1. Công việc của trưởng bộ phận lễ tân khách sạn là gì?

Trưởng bộ phận lễ tân khách sạn có tên tiếng Anh là Front Office Manager, viết tắt là FOM. Đây là người đứng đầu của bộ phận lễ tân trong các khách sạn và đóng vai trò quản lý, điều phối tất cả các hoạt động của bộ phận lễ tân. Vậy, cụ thể thì công việc của trưởng bộ phận lễ tân khách sạn sẽ là gì? Cùng tìm hiểu chi tiết ngay sau đây nhé!

1.1. Thực hiện điều phối các công việc của bộ phận lễ tân

Công việc của trưởng bộ phận lễ tân khách sạn chính là điều phối các công việc của bộ phận lễ tân với từng nhân viên lễ tân trong bộ phận. Đảm bảo tất cả nhân viên thực hiện đúng công việc của mình và hoàn thành theo kế hoạch được giao.

- Xây dựng kế hoạch công việc và thực hiện triển khai để hoàn thành các nhiệm vụ của bộ phận lễ tân khách sạn.

- Tiến hành phân công công việc cho từng nhân viên, giám sát của bộ phận lễ tân khách sạn.

- Kiểm tra thông tin giá phòng ở trên hệ thống để đảm bảo các thông tin đã được cập nhật chính xác theo từng thời điểm nhất định.

- Kiểm tra về tác phong, trang phục làm việc của nhân viên trong bộ phận để đảm bảo hình ảnh của bộ phận lễ tân khách sạn.

- Giám sát, đôn đốc quá trình làm việc của nhân viên và tiến hành kiểm tra, đánh giá công việc của từng cá nhân nhân viên.

1.2. Thực hiện việc đón tiếp các vị khách đặc biệt

Khách VIP, khách hàng trung thành của khách sạn hay khách ở dài hạn chính là những vị khách đặc biệt mà trưởng bộ phận lễ tân của khách sạn sẽ cần trực tiếp đón tiếp để thể hiện sự chuyên nghiệp của khách sạn trong quá trình phục vụ.

- Lên kế hoạch triển khai công việc đón tiếp khách VIP và đảm bảo quá trình thực hiện được diễn ra suôn sẻ theo đúng kế hoạch đề ra.

- Hỗ trợ các nhân viên trong bộ phận thực hiện việc chào đón và tiễn khách VIP tại khách sạn, đảm bảo khách hàng được phục vụ và có trải nghiệm tốt nhất trong thời gian ở khách sạn.

- Hỗ trợ các nhân viên trong bộ phận chào đón khách hàng trung thành, khách đoàn hay khách ở dài hạn để đảm bảo khách luôn hài lòng với các dịch vụ được cung cấp tại khách sạn.

1.3. Nắm bắt và xử lý các vấn đề từ khách hàng

Việc khách hàng đưa ra các yêu cầu hay có những lời phàn nàn là vấn đề không tránh khỏi ở các khách sạn hiện nay. Và trưởng bộ phận lễ tân khách sạn sẽ có nhiệm vụ giải quyết những vấn đề này trong trường hợp vượt quá khả năng, quyền hạn mà nhân viên lễ tân có thể thực hiện.

- Nắm bắt nhanh chóng những yêu cầu, phàn nàn khó của khách hàng và hỗ trợ nhân viên giải quyết các vấn đề nêu trên.

- Phối hợp với các bộ phận liên quan trong khách sạn để có thể đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của khách hàng trong trường hợp được phép. Từ đó giúp khách hàng hài lòng hơn khi trải nghiệm tại khách sạn.

- Lưu trữ các thông tin về những vấn đề trên để có thể phổ biến, hướng dẫn nhân viên xử lý trong các trường hợp tương tự.

1.4. Tham gia vào quá trình tuyển chọn, bồi dưỡng nhân sự mới

Tuyển dụng nhân sự mới và đào tạo người mới là một trong những công việc của trưởng phòng bộ phận lễ tân khách sạn. 

- Phối hợp với bộ phận nhân sự lên kế hoạch chi tiết về việc tuyển dụng nhân viên lễ tân khách sạn.

- Trực tiếp tham gia vào quá trình phỏng vấn để chọn lựa được các ứng viên tiềm năng, phù hợp với bộ phận mình.

- Xây dựng kế hoạch chi tiết về việc đào tạo, bồi dưỡng nhân viên mới theo từng giai đoạn, thời kỳ phát triển của khách sạn.

- Triển khai thực hiện các khóa đào tạo, training nghiệp vụ cho nhân viên mới và đảm bảo hiệu quả cần có.

- Phân công công việc hướng dẫn, hỗ trợ nhân viên mới cho các nhân viên trong bộ phận.

1.5. Thực hiện các công việc khác

Bên cạnh các công việc nêu trên thì trưởng bộ phận lễ tân khách sạn còn thực hiện một số công việc khác như:

- Lập các báo cáo, kế hoạch công việc của bộ phận lễ tân để nộp lên cấp trên.

- Theo dõi nhật ký công việc thường xuyên để đảm bảo nhân viên trong bộ phận hoàn thành đúng các công việc và không bị bỏ sót nhiệm vụ nào. 

- Phối hợp và hỗ trợ triển khai thực hiện các hoạt động marketing của khách sạn.

- Tham gia các cuộc họp với ban lãnh đạo của khách sạn.

- Tổ chức các cuộc họp nội bộ trong phòng ban để phổ biến các quy định, chính sách mới của khách sạn.

- Thực hiện các công việc theo sự phân công từ ban giám đốc.

2. Trưởng bộ phận lễ tân khách sạn có yêu cầu ra sao?

Với bản mô tả công việc của trưởng bộ phận lễ tân khách sạn nêu trên thì vị trí này có yêu cầu ra sao với các ứng viên? Liệu có khó để trở thành người đứng đầu của bộ phận lễ tân khách sạn hay không?

2.1. Yêu cầu chung của trưởng bộ phận lễ tân khách sạn

Ở vị trí trưởng bộ phận lễ tân khách sạn, để có thể đạt được vị trí này, ứng viên sẽ cần thoả mãn được những yêu cầu sau đây:

- Về kinh nghiệm: Cần có ít nhất là 3 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương. Một số khách sạn lớn sẽ yêu cầu kinh nghiệm của trưởng bộ phận lễ tân là 5 năm.

- Về chuyên môn: Tốt nghiệp cao đẳng trở lên các chuyên ngành liên quan đến khách sạn.

- Có ngoại hình ưa nhìn và tác phong nhanh nhẹn, nhiệt tình, có trách nhiệm với công việc đảm nhận.

- Sử dụng thành thạo tiếng Anh với trọn vẹn 4 kỹ năng.

- Thành thạo tin học văn phòng và khả năng cập nhật tốt các phần mềm, ứng dụng công nghệ phục vụ cho công việc.

2.2. Yêu cầu về kỹ năng

Kỹ năng là những yêu cầu không thể thiếu trong quá trình đánh giá ứng viên cho vị trí trưởng bộ phận lễ tân khách sạn.

2.2.1. Kỹ năng quản lý

Là người đứng đầu của một bộ phận trong khách sạn, vì thế trưởng bộ phận lễ tân khách sạn cần có kỹ năng quản lý hiệu quả. Điều này đảm bảo cho việc vận hành của bộ phận được trơn tru hơn, các nhân viên trong bộ phận thực hiện tốt vai trò, nhiệm vụ của mình. Qua đó, tạo được kết quả tốt trong công việc của toàn bộ phận.

2.2.2. Kỹ năng giao tiếp

Về bản chất, nhân viên lễ tân đã cần có kỹ năng giao tiếp để ứng xử với khách hàng khéo léo, phù hợp nhất. Với trưởng bộ phận lễ tân, kỹ năng này lại càng không được thiếu. 

Trưởng bộ phận cần giao tiếp với khách hàng để xử lý các yêu cầu, phàn nàn của họ một cách khôn khéo nhất để khiến khách hàng hài lòng. Cùng với đó là giao tiếp với nhân viên, với các phòng ban khác để có sự phối hợp hiệu quả trong công việc. 

2.2.3. Kỹ năng lên kế hoạch

Xây dựng kế hoạch là một trong những công việc không thể thiếu của trưởng bộ phận lễ tân khách sạn. Việc biết cách lên kế hoạch hiệu quả sẽ giúp trưởng bộ phận dễ dàng hơn trong các khâu triển khai, phân công nhiệm vụ và sau đó là theo sát tiến độ và đánh giá hiệu quả đạt được ra sao.

3. Thu nhập của trưởng bộ phận lễ tân khách sạn ra sao?

Mức lương của vị trí trưởng bộ phận lễ tân khách sạn có lẽ là điều mà rất nhiều bạn ứng viên quan tâm. Khoảng lương trung bình của vị trí này sẽ dao động từ 12 - 30 triệu đồng/tháng. Điều này sẽ còn phụ thuộc vào khá nhiều yếu tố như kinh nghiệm là việc, thâm niên làm việc, quy mô của khách sạn ra sao,... Với những khách sạn có quy mô hoạt động lớn, là thương hiệu nổi tiếng thì mức thu nhập của trưởng bộ phận lễ tân khách sạn cũng sẽ nhỉnh hơn.

Bên cạnh mức lương hấp dẫn thì vị trí này cũng sẽ có những chế độ đãi ngộ khá tốt như phụ cấp trách nhiệm, khuyến mãi khi sử dụng các dịch vụ của khách hàng, chế độ nghỉ phép, nghỉ thai sản, bảo hiểm, các gói kiểm tra sức khoẻ,...

Trên đây là bản mô tả công việc của trưởng bộ phận lễ tân khách sạn cực chi tiết gửi tới các bạn. Hy vọng, với những thông tin này, các bạn đã hiểu rõ hơn về công việc của vị trí này cũng như các yêu cầu và quyền lợi liên quan.