1. Đơn xin nghỉ việc email là gì?

Chắc rằng, trong mỗi chúng ta ở đây không còn quá xa lạ gì với việc viết CV xin việc bằng email, viết đơn xin việc email,..Nhưng bên cạnh đó còn có một loại đơn có thể viết bằng email đó chính là đơn xin nghỉ việc.

Đơn xin nghỉ việc email là một hình thức mà người viết gửi bằng email đơn xin nghỉ việc của mình. Khác với những cách viết đơn xin nghỉ việc thông thường là viết trực tiếp trên giấy thì khi viết đơn xin nghỉ việc bằng email thì bạn sẽ viết trực tiếp trên thư điện tử của mình và sau đó gửi thẳng đến nhà tuyển dụng.

Với hình thức viết đơn xin nghỉ việc bằng email tuy bạn sẽ không được trực tiếp đưa giấy tờ của mình cho người xét duyệt nhưng đây cũng là cách hiện đại và tiết kiệm thời gian và vô cùng nhanh chóng.

2. Khi nào nên viết đơn xin nghỉ việc email

Cũng như với đơn xin nghỉ việc thông thường, khi viết đơn xin nghỉ việc email người lao động sẽ bắt buộc phải thông báo đề nghị xin nghỉ việc của mình cho cấp trên hoặc phía nhân sự ít nhất là 30 ngày. Chính vì thế, khi viết đơn xin nghỉ việc email bạn cũng cần phải tuân thủ tương tự như viết đơn xin nghỉ việc bằng tay.

Khi viết đơn xin nghỉ việc qua email, bạn cần nêu rõ thông tin cho phía người duyệt đơn của mình về thời gian nghỉ cụ thể, ký do xin nghỉ và các vấn đề liên quan khác. Tuy là hình thức viết đơn xin nghỉ không giống như bằng cách gửi trực tiếp nhưng người nhận cũng vân cần phải đảm bảo đơn xin nghỉ của mình gửi đến đúng người và bố cục nội dung cũng cần phải đầy đủ, chi tiết.

3. Mẹo viết đơn xin nghỉ việc email chuẩn và khéo léo

Hiện nay, email là một thứ công cụ phổ biến để con người có thể dễ dàng làm việc và trao đổi thông tin với nhau. Khi sử dụng email thì đây là hình thức vô cùng chuyên nghiệp để gửi đơn xin việc của bạn đến các công ty, doanh nghiệp.

3.1. Lợi ích khi viết đơn xin nghỉ việc qua email

Thay vì trực tiếp viết đơn xin nghỉ việc trên giấy và gặp mặt người nhận đơn thì khi viết đơn xin nghỉ việc qua email bạn sẽ có được nhiều thuận lợi riêng:

Nếu như bạn và người nhận đơn xin nghỉ việc (giám đốc, quản lý,...) không làm việc chung cùng một văn phòng thì việc viết đơn xin nghỉ việc email sẽ thuận lợi về khoảng cách địa lý. 

Thời gian phản hồi đơn xin nghỉ việc được diễn ra nhanh chóng hơn. Khi người nhận email đọc được đơn xin nghỉ của bạn họ sẽ nhanh chóng thông báo về quyết định xin nghỉ của bạn và sẽ có nhiều thời gian hơn để bạn chuẩn bị các thủ tục nghỉ việc.

Ngoài ra, nếu những ai ngại giao tiếp thì đây là cách tránh được những vấn đề về tâm lý khi tiếp xúc trực tiếp.

3.2. Hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ việc email khéo léo

3.2.1. Viết tiêu đề đơn xin nghỉ việc email

Rất nhiều người kể cả khi đi ứng tuyển gửi hồ sơ xin việc hoặc gửi đơn xin nghỉ việc thường bỏ quên tiêu đề email. Đây là phần rất hay bị bỏ quên và chiếm nhiều phần quan trọng. Thông qua tiêu đề người đọc thư sẽ biết được nội dung email sẽ là về mục đích gì. Nếu như gửi email mà không có tiêu đề thì rất dễ dàng đơn xin việc của bạn sẽ bị bỏ lỡ.

Về cách ghi tiêu đề thì vô cùng đơn giản, phần này sẽ trùng với tiêu đề của lá đơn xin nghỉ việc của bạn. Cụ thể hơn, khi viết tiêu đề bạn sẽ ghi kèm tên của mình vào đó để nhà tuyển dụng dễ dàng phân biệt hơn. Chằng hạn như: “ Nguyễn Thế Anh- Đơn xin nghỉ việc”

3.2.2. Viết mở đầu đơn xin nghỉ việc email

Khi viết đơn xin nghỉ việc qua email, ứng viên sẽ không cần phải cầu kỳ giống như viết đơn xin nghỉ việc bằng giấy. Ở đây, bạn sẽ không cần phải ghi tên quốc hiệu, tiêu ngữ mà sẽ đi thẳng luôn vào phần kính gửi.

Phần kính gửi sẽ là nơi bạn ghi rõ thông tin nhận email của mình. Khi viết phần kính gửi trong email bạn cần phải nắm bắt rõ tên người nhận hoặc cụ thể tên công ty, địa điểm tiếp nhận lá đơn xin nghỉ việc của bạn.

Tiếp đến, hãy trình bày 1 đoạn ngắn gọn về giới thiệu bản thân, tên bộ phận làm việc, vị trí đang đảm nhiệm là gì cùng với thời gian xin nghỉ việc của mình ở phần này.

Cách viết cũng không cách là gì so với viết bằng tay cho nên bạn cần phải chú ý thêm về mặt ngôn ngữ và cách xưng hô sao cho thật lịch sự và đúng mực.

Ví dụ cụ thể:

“Kính gửi: Giám đốc và ban nhân sự của công ty XYZ

Tên tôi là Đinh Văn Hải đang phụ trách công việc nhân viên kinh doanh tại bộ phận bán hàng của công ty. Nay tôi viết email này để thông báo rằng mình sẽ nghỉ việc vào ngày…”

3.2.3. Trình bày nội dung chính đơn xin nghỉ việc email

Tiếp đến, phần nội dung chính trong đơn xin nghỉ việc email chính là nơi để người viết nêu ra những lý do thật thuyết phục cùng với những bàn giao công việc cho phía công ty.

Phần lý do xin nghỉ việc chính là phần quan trọng nhất trong đơn xin nghỉ việc email của bạn. Nếu như có một lý do thực sự thuyết phục, chính đáng thì chẳng có ai lỡ lòng mà không từ chối đề nghị của bạn cả.

Bên cạnh đó, đồng thời bạn hãy gửi đến những lời cảm ơn những người bạn làm việc tại công ty, những cấp trên để thể hiện sự thiện chí và chuyên nghiệp. Tuy đây không phải là nội dung bắt buộc cần có nhưng qua đây doanh nghiệp sẽ cảm thấy có thiện cảm với bạn hơn và có cái nhìn tốt về con người bạn.

“Lý do tối viết email xin nghỉ việc này là bởi vì…(nếu rõ lý do). Tôi đã rất đắn đo vì phải đưa ra quyết định nghỉ việc này. Xin cảm ơn các anh chị đồng nghiệp, các lãnh đạo công ty đã tạo điều kiện cho tôi được làm việc trong suốt thời gian vừa qua. Qua thời gian làm việc ở công ty tôi đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu và sự yêu thương của mọi người. 

3.2.4. Phần kết đơn xin nghỉ việc email

Cuối cùng, trước khi kết thúc đơn xin nghỉ việc email bạn hãy dành riêng ra một đoạn để cam kết những trách nhiệm công việc mà mình còn đang hoàn thiện và phần bao giao công việc cho người tiếp nhận nó. Sau đó hãy gửi lời cảm ơn chân thành và lời chúc đến cho công ty.

“Tôi sẽ hoàn thành đúng và hoàn thiện các công việc được giao cho đến ngày tôi nghỉ việc và bàn giao công việc cho người mới.

Cảm ơn công ty đã đọc email xin nghỉ việc của tôi. Mong rằng công ty sẽ ngày càng phát triển và lớn mạnh hơn nữa trong tương lai.”

3.3. Lưu ý gì khi viết đơn xin nghỉ việc email

Do viết bằng thư điện tử cho nên khi viết đơn xin nghỉ việc email ứng viên cần lưu ý nhiều điều hơn so với cách viết bằng tay thông thường. Để việc viết đơn xin nghỉ việc email của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn thì khi viết bạn cần lưu ý những điều quan trọng sau đây:

- Sử dụng những email trang trọng, lịch sự để gửi đơn nghỉ xin việc của mình. Người viết không nên sử dụng các email không nghiêm túc và có phần trẻ con. Bạn nên sử dụng các email có chứa tên của mình để sử dụng để thể hiện sự trang trọng.

- Không quên đưa ra lý do chính đáng vào đơn xin nghỉ việc email. Bất kể một đơn xin nghỉ việc nào đi chăng nữa thì dù bằng cách viết hình thức như thế nào thì đơn nghỉ việc thì phần lý do sẽ là phần bạn có được phê duyệt nghỉ việc hay không.

- Về thời gian nghỉ việc bạn cần lưu ý nếu như công ty đang ở trong tình trạng khó khăn bạn không nên nghỉ vì sẽ gây nên sự thiếu trách nhiệm. Thời điểm xin nghỉ bạn cần lựa thời gian phù hợp và đúng lúc.

Thế là trên đây với những chia sẻ chi tiết trên mong rằng bạn sẽ có được cách viết đơn xin nghỉ việc email thật chuẩn và khéo léo gửi đến nhà doanh nghiệp.