1. Tìm hiểu về chứng từ kế toán hợp lệ

1.1. Chứng từ kế toán hợp lệ được hiểu như thế nào?

Hóa đơn chứng từ kế toán hợp lệ là hóa đơn là hóa đơn được lập ra theo nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng theo TT39/2014/TT-BTC và có hiệu lực từ ngày 01/06/2014.

Hóa đơn này cần đảm bảo có các nội dung chủ yếu như sau:

- Các thông tin về ngày tháng hóa đơn, thông tin của khách hàng, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản, hình thức thanh toán cần phải ghi đầy đủ và rõ ràng.

- Các thông tin về tên hàng hóa, đơn giá, số lượng, thành tiền, tổng tiền thanh toán, thuế suất cần phải ghi một cách chính xác và rõ ràng.

- Cần có đầy đủ thông tin về chữ ký, người mua, người bán và giám đốc một cách đầy đủ. Cần phải có giấy ủy quyền có đóng dấu treo và được người ủy quyền ký vào nếu như không có chữ ký của giám đốc. Nếu là hóa đơn bán hàng qua mạng thì cần phải có chữ ký của người mua và cần ghi rõ về việc bán hàng qua điện thoại.

- Thuế thu nhập doanh nghiệp sẽ dựa vào hóa đơn hợp lệ để dùng là căn cứ xác định chi phí có được trừ hay không.

Ngoài những điểm nói trên ra thì bạn cần phải chú ý đến: 

- Định mức như tiêu hao nguyên vật liệu không được vượt.

- Các định mức không chế không vượt

Ví dụ: Phụ cấp tiền ăn không vượt 800.000 đ/người/tháng. Trang phục 4.000.000đ/người/năm. Giá trị ô tô dưới 9 chỗ không quá 1.500.000.000đ

- Chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp được tính khi có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng.

1.2. Các yếu tố cần có trong chứng từ kế toán hợp lệ

Trên chứng từ kế toán hợp lệ cần phải có tên và số hiệu của chứng từ kế toán.

Thông tin về ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán.

Tên và địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập ra chứng từ kế toán

Tên và địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận được chứng từ kế toán.

Nội dung thông tin của nghiệp vụ kinh tế và nghiệp vụ tài chính phát sinh

Đơn tổng số tiền, số lượng của chứng từ kế toán dùng để thu và chi tiền ghi bằng số và bằng chữ.

Thông tin về chữ ký cùng với họ và tên của người lập ra, người duyệt hóa đơn và người có liên quan đến chứng từ kế toán.

Các chứng từ kế toán sẽ dùng để làm căn cứ trực tiếp để ghi vào sổ kế toán cùng với các chỉ tiêu định khoản kế toán.

Các chứng từ kế toán cần phải được lập đầy đủ đúng với số liên theo quy định. Các chứng từ cần phải ghi chép một cách rõ ràng, trung thực với đầy đủ các thông tin và yếu tố. Không được gạch bỏ, để trống và tẩy xóa hay sửa chữa trên chứng từ kế toán. Nếu như viết sai thì cần phải huỷ bỏ và  không được xé rời ra.

1.3. Nghiêm cấm các hành vi với chứng từ kế toán

Đối với chứng từ kế toán sẽ nghiêm cấm các hành vi dưới đây:

-  Các chứng từ trắng, mẫu in sẵn được giám đốc và kế toán trưởng đơn vị ký vào.

- Séc trắng của ký bởi chủ tài khoản và kế toán trưởng.

- Nội dung kinh tế của chứng từ bị xuyên tạc.

- Chứng từ kế toán bị sửa chữa và tẩy xóa.

- Chứng từ bị hủy bỏ khi chưa được phép

- Chứng từ kế toán được hợp pháp hóa.

2. Đặc điểm của chứng từ kế toán hợp lệ là gì?

Chứng từ kế toán hợp lệ sẽ được lập dựa trên TT39/2014/TT-BTC đối với quy định về chứng từ trong kế toán hợp lệ với những yếu tố được đảm bảo như sau:

Các thông tin của hóa đơn cần phải ghi một cách đầy đủ và rõ ràng bao gồm các thông tin về ngày tháng lập hóa đơn, họ và tên, ngày sinh, địa chỉ và phương thức thanh toán,...

Cần phải ghi đầy đủ và chính xác các thông tin về hàng hóa bao gồm: tên hàng hóa, đơn giá, số lượng, thành tiền, tổng tiền thanh toán, thuế suất cần phải ghi một cách chính xác và rõ ràng.

Trên hóa đơn cần phải có đầy đủ thông tin về tên cùng với chữ ký, người mua, người bán và giám đốc. Có giấy ủy quyền và theo quy định của giấy ủy quyền để giám đốc có thể ký vào đơn. Sau đó ghi rõ thông tin về hình thức bán hàng qua mạng hoặc qua điện thoại.

Căn cứ để kế toán xác định chi phí đối với doanh nghiệp sẽ dựa vào hóa đơn hợp lệ của doanh nghiệp khi tiến hành tính Thuế thu nhập doanh nghiệp.

Lưu ý rằng: Hóa đơn sẽ không được vượt mức về tiêu hao nguyên vật liệu và không được vượt định mức khống chế.

3. Quy định đối với chữ ký trên chứng từ kế toán

Các chứng từ kế toán hợp lệ cần phải có đầy đủ chữ ký đúng với chức danh đã quy định trên chứng từ thì nó mới có giá trị thực hiện. Đối với  chứng từ điện tử thì cần phải có chữ ký điện tử đúng với quy định của pháp luật. Phải ký các chứng từ kế toán bằng bút bi hoặc bút mực. Tuyệt đối không được ký các chứng từ kế toán bằng bút chì, bút đỏ. Cần phải ghi rõ các chữ ký theo từng liên. Ngoài ra, chữ ký của một người phải thống nhất và giống với chữ ký đã đăng ký. Nếu như không đăng ký chữ ký thì  chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký đã ký trước đó.

Nếu như các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì doanh nghiệp đó cần phải cử người phụ trách kế toán để có thể giao dịch với khách hàng và ngân hàng. Chữ ký kế toán trưởng đều được thay bởi chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Khi người phụ trách kế toán đã thực hiện đúng nhiệm vụ và trách nhiệm cùng với quyền đã quy định bởi kế toán trưởng.

Người đứng đầu doanh nghiệp, người được uỷ quyền và kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền thì trên chữ ký và dấu còn giá trị tại ngân hàng đã đăng ký và chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống với chữ ký của doanh nghiệp.

Kế toán trưởng và người được ủy quyền không được ký “thừa uỷ quyền” với người đứng đầu doanh nghiệp và người được ủy quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.

Các doanh nghiệp cần phải thực hiện mở sổ đăng ký của: thủ kho, thủ quỹ, kế toán trưởng, các nhân viên kế toán và người được ủy quyền. Trong đó, số đăng ký mẫu chữ ký cần phải đánh số trang và có dấu giáp lai của Thủ trưởng đơn vị hoặc người được uỷ quyền quản lý kiểm tra khi cần. Trong đó mỗi người cần phải ký ba chữ ký trong sổ đăng ký.

Nội dung chứng từ cần phải đầy đủ thì mới được ký chứng từ kế toán theo trách nhiệm của người ký.

Các chứng từ kế toán cần phải được Giám đốc doanh nghiệp quy định và phù hợp với luật pháp cùng với các yêu cầu quản lý để đảm bảo kiểm soát chặt chẽ và an toàn tài sẵn.

Trên đây là các thông tin về chứng từ kế toán hợp lệ mà bạn có thể đọc và tham khảo để biết được các thông tin. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ giúp bạn hiểu được hơn về các quy định của chứng từ kế toán nhé!