1. Phân loại vải vóc hợp lý

Nhà quản lý luôn gặp lúng túng trong việc lưu kho vải vóc chuyên nghiệp, an toàn, vì vải là mặt hàng đa dạng từ màu sắc, chủng loại, mẫu mã tới kích thước. Nhất là những kho vải có quá nhiều mặt hàng khác nhau sẽ dẫn tới tình trạng thất lạc, tìm kiếm khó khăn.

Vì vậy, cách quản lý kho vải hiệu quả nhất là bạn cần phải nhận diện các mặt hàng của mình theo từng thuộc tính gồm: Kích thước, chất liệu, màu sắc, thời gian nhập vải vào kho, thời gian dự kiến xuất kho…

Dựa theo đặc tính, số lượng của từng loại vải, bạn nên phân chia, sắp xếp vải ở vị trí phù hợp, đảm bảo thuận lợi trong quá trình tìm kiếm, lấy hàng, báo cáo xuất nhập kho.

2. Cách quản lý kho vải hiệu quả – Sắp xếp hàng hóa trong kho hợp lý

2.1. Không để kho vải lộn xộn

Thông thường, các kho vải thường có số lượng lưu kho khá lớn, do đó nếu bạn không sắp xếp, bố trí phù hợp, kho vải sẽ thành nơi ẩn náu của côn trùng, mối mọt hay động vật gặm nhấm. Khi hàng hóa nằm hỗn độn, ngổn ngang, tựa như “mê cung”, đồng nghĩa với việc kho vải của bạn rất khó để tìm kiếm, mọi nỗ lực đều trở nên vô nghĩa.

Tất nhiên, vai trò của việc sắp xếp kho vải không cần bàn cãi, tuy việc sắp xếp có vẻ đơn giản, thế nhưng bạn cần đảm bảo đáp ứng 3 yếu tố gồm: Dễ tìm, dễ nhìn và dễ truy xuất.

Chưa kể, đây là mặt hàng có thời gian lưu kho ngắn, vải cần truy xuất, tiếp cận và nhập hàng liên túc, có nghĩa là giữa các kệ, dãy đặt vải cần thiết kế sao cho đủ thông để xe thang, xe nâng di chuyển nhanh chóng, an toàn. Để hạn chế các rủi ro xảy đến liên quan tới việc tồn kho, mất cấp ứ đọng, bạn nên quản lý kho hàng bằng mã vạch.

2.2. Hàng hóa sắp xếp hợp lý

Hàng hóa trong kho vải cần được sắp xếp một cách có khoa học, hợp lý. Không nên để vải ở trên mặt đất mà nên đầu tư các kho kệ hợp lý, giúp tiết kiệm thời gian xuất nhập hàng hóa, tiết kiệm không gian và giúp nhà kho sạch sẽ, đẹp mắt.

Vì vậy, doanh nghiệp nên sắp xếp kho vải của mình khoa học, gọn gàng để tiết kiệm thời gian tìm kiếm hàng hóa, tiết kiệm chi phí nhân công, kho bãi.

3. In mã vạch lên sản phẩm

In mã vạch lên sản phẩm cũng là một cách quản lý kho vải hiệu quả. Khi các sản phẩm đều có mã vạch, bạn chỉ cần dùng máy quét để nhận diện mặt hàng, chủng loại, thời gian lưu kho và giá bán…Bạn cũng dễ dàng so sánh giá cả, cập nhật số lượng hàng hóa xuất nhập kho, số lượng giữa các giao dịch để tìm kiếm hàng hóa thuận tiện, báo cáo hàng tồn kho hợp lý.

Bạn nên thiết lập một hệ thống mã chung cho toàn bộ sản phẩm của mình để tránh nhầm lẫn, tính từ thời điểm nhập hàng tới khi xuất hàng ra khỏi kho.

4. Kiểm kê kho vải định kỳ

Dù bạn sắp xếp gọn gàng, khoa học và tính toán số lượng bán ra thì không thể tránh khỏi việc thất thoát. Để tránh điều này, nhà quản lý kho vải nên so sánh số lượng tồn kho theo số liệu trên giấy tờ và số liệu kiểm đếm trên thực tế. Khi phát hiện sự chênh lệch, bạn cần tìm ra nguyên nhân, tránh xảy ra thất thoát trong các lần về sau.

Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ nắm bắt được tình trạng hàng hóa trong kho hàng của mình khi kiểm tra số lượng định kỳ. Với những mặt hàng vải còn ứ đọng, bạn có thể đưa ra khuyến mãi, giảm giá, hoặc đưa ra quyết định nhập, xuất hàng cho các mặt hàng khác phù hợp. Bạn cũng có thể ghi rõ tên hàng hóa, số lượng vào từng tờ note rồi gắn bên cạnh, giúp việc tìm kiếm các mặt hàng trở nên dễ dàng.

5. Gắn chip điện tử vào từng mặt vải trong kho hàng

Có thể nói, gắn chip điện tử vào từng mặt hàng trong kho là phương pháp quản lý kho vải hiệu quả, tránh thất thoát hoặc mất mát hàng tồn kho. Bạn sẽ biết được mặt hàng nào còn tồn ở trong kho, nhờ khả năng xác định nguồn gốc sản phẩm của chip điện tử.

Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ thống kê số lượng sản phẩm đang kinh doanh dễ dàng và không sợ giao nhầm hàng hóa cho khách. Những con chip này dễ dàng gắn vào các mặt hàng vải vóc, thời trang, nếu không dùng các thiết bị liên quan thì khó có thể bị lấy ra.

Đây cũng là cách ngăn chặn tình trạng trộm cắp hiệu quả, máy cảm biến sẽ được lắp ở gần cửa ra vào, khi ai đó mang mặt hàng nào đó ra khỏi kho mà chưa tháo chip, chuông cảnh báo sẽ kêu lên giúp bạn phát hiện được kẻ gian lấy cắp. Thế nhưng, chi phí để đầu tư cho phương pháp này không hề rẻ, không phù hợp với các cửa hàng nhỏ lẻ hay tầm trung ở nước ta.

6. Quản lý nhân viên kho vải

Một cách quản lý kho vải khác bạn cần lưu ý đó chính là quản lý nhân viên trong kho vải, đảm bảo nhân viên được đào tạo cách quản lý kho hàng và tuân thủ các quy định do cửa hàng đưa ra. Khi đó, kho vải của bạn mới thật sự được quản lý hiệu quả và tối ưu.

Chẳng hạn, khi hàng hóa trong kho đã được phân lô cụ thể, khi nhập hàng, nhân viên kho cần sắp xếp hàng hóa theo đúng vị trí đã quy định. Khi lấy hàng trả lại của khách hàng hay khi xuất hàng ra cũng cần tuân thủ đúng quy định, ghi rõ hóa đơn, biên bản mỗi khi thực hiện các công việc trong kho, từ xuất, nhập, trả hoặc kiểm kê hàng hóa.

7. Dùng phần mềm quản lý kho vải

Một trong những kinh nghiệm quản lý kho vải vóc hiệu quả và tối ưu nhất phải kể đến việc sử dụng phần mềm. Bạn không chỉ kiểm soát hàng hóa trong kho dễ dàng mà còn bán hàng chuyên nghiệp nhờ phần mềm.

Bạn có thể dùng các máy đọc mã vạch kết nối với phần mềm để có thể đi tới mọi nơi trong kho hàng để kiểm kê, xuất nhập hàng hóa dễ dàng, thao tác nhanh chóng và đơn giản. Điều này giúp bạn tăng nhanh tốc độ xử lý các giao dịch và giảm thiểu thời gian kiểm tra kho hàng.

Đây chính là giải pháp giúp các chủ cửa hàng kinh doanh vải quản lý hiệu quả, cũng như có thể kết hợp với bán hàng nhanh chóng. Nhờ vậy, bạn hoàn toàn có thể yên tâm bán hàng, hạn chế tối đa hàng hóa sai lệch, thất thoát, biết được sản phẩm nào còn, sản phẩm nào hết để đưa ra kế hoạch xuất nhập hàng hợp lý, gia tăng doanh số hiệu quả.

Trên đây là các cách quản lý kho vải hiệu quả và tối ưu nhất dành cho các chủ cửa hàng. Nếu đang kinh doanh vải, bạn cần phải quản lý kho hàng một cách hiệu quả, giúp bạn biết được tình trạng bán hàng hóa trong kho, tránh thất thoát hàng hóa và đưa ra phương án xuất, nhập hàng phù hợp. Bạn cũng nên đầu tư các máy đọc mã vạch và phần mềm quản lý kho vải để quản lý hiệu quả nhất.