1. Mục đích và ý nghĩa của kiểm kê hàng hóa trong siêu thị

1.1. Mục đích của kiểm kê hàng hóa trong siêu thị

Kiểm kê hàng hóa trong siêu thị nhằm mục đích gì? Hiểu rõ được ý nghĩa của việc kiểm kê hàng hóa sẽ giúp bạn thấy được tầm quan trọng của cách kiểm kê hàng hóa trong siêu thị đúng.

1.1.1. Nắm bắt được số lượng cụ thể của hàng hóa 

Đối với các siêu thị hay các cửa hàng tạp hóa thì hàng hóa luôn cần được quan tâm và chú ý theo dõi, nhất là về mặt số lượng. Chính vì thế mà việc kiểm kê hàng hóa trong siêu thị sẽ giúp các nhà quản lý nắm bắt được chính xác về mặt số lượng hàng đang bán, hàng tồn kho của từng loại sản phẩm, hàng hóa khác nhau mà mình kinh doanh. 

1.1.2. Đánh giá hiệu quả kinh doanh của siêu thị

Thông qua quá trình kiểm kê về số lượng, nhà quản lý có thể biết được mặt hàng nào kinh doanh tốt và mặt hàng nào còn hạn chế, từ đó đánh giá được hiệu quả kinh doanh chung của toàn siêu thị trong một khoảng thời gian nhất định.

1.1.3. Đảm bảo nguồn hàng được cung cấp kịp thời

Với việc kiểm kê hàng hóa, nhà quản lý sẽ có thể biết được chính xác số lượng từng mặt hàng ra sao, tốc độ tiêu thụ như thế nào. Qua đó tính toán để tiến hành việc nhập kho các loại hàng hóa với số lượng chính xác, đảm bảo cho việc cung cấp hàng hóa được diễn ra ổn thỏa, đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng của khách hàng tại siêu thị.

1.1.4. Tìm ra phương pháp hoạt động

Kiểm kê hàng hóa trong kho và phương hướng hoạt động nghe có vẻ không liên quan nhưng thực tế lại có mối liên hệ với nhau. Khi việc kiểm kê được thực hiện xong, với số lượng được xác định chính xác của từng mặt hàng thì nhà quản lý sẽ có những đánh giá cụ thể. Từ đo, với những mặt hàng tiêu thụ chậm hơn sẽ cần có phương pháp cải thiện và cách thực hoạt động khác để thúc đẩy tiêu thụ các mặt hàng trong kho cũng như trên kệ của siêu thị.

1.2. Cách kiểm kê hàng hóa trong siêu thị có ý nghĩa gì?

Với các mục đích kiểm kê hàng hóa được nêu ra như trên thì cách kiểm kê hàng hóa trong siêu thị có ý nghĩa rất quan trọng.

1.2.1. Hỗ trợ quá trình kiểm kê được bài bản

Với các siêu thị lớn thì số lượng hàng hóa cũng rất lớn, không những vậy, trong siêu thị còn có sự đa dạng của các loại hàng hóa, sản phẩm khác nhau. Vì thế, nếu không biết cách kiểm kê hàng hóa thì sẽ rất khó để kiểm soát cũng như thực hiện nhanh chóng được. 

Nắm bắt cách kiểm kê hàng hóa trong siêu thị sẽ giúp nhà quản lý có được một quy trình kiểm kê hàng hóa bài bản, chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Tạo điều kiện thuận lợi cho người thực hiện kiểm kê được dễ dàng hơn.

1.2.2. Đảm bảo sự chính xác về số lượng

Kiểm kê hàng hóa đúng cách, đúng quy trình sẽ giúp số lượng thống kê được có sự chính xác cao hơn, mang đến sự tin cậy lớn hơn với người có nhu cầu sử dụng số liệu để đánh giá như các quản lý. Đây chính là cơ sở để tạo dựng niềm tin giữa người kiểm kê và người sử dụng thông tin kiểm kê.

1.2.3. Tiết kiệm thời gian và nhân lực

Khi đã có cách thức kiểm kê với một quy trình cụ thể thì việc kiểm kê hàng hóa trong siêu thị sẽ được dễ dàng hơn. Trên cơ sở đó, việc kiểm kê cũng được thực hiện nhanh chóng hơn, tiết kiệm được thời gian và công sức phục vụ cho quá trình kiểm kê hàng hóa.

2. Cách kiểm kê hàng hóa trong siêu thị như thế nào?

Dựa trên những mục đích và ý nghĩa như trên thì cách kiểm kê hàng hóa trong siêu thị là thông tin mà các quản lý cần nắm bắt và phổ cập cho nhân viên của mình.

Các bước tiến hành kiểm kê hàng hóa sẽ được thực hiện theo 3 bước.

2.1. Chuẩn bị kiểm kê

Bước đầu tiên trong quy trình kiểm kê hàng hóa trong siêu thị chính là bước chuẩn bị. Để việc kiểm kê được tiến hành thuận lợi, nhanh chóng thì quá trình chuẩn bị rất quan trọng. 

Việc chuẩn bị kiểm kê sẽ bao gồm những công việc sau đây:

- Rà soát toàn bộ hàng hóa: Việc rà soát hàng hóa ở đây nhằm tìm ra được các mặt hàng sắp hết hạn, hàng bị lỗi để đưa ra thanh lý hoặc tìm cách xử lý sau đó. Như vậy thì hàng hóa sẽ giảm thiểu bớt được số lượng các mặt hàng không cần kiểm kê, giúp cho quá trình thực hiện kiểm kê được nhanh chóng, thuận tiện hơn.

- Phân khu kiểm kê: Mỗi một loại hàng hóa sẽ được đặt ở một khu vực nhất định với tem nhãn cụ thể và được cập nhật trên hệ thống của phần mềm mà siêu thị sử dụng. Khi tiến hành kiểm kê, bạn chỉ cần thực hiện việc tra cứu là có thể nắm rõ được vị trí của từng loại hàng hóa, từ đó đảm bảo cho quá trình kiểm kê không bị bỏ sót hay nhầm lẫn.

- Kiểm tra số lượng: Trước khi thực hiện việc kiểm kê thì nhà quản lý nên cho nhân viên thực hiện việc kiểm tra số lượng của từng mặt hàng ở trong kho cũng như trên kê. Công việc này nên được thực hiện trước ngày kiểm kê từ 2 đến 3 ngày tùy theo quy mô của siêu thị.

- Thông báo cho khách hàng: Để việc kiểm kê được thực  hiện chính xác thì sẽ mất một khoảng thời gian nhất định. Do vậy mà siêu thị cần thông báo thông tin này cho khách hàng cũng như đối tác để đảm bảo sự uy tín, chuyên nghiệp của mình.

2.2. Thực hiện kiểm kê

Với các siêu thị lớn thì việc kiểm kê hàng hóa nên có sự tham gia của kế toán, chủ siêu thị hay thậm chí là đơn vị bên ngoài thay vì là quản lý kho hay nhân viên kho để đảm bảo tính chính xác.

Còn với các siêu thị quy mô vừa và nhỏ thì chủ cửa hàng sẽ cùng tham gia trực tiếp với nhân viên để đảm bảo sự nghiêm túc và chuẩn xác.

Việc kiểm kê hàng hóa trong siêu thị nên được thực hiện theo biên bản kiểm kê hàng hóa. Đây sẽ là văn bản ghi chép lại quá trình kiểm kê hàng hóa của siêu thị và được thông qua, xác nhận bởi những người tham gia. Do vậy mà đây sẽ là tài liệu chính xác với các thông tin liên quan tới kiểm kê hàng hóa trong siêu thị.

Biên bản cần được ghi theo 5 cột thông tin là mã hàng, tên hàng hóa, số lượng (theo báo cáo), số lượng thực tế và ghi chú. Để nhanh chóng thì các thông tin như mã hàng hóa, tên và số lượng theo báo cáo sẽ được lấy trên phần mềm, vì thế mà người kiểm kê phụ trách ghi chép sẽ chỉ cần điền số lượng thực tế mà thôi. Và điều này sẽ giúp xác định được hàng hóa có sự chênh lệch giữa báo cáo và thực tế hay không. Nếu có sự chênh lệch xảy ra thì người quản lý kho cần đưa ra lời giải trình cụ thể.

2.3. Tổng kết lại số liệu

Khi việc kiểm kê đã tiến hành xong, bạn sẽ thu về được số liệu thực tế của từng loại hàng hóa trong siêu thị. Lúc này, việc cần làm đó chính là cập nhật, điều chỉnh số lượng hàng hóa trên phần mềm, sổ sách theo đúng số lượng thực tế để đảm bảo cho việc đánh giá sau đó được chính xác nhất. Cùng với đó là đảm bảo cho quá trình kiểm soát số lượng sau này được chuẩn xác hơn.

Có thể thấy rằng cách kiểm kê hàng hóa trong siêu thị thực tế không quá phức tạp, thế nhưng cần phải được thực hiện một cách cẩn thận để đảm bảo tính chính xác. Mong rằng, những chia sẻ trên đã giúp bạn nắm bắt được cách kiểm kê hàng hóa trong siêu thị chuẩn xác và hiệu quả nhất.