Một sự kiện muốn thành công thì cần phải có một kế hoạch tổ chức chi tiết và một dàn ekip chuyên nghiệp. Đặc biệt, để có thể có một sự kiện siêu hoành tráng, độc lạ và thu hút người tham gia thì Event Planner có vai trò cực kỳ quan trọng. Vậy Event Planner là gì? Event Planner làm những công việc gì? Cùng khám phá thông tin về vị trí Event Planner qua bài viết sau đây nhé!
MỤC LỤC
Event Planner là gì? Event Planner trong một số trường hợp còn được gọi là Chuyên viên kế hoạch sự kiện, là người lên kế hoạch tổ chức sự kiện, thực hiện các công việc trong sự kiện như lên ý tưởng, triển khai thực hiện kế hoạch, theo dõi tiến độ của sự kiện…
Trên thị trường hiện nay, ngày càng có nhiều loại hình sự kiện khác nhau, diễn ra vô cùng đa dạng như: Hòa nhạc, họp báo, hội nghị cán bộ cấp cao, cuộc thi, workshop, triển lãm thương mại, cuộc thi về chủ đề nào đó, tọa đàm… Hầu hết, các sự kiện đều có mục đích thu hút công chúng, truyền tải thông điệp hay hướng doanh nghiệp tới các khách hàng, đối tác.
Chính vì những lý do này, Event Planner có vai trò đặc biệt quan trọng, đảm bảo sự kiện có thể diễn ra thành công và hạn chế sai sót xảy ra, đảm bảo cả về tinh thần lẫn vật chất, giúp doanh nghiệp nâng cao giá trị thương hiệu, đạt được mục đích tổ chức sự kiện và nắm bắt những xu hướng sao cho phù hợp.
Event Planner hay Chuyên viên kế hoạch sự kiện là người đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau, từ giai đoạn đầu sự kiện cho tới sau sự kiện, cũng như nghĩ ra kế hoạch cho sự kiện mới.
Dưới đây là bản mô tả chi tiết công việc của Event Planner từ tiền đến hậu sự kiện.
Trong giai đoạn tiền sự kiện (Pre - event), Event Planner sẽ cần phải chuẩn bị các công đoạn để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ như: Lên cho chương trình dàn nội dung phụ hợp; tham khảo các chủ đề (concept), hình ảnh phù hợp với mục tiêu và doanh nghiệp; lựa chọn địa điểm, thời gian ấn định thích hợp; tìm kiếm khách mời, khán giả phát biểu cho chương trình; khảo sát địa điểm tổ chức, chọn người dẫn dắt chương trình (host, MC); chọn các ekip biểu diễn và lập bản dự trù các chi phí cần thiết cho sự kiện.
Bên cạnh đó, vào giai đoạn tiền sự kiện, Event Planner sẽ thực hiện các công việc khác như:
- Soạn thảo các kế hoạch liên quan tới sự kiện cho những ban chuyên môn khác.
- Làm việc nhóm với bộ phận thiết kế để xây dựng nên proposal, nội dung cần nêu rõ xây dựng sự kiện theo tưởng nào và đề xuất phương thức cho dự án này.
- Cần xin tổ chức sự kiện bằng cách trình proposal, giấy tờ theo quy định lên Bộ, Sở, Ngành.
- Luôn giữ liên lạc với thành viên ban tổ chức, công ty, khách hàng, nhà tài trợ, nhà cung ứng và khách mời.
Event Planner là người rà soát, kiểm tra lại các khâu chuẩn bị trước khi sự kiện chính thức diễn ra, đồng thời điều phối, giám sát và xử lý những vấn đề xảy ra trong sự kiện. Trước ngày diễn ra sự kiện một tuần tới khi tổ chức, cần liên tục kiểm tra địa điểm diễn ra sự kiện và bố trí, lắp đặt các trang thiết bị.
Đồng thời, chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ thiết kế kỷ niệm chương, quà tặng, ký hợp đồng với các nhà cung cấp, sắp xếp nơi nghỉ dưỡng cho diễn giả, khách mời. Các hoạt động diễn ra trong checklist cần được kiểm tra liên tục, những vấn đề cần thiết cần được kiểm tra và điều chỉnh nếu cần. Event Planner cần hẹn giờ với ekip biểu diễn và MC, tính cả giờ trừ hao, cả ngày diễn ra chương trình lẫn ngày tổng duyệt.
Họ cũng là người họp với các bộ phận khác để thống nhất, phân công nhiệm vụ cụ thể trong quá trình diễn ra sự kiện, phân chia các bộ phận phụ trách từng vị trí ở trong sự kiện, đảm bảo các nhân lực thực hiện hết công suất và đúng nhiệm vụ được giao, cũng như đảm bảo mọi người đều có khả năng ứng biến nhanh, linh hoạt và hỗ trợ nhau nhịp nhàng, hiệu quả. Nếu có vấn đề phát sinh xảy ra trong event, họ cũng là người đứng ra xử lý và sắp xếp sao cho ổn thỏa.
Sau khi sự kiện hoàn thành, giai đoạn hậu sự kiện (Post – event, Event Planner sẽ thực hiện bàn giao lại nhà cung cấp cơ sở vật chất, đảm bảo số lượng và chất lượng, là người cuối cùng ở lại địa điểm tổ chức.
Sau đó tổng kết tất cả các yếu tố trong sự kiện, trong buổi họp sẽ trình báo cáo lên cấp trên và trình bày rõ nhiệm vụ của từng thành viên, tiến độ công việc thực hiện. Dựa trên các tiêu chí định tính và định lượng, so sánh chi phí dự trù với chi phí thực tế và đo lường độ thành công của sự kiện. Chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ thúc giục các bên chuyên môn liên quan tới sự kiện cần thực hiện xong nhiệm vụ của mình và viết báo cáo gửi tới các bên chuyên môn.
Trên thực tế, Event Planner sẽ ít khi nào được thảnh thơi mặc dù sự kiện đã hoàn tất và thành công tốt đẹp. Trong thời gian mà họ đợi sự kiện tiếp theo diễn ra, họ sẽ làm các công việc như sau:
- Đánh giá lại toàn bộ các sự kiện mà doanh nghiệp đã tổ chức trong thời gian trước và đưa ra những định hướng mới, đề xuất cách phát triển, truyền tải thông điệp và kế hoạch trong sự kiện tiếp theo.
- Các đối tác quan trọng cần thường xuyên giữ liên lạc.
- Tìm hiểu, tham khảo và nghiên cứu thêm các nhà cung cấp, tài trợ để thực hiện ký hợp đồng với những bên cung cấp các cơ sở vật chất chất lượng tốt nhất.
- Làm những công việc khi công ty cần và triển khai các công tác phân công bởi Giám đốc tiếp thị.
- Khi có nhân viên mới tham gia vào nhóm, cần hỗ trợ, đào tạo nghiệp vụ để nhanh chóng hoàn thành công việc.
Event Planner để đảm bảo công việc luôn đạt hiệu suất tối đa, sự kiện luôn thành công tốt đẹp thì cần trau dồi những kỹ năng chuyên môn như sau:
- Nắm được Event Planner là gì và công việc của vị trí này, cũng như các kiến thức chuyên sâu về phát triển, thành lập ý tưởng trang trí tại nơi sự kiện diễn ra.
- Cần biết các nguyên tắc đón và phục vụ khách mời trong sự kiện, sắp xếp địa điểm phù hợp.
- Có lợi thế hơn khi biết sử dụng công cụ chỉnh video, hình ảnh, Photoshop và yêu cầu thành thạo tin học văn phòng như Word, Excel, Powerpoint.
- Có khả năng tư duy sáng tạo, khiếu thẩm mỹ, phát hiện ra những ý tưởng mới, theo kịp xu thế của thị trường để phù hợp với sự kiện mà mình chuẩn bị tổ chức.
- Nhạy bén, nhanh nhẹn và linh hoạt ứng biến, xử lý tình huống hiệu quả khi có phát sinh xảy ra.
- Có khả năng làm nhiều công việc cùng một lúc, điều phối, quản lý và sắp xếp các công việc trong sự kiện.
- Có kinh nghiệm, kiên trì và thực hiện công việc đúng giờ.
Tại thị trường Việt Nam, Event Planner là một vị trí có mức lương khá hấp dẫn và tùy theo năng lực làm việc, quy mô công ty và tần suất diễn ra sự kiện mà mức lương của vị trí này sẽ khác nhau.
Trung bình, khi mới vào nghề, Event Planner nhận được mức lương khoảng 8 triệu đồng, khi có kinh nghiệm và năng lực, vị trí này sẽ có mức lương dao động từ 10 đến 15 triệu đồng. Nếu bạn làm việc tại các doanh nghiệp cao cấp và có chuyên môn, năng lực cao, mức lương bạn nhận được khoảng 20 triệu đồng đến 35 triệu đồng hoặc hơn.
Chưa kể, khi hết thúc mỗi sự kiện, Event Planner sẽ nhận được số tiền hoa hồng theo phần trăm nhất định tùy theo quy mô của sự kiện.
Trên đây là chia sẻ về vị trí công việc Event Planner là gì và những thông tin khác về vị trí này. Bạn có thể thấy, Event Planner là một vị trí quan trọng trong các sự kiện, sự kiện có thu hút khách mời, đối tác và công chúng hay không, phần lớn đều dựa vào người xây dựng ý tưởng tổ chức cho sự kiện. Nếu bạn muốn trở thành Event Planner chuyên nghiệp, bạn cần trau dồi các kỹ năng cần thiết và luôn linh động, sáng tạo và có đầu óc tổ chức. Chúc bạn thành công!
Kinh doanh thời trang là một lĩnh vực cực kỳ rộng lớn và đầy tiềm năng, là thị trường kinh doanh thích hợp với nhiều bạn trẻ. Vậy kinh doanh thời trang là gì? Truy cập bài viết bên dưới để biết được thông tin về kinh doanh thời trang và kinh nghiệm kinh doanh lĩnh vực này nhé!
MỤC LỤC
Chia sẻ