1. Tại sao cần phải biết cách quản lý phòng khám nha khoa?

Mỗi một nhân viên trong phòng khám sẽ thực hiện các công việc sao cho đúng chuyên môn của bản thân, tuy nhiên làm thế nào để các nhân viên làm đúng việc, phân chia đúng lĩnh vực chuyên môn thì không phải điều dễ dàng. Đồng thời, các nhân viên có thể đùn đẩy trách nhiệm, trốn tránh công việc khiến phòng khám của bạn xảy ra những điều tiêu cực.

Mặt khác, phòng khám nha khoa của bạn còn có thể gặp phải một số khó khăn như khó khăn về chuyên môn, quản lý vật tư y tế, quản lý thông tin, quản lý thuốc hay tiếp đón bệnh nhân, quản lý báo cáo trong công việc… khiến bạn không thể “quán xuyến” được hết các bộ phận trong nha khoa.

Bên cạnh đó, cấu trúc răng của mỗi khách hàng là khác nhau, do đó cách thức chỉnh nha, công cụ sử dụng để chỉnh nha hay các khí cụ sử dụng là khác nhau, đòi hỏi nha khoa cần nhập đủ số lượng, tránh sự chờ đợi của khách hàng. Tuy nhiên, việc mất mát các vật tư y tế trong nha khoa có thể xảy ra khiến việc trị liệu của khách hàng có thể gặp phải khó khăn khi thiếu trang thiết bị.

Chính bởi những lý do kể trên, bạn cần phải biết được cách quản lý phòng khám nha khoa thì mới có thể hoạt động hiệu quả, thu hút khách hàng và xây dựng được lòng tin, độ uy tín của nha khoa.

2. Tổng hợp cách quản lý phòng khám nha khoa giúp bạn làm chủ

2.1. Quản lý nhân sự trong nha khoa theo cách thông minh

Để tránh nhân viên của bạn, cụ thể là các nha sĩ, điều dưỡng hay lễ tân trong phòng khám làm một thời gian rồi lặng lẽ “rút lui” sang làm cho bên đối thủ, hay tự tạo lập nên một phòng khám mới cạnh tranh mới bạn thì bạn cần biết cách quản lý nhân sự, giữ người tài bằng cách quản lý thông minh của mình.

2.1.1. Đào tạo nhân sự trẻ

Chủ phòng khám cần phải chú ý các công tác đào tạo cho các nhân viên thường xuyên làm việc và tiếp xúc với khách hàng. Các nội dung và cách trao đổi của nhân sự tới khách hàng hầu như không thay đổi và có thể trao đổi với khách hàng qua nhiều phương thức khác nhau, như gửi email, nhắn tin, trao đổi trực tiếp, qua mạng xã hội, gọi điện thoại…

Vì khách hàng là yếu tố quan trọng nhất giúp nha khoa phát triển, do đó bạn cần biết cách đào tạo nhân viên một cách chuyên nghiệp, luôn tôn trọng khách hàng và có thái độ thân thiện, ân cần để khách hàng muốn trải nghiệm dịch vụ tại nha khoa và giới thiệu bạn bè, người thân tới phòng khám của bạn.

Bạn thử nghĩ mà xem, nếu nhân viên của bạn trao đổi, tư vấn liệu trình chỉnh nha không rõ ràng, làm việc thiếu chuyên nghiệp hay có thái độ không mấy tốt đẹp với khách hàng thì họ sẽ cảm thấy khó chịu và một đi không trở lại với nha khoa của bạn. Thậm chí, nha khoa của bạn có thể bị phản ánh với cơ quan chức năng hoặc bị bóc phốt trên mạng xã hội…

Dù là những chi tiết nhỏ nhất nhưng có thể khiến khách hàng của bạn đồng hành với nha khoa trong thời gian dài, từ đó giúp phòng khám của bạn có cơ hội phát triển, tăng cường hiệu quả kinh doanh. Do đó, từ lễ tân tới điều dưỡng, bác sĩ chỉnh nha hay người bảo vệ, cần phải được đào tạo kỹ càng nhất.

Ngoài các cách diễn đạt bằng lời nói, bạn hoàn toàn có thể đào tạo các nhân viên giao tiếp bằng nét mặt, cử chỉ, giọng nói, cách để tay, ánh mắt…

2.1.2. Quản lý người có kinh nghiệm

Trong quá trình đào tạo nhân sự, bạn cũng cần đặc biệt để ý tới quá trình bảo mật thông tin của khách hàng để tránh bị “hớt tay trên”, cướp khách hàng, rò rỉ dữ liệu… Để quản lý dữ liệu khách hàng dễ dàng, bạn có thể lưu trữ hồ sơ bệnh án của bệnh nhân trên phần mềm và có thể phân quyền, chỉ để những nhân viên chủ chốt, có liên quan xem hồ sơ bệnh nhân.

Bạn cũng cần phải biết cách quản lý năng suất làm việc của nhân viên trong phòng khám nha khoa, các thông tin như doanh thu theo bác sĩ, doanh thu theo trình độ và thủ thuật thực hiện, thời gian điều trị trung bình, cách điều trị được nhiều người lựa chọn… cần phải được minh bạch.

Chủ nha khoa cần biết tạo ra các yếu tố tiên quyết từ việc thúc đẩy nhân viên cống hiến hay tạo ra văn hóa làm việc thông minh từ sự công bằng, rõ ràng trong cách hành xử, quản lý công việc. Nhờ vào việc quản lý hiệu suất của nhân viên, bạn sẽ có cơ sở để nhìn nhận tốt đội ngũ nhân viên và có cơ sở để tạo chế độ lương, thưởng hợp lý. Khi có chế độ đãi ngộ và lương thưởng phù hợp, đội ngũ nhân viên của bạn sẽ hoạt động hiệu quả và lâu dài.

Cho dù bạn gặp phải một số biến động về nhân sự, tuy nhiên nếu bạn đưa ra lương thưởng hấp dẫn và công bằng thì bạn sẽ nhanh chóng, dễ dàng tuyển được phụ tá, bác sĩ nha khoa, đây cũng chính là một cách quản lý phòng khám nha khoa hiệu quả.

2.2. Quản lý khách hàng nha khoa

Bạn cần phải có cách thức quản lý tốt bệnh nhân của mình, chăm sóc khách hàng chu đáo, thường xuyên, luôn sát sao kế hoạch chỉnh nha của khách hàng hay hỗ trợ, tư vấn cho khách hàng trong các trường hợp kịp thời… Có như vậy, bạn mới có thể quản lý bệnh nhân trong phòng khám hiệu quả, tìm kiếm được nhiều khách hàng tiềm năng.

2.3. Cải thiện đánh giá khách hàng trong nha khoa

Để có thể tìm kiếm khách hàng mới, bạn cần phải tạo dựng được độ tin cậy, uy tín của mình qua các đánh giá của khách hàng về chất lượng dịch vụ trong nha khoa. Giúp khách hàng có những trải nghiệm tốt hơn, nhân viên trong phòng khám cần hỏi thăm, quan tâm tình hình của bệnh nhân, luôn ân cần và hỗ trợ bệnh nhân.

Thay vì đổ dồn của việc PR, tiếp thị nha khoa, bạn nên chú ý tới những feedback của khách hàng hơn cả, bởi tâm lý của những khách hàng thường là tin lời đánh giá của những người khác và khách quen tới với nha khoa thường là những người được giới thiệu từ người quen, bạn bè. Vì vậy, để hút khách, bạn hãy chú trọng tới những đánh giá tích cực của bệnh nhân tới nha khoa nhé!

Bạn cũng nên hỗ trợ, giải đáp thắc mắc của khách hàng qua nhiều kênh khác nhau như fanpage, website, Youtube, Facebook, Zalo…

2.4. Người đồng hành uy tín

Thông thường, chủ nha khoa, phòng khám thường là bác sĩ giỏi về chuyên môn, bác sĩ trưởng khoa giỏi, tuy nhiên những người này thường không có kinh nghiệm trong việc quản lý nha khoa. Bởi vậy, để phòng khám nha khoa hoạt động hiệu quả thì cần phải có một người có kinh nghiệm quản lý phòng khám để đảm bảo nha khoa luôn hoạt động hiệu quả, suôn sẻ nhất.

Từ đó, bác sĩ, chủ phòng khám nha khoa có thể tập trung vào các công việc chuyên môn, giúp khách hàng có những trải nghiệm tuyệt vời.

2.5. Sử dụng phần mềm

Ngoài những cách quản lý trên, để quản lý phòng khám nha khoa của mình nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả, bạn nên tìm tới những phần mềm quản lý phòng khám nha khoa tối ưu. Các phần mềm sẽ giúp quy trình quản lý của bạn được rút ngắn nhưng không kém phần hiệu quả.

Phần mềm chính là “cánh tay đắc lực” giúp các chủ phòng khám kinh doanh hiệu quả nhất, quản lý nhân viên, doanh thu, trang thiết bị y tế, vật tư hay quản lý khách hàng dễ dàng…

Trên đây là các cách quản lý phòng khám nha khoa hiệu quả giúp bạn thành công. Trong quá trình quản lý, bạn cần chú trọng tới từng chi tiết nhỏ nhất, luôn chú ý tới trải nghiệm của khách hàng, chuẩn hóa quy trình khám chữa bệnh, giúp việc điều trị hạn chế sai sót nhất có thể. Ngoài ra, bạn cũng nên đưa ra những gói ưu đãi về dịch vụ để thu hút khách hàng tới nha khoa của mình.