1. ASN là gì trong Logistics? Tại sao ASN được sử dụng rộng rãi trong ngành Logistics?

1.1. ASN là gì trong Logistics?

ASN là cách viết tắt của thuật ngữ “Advanced Shipping Notice”. Hiểu một cách đơn giản thì ASN là một tài liệu được công ty cung cấp dịch vụ Logistics gửi cho khách hàng.

ASN có tính chất thông báo và cung cấp thông tin về một hay nhiều chuyến hàng. Trong đó, khách hàng sẽ được cập nhật thường xuyên về thời điểm hàng hóa bắt đầu được vận chuyển, ước tính khoảng thời gian vận chuyển hàng hóa và thời gian giao hàng.

Bên cạnh đó, ASN cũng bao gồm thông tin về tình trạng hàng hóa được cập nhật trong suốt khoảng thời gian vận chuyển, bao gồm: tên và chủng loại hàng hóa được vận chuyển, số lượng mỗi loại hàng hóa, trọng lượng, cách thức đóng gói.

Ngoài ra, ASN còn chứa thông tin về đơn vị vận chuyển hàng hóa và những loại phương tiện được sử dụng để vận chuyển hàng hóa. ASN thường được công ty vận chuyển gửi đến khách hàng thông qua mạng internet dưới dạng tệp XML hoặc EDI (thông tin dữ liệu điện tử).

1.2. Tại sao ASN được sử dụng rộng rãi trong ngành Logistics?

1.2.1. Lợi ích của ASN đối với người mua hàng

Khi nhà bán lẻ đặt mua một lô hàng, họ cần nắm bắt được thời gian hàng hóa được vận chuyển và giao nhận, cũng như tình trạng của hàng hóa trong suốt khoảng thời gian vận chuyển. Điều này giúp cho họ chủ động hơn trong các hoạt động phân phối và bán hàng.

Bên cạnh đó, khi người tiêu dùng đặt mua một món hàng, họ luôn có nhu cầu biết hàng hóa của họ khi nào sẽ được vận chuyển, hàng hóa đang được vận chuyển đến đâu và khi nào họ sẽ nhận được hàng.

Tương tự, khi một doanh nghiệp sản xuất đặt mua nguyên vật liệu, họ cần biết chính xác thời gian ước tính vận chuyển hàng hóa để có thể điều chỉnh tiến độ sản xuất sao cho phù hợp. Điều này cũng là một trong tiêu chí đánh giá dịch vụ khách hàng của các nhà cung cấp hoặc nhà bán lẻ.

Những thông tin được cung cấp trong ASN giúp các doanh nghiệp mua hàng dễ dàng quản lý các đơn hàng hơn và quản lý nhập xuất hàng tồn kho. Chẳng hạn, nếu đơn hàng được vận chuyển nhanh hơn dự kiến thì doanh nghiệp có thể xuất hết hàng tồn kho cho hoạt động sản xuất hoặc bán hàng. Nếu đơn hàng được vận chuyển chậm hơn thời gian dự kiến thì doanh nghiệp có thể chủ động giữ lại hàng tồn kho.

1.2.2. Lợi ích của ASN đối với doanh nghiệp Logistics

Nhiều người cho rằng ASN là không quá quan trọng và đôi khi không cần thiết. Tuy nhiên, không thể phủ nhận những lợi ích mà ASN mang lại đối với cả người mua hàng người bán hàng và doanh nghiệp cung cấp dịch vụ Logistics.

ASN cũng giúp hoạt động Logistics diễn ra hiệu quả hơn. Việc gửi trước cho khách hàng ASN có chứa thông tin về thời gian vận chuyển và giao nhận hàng hóa khiến cho doanh nghiệp cung cấp dịch vụ Logistics làm việc một cách “có tâm” hơn và do đó hiệu quả cũng cao hơn.

Nếu bạn không làm việc trong ngành Logistics, bạn có thể cho rằng việc vận chuyển và giao nhận hàng hóa chẳng có gì là quá phức tạp. Tuy nhiên, rất nhiều vấn đề có thể phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa và ASN được “sinh ra” để góp phần hạn chế những vấn đề có thể phát sinh đó.

Tạm chưa đề cập đến các trường hợp hàng hóa bị mất tích hoặc hỏng hóc trong quá tình vận chuyển. Chẳng hạn như khi bạn vận chuyển những mặt hàng dễ vỡ, ASN sẽ giúp đội ngũ vận chuyển nắm được thông tin này và áp dụng phương án vận chuyển phù hợp.

ASN cũng có thể giúp việc phân luồng hàng hóa tại các kho chứa hoặc kho trung chuyển được thực hiện một cách hiệu quả hơn. Hơn nữa, những thông tin trong ASN cũng được sử dụng cho mục đích thanh toán điện tử được xử lý chính xác và nhanh gọn.

2. ASN hoạt động như thế nào?

Nếu bạn là một người tiêu dùng bình thường, có thể bạn chẳng cần quan tâm và tìm hiểu xem ASN là gì trong Logistics. Tuy nhiên, nếu bạn là một doanh nghiệp thì điều này lại khác. Trong thương mại điện tử, mỗi khi một lô hàng được gửi đi, người gửi hoặc đơn vị vận chuyển bắt buộc phải gửi ASN đến người nhận.

Hơn nữa, ASN cũng phải được biên soạn theo đúng quy chuẩn về nội dung. Như đã đề cập đến trong phần trước, ASN không chỉ đơn giản là một thông báo sơ sài mà người gửi hoặc đơn vị vận chuyển gửi đến người nhận để báo rằng đơn hàng của họ đã được vận chuyển.ASN bắt buộc phải chứa các thông tin chi tiết về thời điểm hàng hóa được gửi đi và có thể là cả vị trí nơi món hàng xuất phát.

Tương tự, những thông tin về đặc điểm của lô hàng sẽ giúp cho người nhận kiểm tra lại và đảm bảo họ sẽ nhận được đúng những loại mặt hàng và số lượng hàng hóa đúng với đơn hàng của họ, và hàng hóa sẽ được vận chuyển đến trong tình trạng tốt nhất.

Có một đặc điểm nữa để phân biệt ASN với nhãn hàng hóa đó là ASN phải được gửi đến người nhận trước khi hàng hóa được vận chuyển đến tay họ. Điều này giúp người nhận dự tính được thời gian giao hàng và có phương án quản lý đơn hàng tốt hơn, đặc biệt là khi họ đang chờ đợi nhiều đơn hàng lớn.

ASN cũng có thể chưa mã vạch của từng mặt hàng. Điều này giúp cho người nhận có đủ dữ liệu mã vạch để công tác kiểm tra giao nhận hàng hóa được thực hiện hiệu quả hơn. Mã vạch sẽ được nhập trước vào máy quét và bạn chỉ mất rất ít thời gian để quét mã vạch kiểm tra lô hàng được vận chuyển đến.

Ngày nay, việc gửi và nhận ASn còn có thể được thực hiện một cách hoàn toàn tự động mà không cần nhập và gửi đi thủ công thông qua fax hoặc email.

Qua những thông tin được chia sẻ trong bài viết, tin chắc quý bạn đọc đã hiểu được ASN là gì trong Logistics. ASN có thể được thực hiện tự động hoặc thủ công, tuy nhiên cần đảm bảo độ chính xác tuyệt đối. ASN giúp đơn giản hóa việc theo dõi và kiểm tra đơn hàng.