1. Vì sao cần phải nắm rõ các hàm excel trong kế toán bán hàng?

Như tất cả chúng ta đã biết, kế toán và kế toán bán hàng nói riêng là một công việc mang tính đặc thù và có sự yêu cầu khắt khe trong công việc. Với vị trí là một kế toán bán hàng thì bên cạnh nắm vững đầy đủ những kiến thức, nghiệp vụ chuyên môn bán hàng thì bạn cần phải nắm vững được kỹ năng tin học văn phòng.

Công việc kế toán bán hàng là phải thường xuyên tính toán sổ sách, tính toán thu chi, hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp,...Chính vì điều đó kỹ năng tin học văn phòng lại càng trở nên quan trọng hơn đối với họ. Và phần mềm mà kế toán bán hàng sử dụng nhiều nhất là excel và để sử dụng được có bạn cần phải nắm vững được các hàm excel trong kế toán bán hàng để phục vụ cho công việc hằng ngày.

Cho dù bạn ở bất cứ vị trí kế toán nào trong doanh nghiệp, là thực tập sinh kế toán bán hàng hay là người có ít kinh nghiệm thì trước tiên phải nắm được những hàm excel cơ bản nhất để phục vụ tốt trong công việc. Không chỉ riêng với những hàm excel cơ bản thì kế toán bán hàng cũng phải biết được những hàm nâng cao hơn để từ đó tính toán và hạch toán những vấn đề phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp của mình.

Như vậy việc nắm bắt các hàm excel trong kế toán bán hàng là vô cùng quan trọng. Đây là yếu tố không thể tách rời nếu như bạn muốn trở thành một kế toán bán hàng giỏi. Cho dù doanh nghiệp của bạn có áp dụng các phần mềm hỗ trợ trong công tác kế toán bán hàng thì việc hiểu và nắm bắt về các hàm excel trong kế toán bán hàng là không thể bỏ qua.

Nhìn chung mỗi công việc kế toán trong các lĩnh vực cùng với công tác kế toán bán hàng trong doanh nghiệp là không thể thiếu đi được sự hỗ trợ của excel. Và việc sử dụng tốt excel trong công tác kế toán bán hàng thì sẽ không thể kể đến được các hàm tính. 

Vì thế, những kế toán viên cần phải hiểu được về vai trò và tổng hợp các hàm excel trong kế toán bán hàng thường dùng nhất để từ đó hoàn thiện được công việc của bản thân trong doanh nghiệp. Công thức chung khi tính các hàm excel trong kế toán bán hàng là có dấu bằng ở đằng trước tên hàm sau đó là đóng mở ngoặc đơn. Trong ngoặc đơn là là những giá trị cần tính theo công thức của hàm.

2. Bật mí bạn các hàm excel trong kế toán bán hàng thường dùng nhất

Về cơ bản thì tổng quan ngành kế toán và công việc kế toán bán hàng đều có những điểm chung về các hàm được sử dụng. Trước hết mọi hàm excel cơ bản thì kế toán viên bán hàng đều phải nắm tốt và bên cạnh đó sẽ nhiều loại hàm phức tạp hơn.

2.1. Những hàm excel cơ bản trong kế toán bán hàng

Đầu tiên, để nắm bắt được các tính toán cơ bản nhất thì trước kế toán bán hàng cần phải biết về những loại hàm excel cơ bản như sau:

- Hàm Sum để tính tổng các giá trị trong cột hoặc hàng, hàm này sẽ được viết dưới dạng là  =SUM(Number1, Number2, Number3…). Hàm Min, tính số nhỏ nhất trong các dãy nhập. Hàm sumproduct để tính tích của dãy ô rồi tính tổng các tích.

- Hàm Average để tính trung bình các giá trị trung bình các đối số cần tính.

- Hàm giá trị lớn nhất Max, đây là hàm để tính giá trị lớn nhất trong một dãy.

- Hàm Lagre để tìm số lớn thứ n trong một dãy ô được nhập. Công thức của hàm là = lagre(dãy ô cần xác định, số lớn thứ n cần tính). Cũng tương tự như hàm lagre thì hãm small dùng để tính số nhỏ thứ n trong dãy cần nhập.

- Hàm count, counta dùng để đếm dữ liệu của các ô chứa dữ liệu kiểu số trong dãy được nhập và đếm dữ liệu của các ô chứa dữ liệu.

Tổng hợp những hàm trên đều là những hàm excel trong kế toán bán hàng cơ bản nhất. Đây là những hàm mà sinh viên đều đã từng học qua tại trường học của mình. Cho dù bạn không tham gia vào ngành kế toán bán hàng thì những hàm cơ bản trên cũng cần phải nắm rõ để từ đó phục vụ đến một số công việc liên quan sau này

2.2. Tổng hợp các hàm excel nâng cao trong kế toán bán hàng

Hàm điều kiện là hàm excel vừa cơ bản và nâng cao trong kế toán bán hàng. Với những loại hàm này, kế toán bán hàng vừa cần phải vận dụng tư duy và các công thức của hàm để rồi từ đó tính các giá trị cho thật chuẩn xác nhất. Những hàm excel điều kiện được sử dụng trong kế toán bán hàng như sau:

- Hàm sumif dùng để tính tổng các vùng điều kiện được chỉ định cụ thể mà không tuân theo một dãy cụ thể.

- Hàm countif dùng để đếm các ô chứa giá trị thỏa mãn điều kiện cho trước. Công thức chuẩn của hàm là =count(dãy dữ liệu muốn đếm, điều kiện các ô được đếm)

- Hàm if là hàm điều kiện chỉ trả về giá trị là 1 nếu điều kiện đúng và giá trị là 2 nếu điều kiện là sau. Thường thì hàm này sẽ được sử dụng chủ yếu cho việc tính lương trong doanh nghiệp bán hàng, tính thuế hoặc các vấn đề liên quan đến thưởng, phạt. Công thức cho hàm này là =if(điều kiện, giá trị thứ nhất, giá trị thứ 2)

- Hàm vlookup để trả về giá trị tìm kiếm dựa theo một cột từ bảng tham chiếu với bảng cơ sở dữ liệu. Công thức của hàm này như sau =vlookup(giá trị dò tìm, bảng tham chiếu, cột muốn lấy giá trị, X). Trong đó thì X=0 là kết quả dò tìm chính xác còn bằng 1 là tương đối.

- Hàm hlookup cũng gần tương tự như là hàm vlookup nhưn so sánh với giá trị trong hàng đầu tiên  của bảng tham chiếu.

- Hàm AND là hàm dùng để đối chiếu các điều kiện lọc, mục đích dùng hàm này trong kế toán bán hàng là để phân tích, quản trị trong công tác kế toán bán hàng. Kết quả trả về của hàm này sẽ là True hoặc False ký hiệu là (1,0)

- Hàm OR cũng dùng để trả về giá trị logic đúng hoặc sai theo biểu thức điều kiện. Chẳng hạn như =OR(C2>3, C2<10) nếu mà giá trị ô C2 thỏa mãn 1 trong hai điều kiện trên thì nó sẽ hiển thị là đúng còn nếu không sẽ là sai.

2.3. Các hàm excel khác trong kế toán bán hàng

2.3.1. Những hàm excel toán học trong kế toán bán hàng

Với những hàm excel toán học được sử dụng trong kế toán bán hàng sẽ bao gồm những hàm cơ bản như sau:

- Hàm ABS để lấy giá trị tuyệt đối của một số, công thức của hàm sẽ là =ABS(giá trị), trong đó có thể giá trị trong hàm là một biểu thức hoặc là số.

- Hàm tính tích của một dãy số PRODUCT, các giá trị tích trong hàm có thể là một dãy số cụ thể.

- Hàm tính số dư của giá trị phép chia MOD, công thức của hàm sẽ là =MOD(số bị chia, số chia).

2.3.2. Các hàm dùng để tính toán hỗ trợ cho kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng bên cạnh hạch toán số liệu thì bên cạnh đó còn phải tính toán các loại số dư, công nợ, tiền lương. Các tính những giá trị này sẽ tổng hợp có các hàm cơ bản, hàm nâng cao và còn có một số hàm khác như:

- Hàm LEFT, RIGHT để cắt và lấy phần giá trị bên trái, phải của một chuỗi ký tự.

- Các hàm liên quan đến thời gian, ngày tháng như: hàm DATE, YEAR, MONTH, DAY, HOUR.

3. Mẹo để thành thạo các hàm excel trong kế toán bán hàng

Như vậy, để thành thạo được các hàm excel trong kế toán bán hàng thiều điều quan trọng là bạn phải hiểu được hết ý nghĩa các hàm và công thức áp dụng của chúng. Mỗi một ham là có một công thức khác biệt nhau cho nên kế toán viên cần phải nắm rõ để áp dụng chúng cho thật hợp lý.

Bạn cũng cần phải thực hành nhiều các hàm kế toán bán hàng để từ đó thành thạo hơn trong quá trình làm việc của mình. Phải có nhiều thời gian thực hành thì khi làm kế toán bán hàng thì mới có thể tạo ra được công thức nhanh và tính chuẩn xác nhất.

Đồng thời bên cạnh đó, bạn cần trau dồi thêm nhiều kiến thức khác về hàm excel trong kế toán bán hàng để ngày càng rèn luyện kỹ năng tin học hơn. Đây cũng chính là yếu tố quan trọng để bạn trở thành một kế toán bán hàng giỏi trong tương lai.

Toàn bộ nội dung bài viết trên là những chia sẻ của chúng tôi về các hàm excel trong kế toán bán hàng thường sử dụng nhất. Mong rằng qua đây bạn sẽ áp dụng thật tốt tất cả các hàm excel kế toán bán hàng này để phục vụ tốt cho công việc của mình.