1. Khái niệm Debit Note trong Logistics là gì?

Trong lĩnh vực kinh tế thì thuật ngữ Debit Note được sử dụng vô cùng phổ biến. Nhất là trong lĩnh vực Logistics hay xuất nhập khẩu. Nhưng thực tế không phai ai làm trong lĩnh vực Logistics cũng hiểu hết được định nghĩa của Debit Note. Vậy, Debit Note trong Logistics là gì?

Debit Note hay còn được gọi là debit memo chính là một loại chứng từ vô cùng quan trọng được dùng trong những hoạt động giao dịch mại Logistics. Loại chứng từ này có nghĩa là giấy báo nợ và phía bên mua sẽ xuất đi sau đó chuyển đến cho người bán. Ngoài ra chúng ta có thể hiểu rằng đây là chứng từ được lập khi mà người mua trả lại hàng hóa vay mua. Những thông tin trong Debit Note sẽ cung cấp toàn bộ các thông tin liên quan đến đơn thanh toán đồng thời là lời nhắc nhở thanh toán đến người bán.

Trong các bản chứng từ Logistics thì Debit Note sẽ là một tài liệu không thể nào thiếu sót. Vì trong quá trình hàng hóa cập bến thì quá trình nghiệm thu sẽ được thông quá giá trị được ghi trên Debit Note vì thế cho nên vai trò của giấy tờ này là không thể nào thiếu.

2. Chi tiết các thông tin về Debit Note trong Logistics đến bạn

2.1. Cách phân loại Debit Note trong Logistics

Là một loại chứng từ thì Debit Note còn được định dạng với nhiều kiểu loại khác biệt nhau như là các bưu thiếp, thư từ. Đây sẽ là cơ sở quan trọng để làm chứng từ quan trọng trong những hoạt động Logistics.

Với trường hợp Debit Note sử dụng tách biệt với hóa đơn thì dạng này sẽ là thư thánh toán phục vụ cho mục đích thông báo cho những người mua về các khoản nợ hoặc là những khoản chi phí sắp tới.

Và dạng tiếp theo của Debit Note là dạng thư thanh toán với dạng biên lai. Lúc này thì phía người mua sẽ có cho mình cơ hội trả lại hàng hóa mà không cần phải tiến hành thanh toán trước.

Loại cuối cùng đó chính là Debit Note ở dạng bưu thiếp. Mục đích của loại này sẽ là nhắc nhở đến người mua về những khoản nợ của họ. Tuy vậy mục đích sẽ không mang tính chất là đòi nợ là sẽ mang tính nhắc nhở nhiều hơn. Đồng thời trong đó sẽ có những thông tin liên quan đến vấn đề giải quyết nợ.

2.2. Ý nghĩa của Debit Note trong Logistics

Debit Note trong Logistics thực tế được hoạt động như là một hóa đơn điều chỉnh. Điều này có nghĩa là những đơn hàng mang lỗi dữ liệu thì sẽ bắt buộc phải xuất  Debit Note để tiến hành điều chỉnh những giá trị. Chứng từ Debit Note thông thường sẽ xuất hiện trong môi trường doanh nghiệp và doanh nghiệp với nhau.

Không những vậy, ý nghĩa của Debit Note trong Logistics còn là giúp bảo vệ những quyền lợi của những cá nhân mua hàng khi mà chất lượng của hàng hóa không được như những cam kết đã được nêu ra. Lúc này thì Debit Note sẽ phát huy ý nghĩa làm bằng chứng liên quan đến hoàn trả hoặc giảm giá.

Debit Note sẽ chỉ được phát hành trong những trường hợp như: hóa đơn thuế gốc được phát hành nhưng giá trị thuế được ghi có giá trị nhỏ hơn giá trị phải nộp, thuế hốc được phát hành nhưng phần giá trị tính thế được tính ở trong hóa đơn thấp hơn so với thực tiễn.

2.3. So sánh Credit Note và Debit Note trong Logistics

Như vậy, sau khi đã khám phá định nghĩa Debit Note trong Logistics là gì thì chắc hẳn bạn đã có được nhiều thông tin cho mình. Tuy nhiên, một điều bà cần phải nắm chắc hơn về kiến thức liên quan đến Debit Note đó chính là sự khác biệt so với Credit Note.

2.3.1. Điểm giống nhau

Cả Credit Note và Debit Note đều có một đặc điểm chung là một chứng từ quan trọng trong lĩnh vực Logistics, xuất nhập khẩu. Đồng thời hai loại chứng từ này còn có ý nghĩa như là hóa đơn điều chỉnh giá trị quan trọng. Đây chỉnh là điểm giống nhau có thể nhận thấy một cách rõ ràng nhất với Debit Note và Credit Note.

2.3.2. Điểm khác nhau

Tuy là đều là hai chứng từ quan trọng trong Logistics những cả Debit Note và Credit Note đều có những ý nghĩa khác biệt nhau. Do đó cho nên cả hai chứng từ này sẽ có nhiều điểm khác biệt và những điểm khác biệt này sẽ bao gồm những yếu tố như sau:

- Debit Note được hiểu như là hóa đơn điều chỉnh tăng và sẽ được người mua xuất ra để yêu cầu phía bên bán cung cấp redit note. Toàn bộ quá trình này sẽ được diễn ra có tính hợp pháp để có thể tăng giá trị hóa đơn đó. 

- Trong khi đó thì Credit Note là được xuất khi mà  tiến hành điều chỉnh giảm những hàng hóa, dịch vụ trong hóa đơn. Nguyên nhân này sẽ được xuất phát từ phía hàng hóa có những lỗi và phía người mua sẽ tiến hành trả lại. Bên cạnh đó thì giá trị của hóa đơn đã xuất ra trước đó sẽ bị hủy.

Như vậy, mặc dù rằng là hóa đơn điều chỉnh và là chứng từ quan trọng trong lĩnh vực Logistics, xuất nhập khẩu nhưng ý nghĩa của hai chứng từ là hoàn toàn khác biệt nhau. Bạn cần phải nắm bắt đúng khái niệm cùng với những ý nghĩa chuẩn xác của hai loại chứng từ này để rồi từ đó phân biệt cho thật hiệu quả.

3. Một số thông tin khác về Debit Note trong Logistics

Ngoài những thông tin được tiết lộ ở phần trên thì chúng ta cũng đã phần nằm nắm bắt được bắt được những thông tin cơ bản nhất về Debit Note. Nhưng nếu bạn là người làm trong lĩnh vực Logistics hay những lĩnh vực liên quan thì chừng đấy các thông tin thôi là chưa đủ. Và, các thông tin cần biết khác về Debit Note trong Logistics bạn cần phải biết như sau:

- Về điều kiện để xuất Debit Note thì tại quá trình làm những thủ tục liên quan về hải quan thì những nhà đại lý sẽ chọn Debit Note. Tại đó những doanh nghiệp sẽ phải đồng thời thêm vào đó những khoản thi và khi chứng từ kết thúc ở dạng file doc thì sẽ được tiến hành chuyển cho những đại lý và làm các thủ tục khác.

- Trong một số trường hợp thì Debit Note sẽ được coi là không bắt buộc. Bởi thực tế rằng thì phía người bán sẽ sử dụng trong quy trình nội bộ hoặc có thể là không. 

- Trong chứng từ Debit Note thì các thông tin cần phải được liệt kê sẽ bao gồm những thông tin như là: họ và tên, địa chỉ của phía nhà cung cấp, tính chất của chứng từ, số seri cùng với ngày phát hành tài liệu, các thông tin của người nhận, thông tin về ngày phát hành hóa đơn, số seri, phần giá trị của hàng hóa, số thuế và chữ ký của những bên liên quan.

Như vậy thì Debit Note là một chứng từ quan trọng giữa hai loại hình doanh nghiệp với nhau trong Logistics. Đối với từng trường hợp thì giấy tờ này sẽ được coi là bắt buộc hay không. Nhưng nhìn chung lại thì chúng ta có thể khẳng định được rằng loại chứng từ này sẽ luôn không thể thiếu trong lĩnh vực Logistics tại các giao dịch thương mại.

Toàn bộ nội dung bài viết trên là những lời giải đáp vô cùng chi tiết đến bạn đọc về Debit Note trong Logistics là gì. Mong rằng nội dung bài viết sẽ giúp ích thật nhiều cho bạn và là kiến thức quan trọng để hành trang khi làm việc trong ngành Logistics. Và, để trang bị cho bản thân nhiều kiến thức hơn về mọi ngành nghề hay các kiến thức bổ ích thì bạn đọc đừng bỏ lỡ những bài viết khác của chúng tôi nhé!