1. Vì sao cần phải quản lý bãi giữ xe?

Bãi giữ xe, gửi xe là nơi lưu giữ, trông coi và bảo quản các phương tiện di chuyển của khách, cư dân trong tòa nhà, chung cư. Vì vậy, bãi giữ xe cần đảm bảo an ninh, giám sát chặt chẽ tình trạng, số lượng xe ra vào, kiểm soát kỹ biển số để tránh nhầm lẫn hay mất tài sản của người gửi xe.

Bên cạnh đó, các bãi giữ xe cần thu phí dịch vụ để bảo vệ có kinh phí làm việc và bộ phận quản lý vận hành hiệu quả hơn, giúp quản lý tài chính của bãi xe và thông tin khách hàng dễ dàng hơn. Điều này cũng giúp cư dân, khách hàng đến tòa nhà, chung cư hài lòng khi trải nghiệm dịch vụ, đảm bảo để xe đúng vị trí để bãi để xe gọn gàng, ngay ngắn, thuận tiện khi gửi xe.

Mỗi ngày, chung cư hay tòa nhà sẽ tiếp nhận rất nhiều phương tiện giao thông, do đó bảo vệ và bộ phận an ninh cần hỗ trợ người dân để xe đúng nơi quy định và tìm kiếm xe thất lạc.

2. Cách quản lý bãi giữ xe hiệu quả, an toàn cho tòa nhà, chung cư

Để nâng cao chất lượng trải nghiệm các dịch vụ trong tòa nhà, chung cư, cũng như có cách bảo vệ, quản lý bãi gửi xe phù hợp thì có thể tham khảo một số cách quản lý bãi giữ xe, gửi xe dưới đây.

2.1. Phân bổ vị trí để xe phù hợp với từng đối tượng

Để đảm bảo đủ không gian gửi xe cho tòa nhà và thuận tiện trong việc quản lý gửi xe, bạn có thể phân chia bãi xe thành 2 khu vực chính:

- Phân bổ theo phương tiện giao thông: Phân từng khu vực riêng để xe đạp, xe máy, xe ô tô, có thể dùng để biển báo và dán khoảng vừa đủ cho các phương tiện, hạn chế va chạm giữa các phương tiện và giúp mọi người gửi xe ý thức hơn.

- Phân bổ theo đối tượng: Bạn nên phân bổ bãi giữ xe thành từng khu vực cho nhân viên tòa nhà, cư nhân, khách hàng và những đối tượng khác nên có hướng dẫn cụ thể. Với cách này, ban quản lý tòa nhà, chung cư dễ dàng xử lý các tình huống phát sinh và giám sát cẩn thận hơn.

2.2. Thiết lập các quy định

Một cách quản lý bãi giữ xe, gửi xe khác mang lại hiệu quả cao đó là thiết lập rõ ràng và chi tiết các quy định. Trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên, cũng như cách xử lý vi phạm sẽ được ghi rõ ràng trên thẻ xe, vé xe hoặc xung quanh nơi gửi xe.

2.2.1. Đối với cư dân

Cư dân trong chung cư, tòa nhà sẽ được ban quản lý cấp thẻ, mỗi thẻ tương ứng với một phương tiện giao thông, khi ra vào cư dân cần xuất trình thẻ để bên an ninh dễ dàng kiểm soát số lượng xe ra vào, đồng thời dừng, đỗ xe đúng nơi đã quy định.

Hộ cư dân cần khai báo đủ thông tin, số lượng của các phương tiện di chuyển và mỗi tháng cần nộp đủ cho quản lý chung cư phí gửi xe. Ngoài ra, bạn cũng cần đưa ra quy định cư dân trong tòa nhà hạn chế va chạm với phương tiện khác, có ý thức giữ trật tự chung và vệ sinh chung, nếu mất thẻ thì cư dân cần báo lại để được cấp thẻ mới.

2.2.2. Đối với khách hàng

Với khách hàng, bạn cần đưa ra quy định về phí gửi xe theo từng khung giờ, ví dụ để ban ngày và để qua đêm. Hiện nay, các tòa nhà, chung cư thường để hai khung giờ gửi xe chính là 6 giờ sáng đến 6 giờ tối cùng ngày và 6 giờ tối hôm trước đến 6 giờ sáng hôm sau, nếu để vượt quá 6 giờ thì yêu cầu trả phí cho ca sau. Phương tiện của khách ghi ra vào chung cư sẽ được cấp thẻ và quét biển số, khi khách đi ra ngoài cần xuất trình đúng thẻ xe và trả phí gửi xe đúng quy định.

Ngoài ra, khách cần để xe đúng nơi quy định, giữ gìn trật tự, vệ sinh, hạn chế va chạm và nếu làm mất thẻ cần trả phí đền bù và chứng minh đó là phương tiện di chuyển của khách hàng.

2.3. Lên kế hoạch bố trí nhân sự hợp lý và thiết lập quy trình quản lý

Với cách quản lý bãi giữ xe tại chung cư, nhân sự cũng là yếu tố cần thiết để quản lý. Do đó, bạn cần lên kế hoạch quản lý đội ngũ bảo vệ sao cho phù hợp và hiệu quả.

Để đảm bảo an ninh, các nhân viên trực tại bãi đỗ xe cần giữ 24/24 và nên chia thành 2 đến 4 ca làm việc sao cho phù hợp, đảm bảo sức khỏe cho nhân sự cũng như an ninh cho cư dân. Trong trường hợp khẩn cấp, nên bố trí các nhân sự ở những nơi chủ chốt, ví dụ như tại các khu vực hoặc các luồng di chuyển để quản lý và giám sát phù hợp hơn. Nhân sự cũng đảm bảo tính toán vừa đủ, tránh thiếu hoặc thừa ảnh hưởng tới quá trình trông giữ xe.

Quy trình quản lý các phương tiện cũng cần được quản lý hiệu quả, ô tô, xe máy hay xe đạp cần đi đúng cổng, đúng đường ra vào và cần dừng xe để nhân viên trông xe tiếp nhận biển số, phân bố nơi gửi xe và đưa thẻ xe. Với những chiếc ô tô bị chảy xăng, có chiều cao vượt quá quy định hoặc quá to thì nhân viên bảo vệ có quyền không tiếp nhận.

Khi ra khỏi tòa nhà, khách hàng hoặc cư dân cũng cần xuất trình thẻ xe để cán bộ thu lại thẻ với vé ngày, hoặc trả lại thẻ với vé tháng. Đồng thời, đối với vé ngày thì người gửi xe có trách nhiệm nộp đủ số tiền theo quy định, nhân viên bảo vệ cũng sẽ kiểm tra vé xe và biển xe xem đã khớp với nhau hay chưa.

2.4. Dùng hệ thống quản lý bãi giữ xe chuyên nghiệp

Chủ đầu tư hay ban quản lý chung cư, tòa nhà nên đầu tư các hệ thống chuyên nghiệp để quản lý bãi giữ xe một cách thông minh:

- Hệ thống camera giám sát: Camera giám sát cần được bố trí đầy đủ để giám sát hoạt động đi ra, đi vào của khách hàng theo dõi biển số xe.

- Phần mềm: Dùng các phần mềm tiện ích, thông minh như: Quản lý thông tin gửi xe, chủ xe ở chung cư, xuất trình thẻ nhanh, tra cứu dễ dàng, quản lý tình trạng sử dụng của phương tiện, chi phí gửi xe của cư dân và tính phí cho khách hàng, hủy và khóa thông tin thẻ xe khi cần.

- Thiết bị khác: Ngoài 2 hệ thống trên, bạn có thể trang bị thêm một số hệ thống như: Hệ thống barie tự động cho quy mô trên 200 xe; đầu đọc thẻ và thẻ từ dễ dàng nhận diện thông tin chủ xe; hệ thống cảm biến; tủ chốt để nhân viên an ninh ngồi trông coi và xử lý nghiệp vụ.

Hệ thống công nghệ quản lý bãi giữ xe hoạt động như sau:

- Khi có phương tiện vào trong bãi gửi xe, camera sẽ quét biển số và hình ảnh tài xế, tiếp tục đưa đến phần mềm quản lý.

- Bảo vệ thực hiện quét thẻ trống, phần mềm xe ghi nhận thông tin của chủ xe và xe, sau đó bảo vệ đưa thẻ cho tài xế.

- Khi phương tiện duy chuyển ra khỏi bãi, nhân viên sẽ thu thẻ xe, đặt lên đầu đọc thẻ, thông tin về tài xế và xe sẽ được hiển thị, bảo vệ sẽ đối chiếu thông tin và tính phí gửi xe. Hệ thống barie sẽ tự động mở nếu trùng khớp thông tin, còn nếu thông tin sai lệch, nhân viên bảo vệ sẽ giữ tài xế lại để xử lý theo quy định.

Trên đây là cách quản lý bãi giữ xe, gửi xe cho các chung cư, tòa nhà hiệu quả. Tùy theo quy mô của bãi giữ xe cũng như số lượng khách ra vào, nhà quản lý hoặc chủ đầu tư cần thực hiện các cách quản lý phù hợp, đảm bảo an toàn cho các phương tiện giao thông của khách hàng, cư dân cũng như dễ dàng nắm được số lượng phương tiện ra vào bãi giữ xe mỗi ngày.