợp cần thiết nếu không thể kịp thời sử dụng công cụ chuyên dụng là những chiếc máy fax để gửi. Vì thế, chúng ta hãy dành nhiều thời gian và sự quan tâm hơn để khám phá công cụ chính thống phục vụ hoạt động gửi fax nhé. 

4. Tìm hiểu về máy fax

4.1. Máy fax có lịch sử ra đời như thế nào?

Ý tưởng sử dụng công cụ máy móc để gửi fax đi đã xuất hiện từ năm 1842, được đánh dấu mốc bởi máy fax thô sơ đời đầu tiên ra đời dưới sự chế tạo phát minh của Alexander Bain. Lúc này, máy fax đơn giản chỉ là cỗ máy có tính năng đơn giản là nhận tín hiệu thông qua dây điện báo. Sau đó, dữ liệu được chuyển thành dạng hình ảnh in ra trên giấy. 

Đến năm 1850, nhà phát minh người London là FC Blakewell sáng chế ra cỗ máy có chức năng tương tự. Ông ta đã gọi đó là máy điện báo sao chép. 

Tới hơn 130 năm sau sản phẩm ra đời năm 1850 mới dần trở nên phổ biến và có tính ứng dụng cao trong cuộc sống. Trải qua thời gian cùng với sự phát triển như vũ bão của công nghệ, máy fax đến nay đã được hoàn thiện với sự tích hợp nhiều chức năng. Đi cùng năm tháng, có rất nhiều dòng máy fax khác nhau đã ra đời đem lại cho con người sự lựa chọn đa dạng về công cụ gửi fax thỏa mãn nhu cầu.

4.2. Các chức năng chính của máy fax

Máy fax trở thành thiết bị đa chức năng, vừa có thể làm máy quét, máy in lại vừa có thể thực hiện vai  trò của một chiếc smartphone hay gánh vác nhiệm vụ như một chiếc máy photocopy, … Để có thể dùng máy fax hiệu quả và tận dụng triệt để các tiện ích mà nó mang tới, bạn nên biết các chức năng chính của máy gồm những gì.

4.2.1. In fax

In fax chính là một công dụng chính của máy fax. Có thể chọn in theo các chế độ như in phun màu, in laser, ... Do đó, máy fax đồng thời cũng có thể thực hiện chức năng in và được gọi là “chiếc máy in” khi trong nó được trang bị tính năng in ấn.

Để máy fax có thể in được tài liệu ra ngoài thì nó cần được kết nối với máy tính có chứa tài liệu đó. Nhưng việc in qua fax sẽ đắt đỏ hơn so với in qua máy in chuyên dụng lý do giá của loại mực in ở máy fax đắt hơn. Vì thế, người ta rất hạn chế in tài liệu qua máy fax, chỉ in khi thực sự cần.

4.2.2. Tính năng truy cập kép của máy fax

Tính năng truy cập kép cho phép chúng ta dễ dàng thực hiện in ấn những bản fax thông qua bộ nhớ từ quá trình truyền đi qua fax khác. Hoặc nó cũng có thể tiến hành quét một cách dễ dàng ở trong bộ nhớ đối với việc nhận fax.

4.2.3. Tính năng sao chép

Tính năng này làm cho máy fax trở nên giống với máy photocopy do nó thực hiện chức năng sao chép như máy phô tô. Cũng giống với việc in ấn, máy fax sao chép tài liệu sẽ có chi phí cao hơn so với việc sao chép qua máy phô tô. 

4.2.4. Khả năng giao tiếp qua máy fax

Đây là tính năng thú vị có trong máy fax. Giao tiếp ở đây ý muốn nói tới khả năng máy fax giúp gửi đi và nhận về tài liệu một cách rất nhanh. Vậy nên đây là giải pháp tối ưu, hoàn hảo cho việc gửi-nhận thông qua dịch vụ bưu chính và chuyển phát. Ngay cả khi tài liệu được yêu cầu phải có chữ ký thì máy fax vẫn có thể sẵn sàng đáp ứng hoàn hảo.

Như vậy, với những nội dung vừa chia sẻ về chủ đề khám phá fax là gì, bạn đã có được rất nhiều thông tin hiểu biết về fax, từ nguồn gốc, lịch sử hình thành cho tới các cách gửi fax, các tính năng của máy fax. Rất hy vọng sau bài viết này chúng ta sẽ biết cách tận dụng loại máy này để phục vụ hiệu quả hơn nữa cho các nhu cầu trong công việc của bạn.