1. Tìm hiểu thông tin về biên bản hội nghị

1.1. Biên bản họp hội nghị là gì?

Biên bản hội nghị là văn bản ghi lại thông tin quan trọng và những sự việc xảy ra trong cuộc họp hội nghị. Biên bản sẽ đưa ra các vấn đề cần bàn luận sau đó tổng kết về tình hình hoạt động và đưa ra hướng đi mới. Bởi không phải tất cả mọi người đều sẽ ghi nhớ được các thông tin. Cách tốt nhất đó là cần chuẩn bị một mẫu biên bản theo quy định là điều cần thiết. Trong biên bản sẽ cần phải ghi rõ nội dung về thời gian, địa điểm, thành phần tham gia và nội dung của hội nghị,...

Xem thêm: Hướng dẫn viết mẫu biên bản họp hội đồng thành viên

1.2. Cách viết mẫu biên bản hội nghị

1.2.1. Các nội dung trong biên bản họp hội nghị

Trong nội dung của biên bản hội nghị sẽ bao gồm các phần đó là: Thành phần Hội nghị bao gồm số người có mặt, vắng mặt và lý do. Thông tin về thành phần mời họp cùng với Chủ trì Hội nghị và Thư ký Hội nghị. Đưa ra nội dung trong cuộc họp và ý kiến của các đại biểu trong Hội nghị  cần ghi tóm tắt các ý kiến phát biểu. Thông tin về người chủ trì kết luận Hội nghị và thời gian kết thúc hội nghị. Sau đó thư ký và chủ trì hội nghị ký và ghi rõ họ và tên.

1.2.2. Hướng dẫn soạn biên bản hội nghị

Trong phần mở đầu của biên bản sẽ bao gồm các thông tin về tên đơn vị, các thông tin về Quốc hiệu và tiêu ngữ, ngày tháng và địa điểm lập biên bản và tên của biên bản hội nghị.

Nội dung chính của biên bản sẽ bao gồm các thông tin về: Thành phần tham gia hội nghị theo quy định và thành phần mời họp. Sau khi ghi các thông tin về thành phần tham gia sẽ ghi đến thông tin của chủ trì và thư ký của hội nghị. Tiếp đến sẽ trình bày đến những nội dung cần phải đề cập về hội nghị và những ý kiến của đại biểu khi tham dự hội nghị. Phần ý kiến phát biểu này chỉ cần ghi lại tóm tắt về các ý kiến sau đó người chủ trì sẽ đưa ra kết luận hội nghị.

Cuối cùng ở phần cuối của biên bản sẽ đưa ra các nội dung về thời gian kết thúc của biên bản. Đồng thời là các thông tin về chữ ký và họ và tên của thư ký cùng với chủ trị hội nghị.

Tải biên bản hội nghị chuẩn nhất tại đây

Tải xuống ngay^.docx

2. Làm hồ sơ cấp phép tổ chức hội nghị

Để có thể làm được hồ sơ tổ chức hội nghị cần phải được sự cho phép của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Việc cho phép cần được thể hiện bằng văn bản đó chính là “giấy phép tổ chức hội nghị”. Vậy nên khi tổ chức hội nghị thì cần có thủ tục xin giấy phép tổ chức hội nghị tùy theo những yêu cầu của từng địa phương về mục đích, quy mô và quy định khác nhau. Nhưng nội dung này vẫn được thực hiện theo mô típ chung do Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch cấp. Để nhận được cấp phép thì các đơn vị cần phải chuẩn bị một bộ hồ sơ để gửi đến Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Cục bản quyền tác giả để được tổ chức hội nghị theo như quy định của pháp luật.

Trong hồ sơ sẽ cần phải có các giấy tờ đó là: 

Đầu tiên cần có là đơn xin phép tổ chức hội nghị. Trong đó cần ghi rõ về chủ đề của hội nghị, thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị. Cùng với các thông tin về họ tên và chức vụ của người chủ trì, người thuyết minh và các thành phần tham dự cuộc họp (kèm theo file đính kèm của biên bản).

Thứ hai là giấy ủy quyền nếu như đơn vị tổ chức sự kiện nhận được ủy quyền để đứng ra tổ chức hội nghị. Tiếp theo là giấy phép đăng ký kinh doanh của Công ty hoặc Đơn vị tổ chức hội nghị. Cuối cùng là một số chương trình cần cung cấp với nội dung của tổ chức cùng với danh sách khách mời có trong biên bản hội nghị.

3. Để tổ chức hội nghị thành công cần làm gì?

Để có thể tổ chức một chương trình hội nghị thành công cần phải chuẩn bị thật kỹ trước khi hội nghị được diễn ra. Mỗi một hội nghị sẽ cần được phục vụ cho một mục đích khác nhau và cần phải chuẩn bị cho các hạng mục để các sự kiện được diễn ra một cách suôn sẻ nhất. Trong đó cần phải nắm được các kỹ năng dưới đây.

3.1. Xác định chủ đề của hội nghị

Trong bất kỳ một cuộc họp nào thì bạn cũng cần phải xác định rõ được chủ đề cụ thể của hội nghị. Qua việc xác định chủ đề thì mới có thể lên kế hoạch để thực hiện những bước tiếp theo một cách dễ dàng và chính xác. Từ đó những người thực hiện hội nghị sẽ đưa ra được những ý tưởng để hội nghị được diễn ra thành công. Ngoài ra, khi xác định trước được chủ đề cũng sẽ giúp được các tổ chức trong việc tránh tình trạng lạc đề xảy ra.

3.2. Xây dựng kế hoạch chi tiết

Sau khi xác định được nội dung chủ đề thì bạn cần phải xây dựng một bảng kế hoạch chi tiết để thể hiện được các nội dung trong hội nghị. Trong đó cần có các nội dung sau: mục  tiêu tổ chức hội nghị và mục đích hướng tới. Sau đó nghiên cứu các đối tượng cùng với danh sách khách mời trong hội nghị. Cùng với đó là xây dựng nội dung và ngân sách chi tiết cho các khoản thu và ước lượng thời gian chương trình cụ thể trong hội nghị. Cùng với đó sẽ đưa ra nội dung của kịch bản chi tiết để đối phó với những rủi ro có thể xảy ra. Tiếp theo là đánh giá được những lợi ích, hạn chế và có thêm những ý kiến của các thành viên tham gia hội nghị.

3.3. Địa điểm và thời gian tổ chức 

Sau khi đã có một kế hoạch chi tiết thì cần phải có một địa điểm tổ chức hội nghị phù hợp. Dựa vào các nội dung về mục đích và quy mô sẽ lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Những hội nghị nhỏ nên tổ chức ngay tại hội trường công ty. Còn những hội nghị lớn sẽ được tổ chức tại các nhà hàng hay khách sạn hoặc các trung tâm hội nghị.

Sau khi xác định được địa điểm thì cần xác định thời gian tổ chức. Thời gian tổ chức sẽ phụ thuộc vào đối tượng tham gia. Bởi cần phải lựa chọn được thời gian thích hợp để khách mời có thẻ đến tham dự hội nghị. Các hội nghị phần lớn được tổ chức vào cuối tuần và cần được thông báo sớm cho người tham gia để họ có thể sắp xếp được thời gian phù hợp để tham gia đầy đủ.

3.4. Chuẩn bị tổ chức hội nghị

Sau khi đã thực hiện các bước trên thì người viết cần phải chuẩn bị tiến hành hội nghị. Nội dung chuẩn bị bao gồm: Setup không gian tổ chức hội nghị, in tài liệu cho khách mời, truyền thông sự kiện, chuẩn bị nước uống,...

3.5. Tiến hành hội nghị

Sau khi thực hiện các bước trên bạn cần phải tiến hành thực hiện tổ chức 1 hội nghị. Khi tổ chức cần phải đón tiếp và sắp xếp khách mời một cách chu đáo. Khi tiến hành hội nghị thì nên để hội nghị diễn ra theo đúng kịch bản để có thể kịp thời khắc phục những sự cố phát sinh có thể xảy ra.

Xem thêm: Hướng dẫn cách viết mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông

3.6. Kết thúc hội nghị

Khi đã kết thúc hội nghị thì có thể tặng quà cho khách mời tham dự hội nghị. Có thể gửi thêm tài liệu biên bản hội nghị để khách mời có thể nghiên cứu. Từ đó đánh giá được những nội dung và rút được những kinh nghiệm để tổ chức thành công hơn những hội nghị sau.

Trên đây là các thông tin về hướng dẫn làm biên bản hội nghị và quy trình để tổ chức hội nghị mà bạn đọc có thể tham khảo. Hy vọng với những thông tin mà bài đọc vừa cung cấp cho thể giúp bạn chuẩn bị tốt một biên bản họp hội nghị khi cần. Để có thể nắm được nhiều thông tin quan trọng bạn đọc hãy đọc bài viết sau của vieclam123.vn để không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào nhé!