1. Mẫu biên bản bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị là gì?

Biên bản bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị là văn bản ghi chép lại về quá trình họp để bầu vị trí Chủ tịch Hội đồng quản trị của một doanh nghiệp nhất định. Mẫu văn bản này là một văn bản hành chính nhà nước vì thế không có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, đây sẽ là cơ sở cũng như là minh chứng về kết quả được ban hành với việc bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị của công ty.

Mẫu biên bản bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ thường ứng dụng trong các doanh nghiệp là công ty cổ phần. Đây là mô hình công ty mà Hội đồng quản trị sẽ là cơ quan đứng đầu và đại diện cho công ty trong việc ban hành quyết định từ trên xuống dưới. Và Chủ tịch hội đồng quản trị sẽ là người đứng đầu công ty, đại diện cho Hội đồng quản trị để điều hành và ra quyết định. Chính vì thế mà việc bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị có ý nghĩa hết sức quan trọng với các doanh nghiệp theo mô hình hoạt động này.

Xem thêm: Hướng dẫn triển khai nội dung mẫu Biên bản họp Hội đồng quản trị

2. Những thông tin về biên bản bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị cần biết

2.1. Biên bản bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị sử dụng khi nào?

Không phải lúc nào biên bản bầu Chủ tịch hội đồng quản trị cũng được đưa ra để sử dụng. Thay vào đó, chỉ khi công ty tiến hành bầu Chủ tịch hội đồng quản trị thì mới có mẫu biên bản này. Vậy, việc bầu Chủ tịch HĐQT được quy định ra sao và ứng dụng tương ứng của biên bản bầu Chủ tịch HĐQT như thế nào?

Dựa theo Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì các thành viên trong Hội đồng quản trị sẽ có nhiệm kỳ là 5 năm, số nhiệm kỳ đảm nhận là không giới hạn. Vì thế khi hết nhiệm kỳ thì có thể bầu lại và các thành viên trong HĐQT sẽ không bị hạn chế về số lần đảm nhiệm

Cũng theo Luật Doanh nghiệp năm 2020 và cụ thể là điều 156 thì Chủ tịch HĐQT sẽ được bầu, miễn nhiệm hay bãi nhiệm do các thành viên trong HĐQT và người này cũng phải năm trong danh sách thành viên của HĐQT tương ứng.

Dựa vào 2 điều trên ta có thể thấy rằng Chủ tịch HĐQT sẽ có nhiệm kỳ không quá 5 năm và được bầu, miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm dựa trên sự biểu quyết của các thành viên trong HĐQT và không bị giới hạn về số lần đảm nhiệm.

Như vậy thì việc bầu Chủ tịch HĐQT sẽ được tiến hành khi công ty mới thành lập, cần có người đứng đầu hoặc trong những trường hợp bất thường cần tiến hành bầu, miễn nhiệm hay bãi nhiệm vị trí này dựa trên tình hình thực tế của công ty. Vì thế mà biên bản bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ được sử dụng trong các trường hợp tương tự nêu trên.

2.2. Quy định về mẫu biên bản bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị

Là văn bản không có giá trị pháp lý, nhưng với ý nghĩa của vị trí Chủ tịch Hội đồng quản trị thì biên bản bầu Chủ tịch HĐQT sẽ là văn bản lưu trữ nội bộ quan trọng mà doanh nghiệp cần lập cũng như ban hành nội bộ trong công ty.

Trong quá trình thiết lập mẫu biên bản này thì các bạn sẽ cần chú ý tới một số quy định về biên bản bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị như sau:

2.2.1. Quy định về nội dung của biên bản

Biên bản bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ cần đảm bảo những nội dung sau đây:

- Thông tin về công ty phát hành biên bản bầu Chủ tịch HĐQT.

- Thời gian biên bản bầu Chủ tịch HĐQT được lập.

- Thông tin những thành viên tham dự, những người được ủy quyền, nhưng người vắng mặt và lý do cụ thể.

- Nội dung của cuộc bầu cử.

- Kết quả bầu cử với số lượng tán thành, không tán thành cụ thể.

- Kết luận cuối cùng được thông qua.

- Chữ ký xác nhận của Chủ tọc, thư ký và tất cả các thành viên tham dự.

Đây sẽ là những nội dung mà biên bản bầu Chủ tịch HĐQT cần thể hiện và truyền tải được. Những nội dung này thực tế đã được quy định rõ ràng theo điều 158 của Luật Doanh nghiệp năm 2020.

2.2.2. Quy định về hình thức của biên bản

Những quy định về hình thức của biên bản bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị như sau:

- Cần đảm bảo và tuân thủ đúng các quy định lập văn bản hành chính nhà nước.

- Biên bản phải được lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm biên bản với các ngôn ngữ khác. Tuy nhiên, cần được thông báo ngay sau khi biên bản gốc được thông qua và chấp thuận ngay tại cuộc họp bầu.

- Biên bản sau khi được hoàn thành sẽ phải được lưu trữ tại trụ sở chính của doanh nghiệp. Cùng với đó là các tài liệu kèm theo ví dụ như phiếu bầu, biên bản kiểm phiếu,...

Các quy định được đưa ra bên trên với biên bản bầu Chủ tịch HĐQT nhằm mục đích lưu trữ nội dung quan trọng của công ty, là cơ sở, căn cứ để thực hiện các thủ tục của công ty trong quá trình hoạt động và phát triển của mình.

3. Hướng dẫn viết biên bản bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị

Khi đã nắm bắt được các thông tin và quy định liên quan tới biên bản bầu Chủ tịch HĐQT thì chúng ta sẽ đến với công đoạn cuối cùng là viết và hoàn thiện mẫu biên bản này.

Đối với các phần như phần mở đầu và phần kết luận trong biên bản thì có lẽ các bạn đã quá quen thuộc. Bởi phần này thì ở bất cứ mẫu biên bản hay những văn bản hành chính nào cũng có. 

Ở mục hướng dẫn này, chúng ta sẽ tập trung vào phần nội dung của biên bản. Sẽ có 3 phần được đưa ra trong mục này, bao gồm: Phần thông tin của công ty, Thông tin về thành phần tham dự và Nội dung thảo luận.

3.1. Viết phần thông tin công ty

Đối với phần thông tin công ty thì trong biên bản bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị, các thông tin cần được cung cấp như sau:

- Tên công ty: Viết bằng chữ in hoa, tiếng Việt có dấu.

- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Ghi số giấy chứng nhận tương ứng, thời gian được cấp và cơ quan cấp.

- Địa chỉ: Ghi rõ địa chỉ của trụ sở chính, nơi diễn ra cuộc họp bầu Chủ tịch HĐQT.

Ngay phía dưới phần thông tin công ty sẽ là thời gian diễn ra cuộc họp bầu Chủ tịch HĐQT. Đây được xem là câu liên kết để tạo nên sự logic cho biên bản giữa các phần nội dung với nhau.

3.2. Viết phần thành phần tham dự

Thành viên tham dự cuộc họp bầu Chủ tịch HĐQT sẽ là những người trong HĐQT. Vì thế cần nêu rõ số lượng người có mặt là bao nhiêu trên tổng số, số người vắng mặt là bao nhiêu, lý do kèm theo.

Với những người có mặt trong cuộc họp bầy cần ghi rõ họ tên, chức vụ. Ngoài ra, có thể ghi thêm số cổ phần đóng góp, nội dung này là không bắt buộc.

Xem thêm: Mẫu biên bản cuộc họp công ty và hướng dẫn cách ghi chi tiết

3.3. Viết phần nội dung thảo luận

Đây là phần chính nhất ở trong biên bản bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị. Những thông tin cần ghi vào trong biên bản bao gồm:

- Nội dung, mục đích của cuộc họp bầu.

- Những vấn đề được đưa ra thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp (thường là mục đề cử thành viên có năng lực đảm nhận vị trí Chủ tịch HĐQT).

- Ý kiến của các thành viên tham dự với việc bầu Chủ tịch HĐQT.

- Kết quả của cuộc biểu quyết với số thành viên tán thành, không tán thành cụ thể. Phần trăm tương ứng là bao nhiêu,.....

- Thông tin đầy đủ của người được bầu làm Chủ tịch HĐQT trong nhiệm kỳ tới.

Những phần thông tin, nội dung này sẽ là các giá trị mà biên bản bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị cần thể hiện và cung cấp. Tuy nhiên, tùy theo cuộc họp bầu của từng công ty mà sẽ có những sự thay đổi nhất định trong phần nội dung chính. mặc dù vậy thì đây vẫn sẽ là một mẫu cơ bản cho một biên bản họp bầu Chủ tịch HĐQT.

Và dưới đây sẽ là link tải mẫu biên bản bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị các bạn có thể tham khảo cho mình.

Link tải mẫu: bien-ban-hop-hoi-dong-quan-tri.doc

Trên đây là toàn bộ chia sẻ cụ thể và chi tiết nhất về biên bản bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị. Hy vọng bài viết của vieclam123 đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích nhất trong việc tìm hiểu về mẫu biên bản này.