Hà My với những kiến thức học hỏi được về chuyên ngành kế toán yêu thích của mình sẽ chia sẻ đến bạn đọc những thông tin đầy đủ, rõ ràng về vấn đề này.

1. Hồ sơ pháp lý - sổ sách kế toán quan trọng cần in cuối năm

Hồ sơ sổ sách kế toán cần được doanh nghiệp xử lý in ấn vào dịp cuối năm đầu tiên đó chính là hồ sơ pháp lý. Có rất nhiều giấy tờ thuộc hồ sơ pháp lý mà cần được in, chúng bao gồm: 

- Giấy phép đăng ký kinh doanh

- Giấy thông báo về mã số thuế

- Tờ khai thuế môn bài

- Mẫu giấy tờ số 08 - giấy đăng ký tài khoản ngân hàng

- Mẫu giấy tờ số 06 - giấy đăng ký về việc áp dụng phương pháp kê khai tính thuế giá trị gia tăng

2. Quyết toán năm

Sau hồ sơ pháp lý, tài liệu quyết toán năm cũng nằm trong nhóm các loại sổ sách cần in cuối năm. Đây là dạng tài liệu có giá trị tổng hợp các thông tin về các khoản chi phí thanh toán nên càng quan trọng để kiểm soát, lưu trữ một cách cẩn thận trong nghiệp vụ kế toán. Sau một năm hoạt động, các tài liệu quyết toán năm sẽ được bộ phận kế toán in ra bao gồm:

- Bản báo cáo tài chính doanh nghiệp theo năm

- Bản quyết toán thu nhập doanh nghiệp (kèm phụ lục)

- Bản quyết toán thu nhập cá nhân (kèm phụ lục)

3. In hồ sơ lao động để lưu trữ

Hồ sơ lao động dù không liên quan tới doanh thu của doanh nghiệp nhưng lại đại diện cho mảng quản trị nhân lực mà doanh nghiệp cần phải có sự bao quát, quản lý sát sao. Bởi vậy mà dù ít hay nhiều thì hồ sơ lao động vẫn phải được in ra để “quyết toán” vào dịp cuối năm, giúp đơn vị lưu lại được nguồn lực hiện tại, lưu trữ làm dữ liệu để kiểm soát những biến động trong tương lai và nhìn thấy rõ biểu đồ phát triển của nguồn lực. Đó cũng là điểm mấu chốt nói cho nhà quản trị biết được rằng, sự ảnh hưởng của nguồn lực đối với thực tế phát triển của doanh nghiệp được thể hiện như thế nào.

Vậy hồ sơ lao động cần in ấn bao gồm những gì? Đó là tất cả những bộ hồ sơ xin việc của người lao động đang làm việc tại công ty, là toàn bộ hợp đồng lao động doanh nghiệp đang quản lý. Bởi vì sẽ có rất nhiều giấy tờ trong nhóm này, mức độ tương quan với tổng số nguồn nhân lực vốn có của đơn vị cho nên người phụ trách in ấn, lưu trữ nên cân nhắc lưu lại thành tệp riêng để sử dụng một cách dễ dàng khi có nhu cầu rà soát hay tìm kiếm.

Không chỉ lưu trữ những yếu tố đại diện cho nguồn lực hiện có mà trong bộ hồ sơ lao động cần in ra còn gồm cả những quyết định về việc sa thải nhân viên bên cạnh các quyết định tăng lương hay bổ nhiệm.

4. Chứng từ kế toán cần in vào dịp cuối năm

Riêng trường hợp chứng từ, sổ sách kế toán cần phải in ấn vào cuối năm thì đơn vị cần tuân thủ xử lý theo một trình tự nhất định. Trước tiên bạn phải xử lý những giấy tờ kê khai thuế. Các giấy tờ này sẽ được in ra và sắp xếp theo đúng thứ tự lần lượt như sau:

- Tờ khai thuế số 01/GTGT

- Băng kê số 01-2/GTGT

- Bảng kê số 01-1/GTGT

- Tờ khai chi tiết về thuế thu nhập doanh nghiệp (có thể khai theo tháng hoặc theo quý)

- Báo cáo mẫu B26 (báo cáo theo quý)

- Hóa đơn và hóa đơn mua sắp xếp theo bảng kê. Nếu có chứng từ thanh toán của hóa đơn mua thì hãy kẹp vào cùng hóa đơn theo bảng. 

- Phiếu thu - chi các loại, phiếu xuất - nhập hàng hóa. Có rất nhiều phiếu trong quá trình kiểm soát của hoạt động kế toán nên cần kẹp riêng để dễ rà soát sau này.

- Bảng đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân dành cho người lao động. Bản cam kết số 02/TNCN kẹp theo cùng với bản photo chứng minh nhân dân. Giấy đăng ký giảm trừ gia cảnh, hợp đồng lao động thời hạn dưới 3 tháng không có khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Hợp đồng mua bán cần kẹp với các biên bản xác nhận công nợ. Sau cùng mới in và xếp tới biên bản kiểm kê về tài sản cố định và tiền mặt, 

5. Những loại sổ sách kế toán khác cần in ấn vào cuối năm

Ngoài những loại giấy tờ, sổ sách nêu trên, bạn còn cần chú trọng in đầy đủ các sổ sách, giấy tờ kế toán này vào dịp cuối năm.

5.1. Sổ sách kế toán tổng hợp

Bạn chọn ghi sổ kế toán doanh nghiệp nào thì sẽ bao gồm những sổ sách tổng hợp kế toán tương ứng cần được in ra. Nhưng nhìn chung, những loại sau đây thuộc vào nhóm các sổ sách tổng hợp mà kế toán viên cần in để quyết toán cuối năm.:

- Sổ nhật ký chung được in nếu bạn chọn lựa hình thức ghi sổ là Nhật ký chung

- Nhật ký sổ cái tương ứng viên hình thức ghi cùng tên

- Nhật ký chứng từ 07, 08 khi chọn lựa hình thức ghi sổ kế toán là Nhật ký chứng từ

- . Chứng từ ghi sổ tương đương khi chọn hình thức ghi tương ứng.

5.2. Sổ cái của những tài khoản phát sinh

Căn cứ vào toàn bộ tài khoản đã được ghi chép đầy đủ, rõ ràng ở Bảng cân đối kế toán, có bao nhiêu tài khoản trong đó thì sẽ có bất nhiêu sổ cái được in tương ứng. Những sổ cái này đều thuộc trong năm tài chính và quyết toán vào một đợt duy nhất đó là cuối năm.

5.3. Sổ chi tiết ghi chép thông tin về những tài khoản kế toán

Các loại sổ sách kế toán cần in cuối năm trong nhóm này bao gồm:

- Sổ chi tiết tiền mặt: đó là sổ nhật ký về việc chi tiền ra, nhật ký về việc thu tiền vào và sổ quỹ tiền mặt của doanh nghiệp. 

- Sổ tiền gửi ngân hàng: sổ này cần được in kèm với chứng từ ngân hàng để đảm bảo sự trùng khớp khi đối chiếu, thanh tra.

- Sổ nhật ký ghi lại đầy đủ quá trình mua bán hàng hóa của doanh nghiệp.

- Sổ công nợ chi tiết: đây là sổ tổng hợp một cách chi tiết các công nợ của khách mà doanh nghiệp cần thu. Sổ này sau đó phải trả lại cho phía nhà cung cấp.

- Sỏ chi tiết về các khoản phải thu, phải trả và tạm ứng, sổ chi tiết về việc vay mượn.

Sổ cái của những tài khoản ở trên bảng cân đối kế toán cần được in và đính kèm cùng sổ cái tương ứng với tài khoản đó. sổ ghi chép những khoản tiền nộp vào ngân sách nhà nước sẽ in và kẹp cùng với tài khoản TK 333, giấy tờ ghi chép những khoản vay thì kẹp chung với các tài khoản 311 và 341, bảng lương nhân viên kẹp chung cùng tài khoản 334. 

Ngoài ra, doanh nghiệp cần in cả sổ chi tiết các khoản tài sản cố định, những ghi chép tổng hợp về dụng cụ và công cụ phục vụ công việc; các loại vật tư, hàng hóa, lương, ….

Nhìn chung, có rất nhiều các loại sổ sách kế toán cần in cuối năm. Một kế toán viên cần phải nắm rõ chúng bao gồm những yếu tố nào và khi in có nguyên tắc riêng hay đòi hỏi phải đáp ứng yêu cầu cụ thể nào hay không để việc in ấn, lưu trữ giấy tờ sổ sách đạt được hiệu quả và tuân thủ quy định. Bài viết sẽ là tài liệu kế toán hữu ích cho bộ phận kế toán nói chung và cho các kế toán viên nói riêng.